工程項目資料管理存在的問題及對策

周悅婷 竇麗培

摘 要：工程項目能否實現預期目標往往影響因素甚多，為此，項目實施資料管理具有極其重要的意義。工程資料管理是工程建設的重要環節，工程資料是單位工程竣工備案的重要檔案材料，全面反映了工程質量和驗收情況，是反映工程狀況的重要文件。為此，本文主要對工程項目資料管理存在的問題進行了分析，并提出了幾點建議。

關鍵詞：工程項目；資料管理；問題

在現代社會中，隨著工程建設現代化程度的不斷提高，國家在項目投資、管理建設方面都發生了根本的變化。在現代化大規模工程建設項目中，投資的多元化、管理的法制化、施工的程序化，工程資料的歸檔規范已成為必然趨勢。衡量建設項目的管理是否滿足科學化、程序化、規范化和可追溯性的一個重要標志就是有一套完整的工程項目管理資料。因此，工程項目資料管理是工程建設過程中不可或缺的一項重要工作。工程項目的資料管理是一項系統工程，它涉及各個專業技術部門，是一項復合性工作。如何在工程項目的各個階段做好工程資料的管理工作，使工程項目資料完整準確、有效、及時的歸檔已成為能否保證工程順利通過驗收、后續生產是否有保障的必要條件。

1 工程項目資料管理工作中存在的問題

1.1管理意識薄弱

工程項目負責人以及管理人員對于工程資料的認識不到位，管理意識薄弱，不能將對資料的有效管理落實到實處，僅僅是口頭說說，主要工作內容放在了抓工期、抓工程質量、以及工程安全等方面。認為只要按時保質保量地完成項目建設就可以，完全沒有認識到項目工程資料的重要性以及實用性，從而導致了工程建設之中檔案資料的整理以及管理。

1.2 資料不夠全面

工程項目中的資料管理，其資料必須是完整的、全面的，只有完整、全面的資料，才能夠確保對工程項目資料全面記錄、全面分析以及全面評價的順利展開。然而，就我國目前的現狀來說，絕大多數的工程項目仍沒有做好這一點。對于工程項目的資料記錄不夠全面，直接造成了相關資料嚴重短缺的現象發生。其原因包括了以下兩點：第一，認識程度不夠。一些施工企業、單位與監理企業、單位還沒有能夠正確地認識到資料對于工程項目質量的重要作用，甚至將整個工程項目的資料管理當作是附屬品，認為僅僅是工程竣工、驗收的必要附件，既麻煩又不具備任何意義；第二，管理不夠科學。在展開工程項目的資料管理之前，施工企業、單位與監理企業、單位往往以散漫、自由的心態對之，并沒有嚴格地制定出科學的、合理的以及具有前瞻性的管理方法、管理手段，進而直接地影響到、制約到后續展開的工程項目資料管理工作。

1.3 資料存在造假現象

在工程項目中的所有資料都必須是真實的、有效的，只有在這樣的基礎前提下，才能夠成功地展開相關的資料管理工作，也才能夠賦予資料管理工作的意義。然而，在我國工程項目資料管理中，存在著資料造假現象，這種現象可以說是工程項目資料管理中最為惡劣、最為嚴重的問題。施工企業、單位以及監理企業、單位不僅僅違反了誠實、守信的基本原則，更直接損害了自身企業、單位的形象，最重要的是使得工程項目資料管理工作喪失了存在的意義。從本質上來看，這種現象出現的原因包括了以下三點：第一，在工程項目展開的過程中，因為一些客觀原因，使得整個工程的具體情況沒有能夠及時、全面地做好記錄，到了工程的竣工、驗收階段，就會因為缺乏資料記錄而不得不造假編寫，以應付交差；第二，在工程項目的具體施工過程中，一些施工企業、單位為了能夠達到項目的高合格率，而不惜對施工過程中的資料造假，比如說縱斷高程、鋼筋保護層厚度等等項目當中，就存在著大量的造假現象，而這個造假的偏差甚至會達到50%左右；第三，當工程項目的施工出現了質量性、原則性的問題，相關的工作人員就會單純地為了逃避責任、逃避處罰，而愚蠢的對資料實施造假。

2 加強工程項目資料管理的策略

要保證工程項目資料管理的完整、準確、系統、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，除了不斷加強業主、監理和施工單位三者之間的的業務協調和提高管理水平外，就應從如下方面入手：

1）重視工程項目資料的管理。提高工程項目資料的管理意識是提高相關資料收集與整理的重點所在，因此工程企業要加大對工程項目資料管理重要性的宣傳，通過開展相關的學習班培訓教育，將資料意識灌輸給每一個相關管理人員。并且組織企業檔案管理人員認真學習檔案管理方面的專業知識，使其充分熟悉工程項目資料收集整理的全過程，讓其深刻理解到加強資料管理的必要性，認識到工程項目資料管理工作是一項長期基礎性工作。資料信息是否真實可靠將會影響工程項目的質量和企業的收益，需要資料管理人員自身具備很強的責任心、使命感，用規范化管理流程運用到資料管理工作中，為提高工程項目的質量以及提升企業形象夯實基礎。

2）完善工程項目資料保存工作。因為工程項目資料管理是一項系統工程，所以其中有很多資料，在進行資料管理中需要對其進行分門別類，這樣有利于資料的收件和管理，也便于日后查看，也能避免資料的缺漏問題。工程項目資料可以根據基建文件、監理資料、施工資料和竣工圖紙來區分整理和管理，并進行資料的分類存放，以免資料的混淆。以此同時，還需要注意的是工程項目資料的裝訂工作，資料管理人員在獲取相關資料后，最好在第一時間把資料進行有序的整理和裝訂，以防資料保管時出現缺頁少頁和資料損壞問題的發生。

3）提高工程項目資料的完整性。完整的工程項目資料是工程施工質量的側面證明，所以工程企業要對各項資料進行跟蹤收集和整理，企業要安排專門的人員進行工程項目資料的跟蹤收集和整理管理，同時做好各項質量評定等各種原始記錄，確保資料內容的連續性。當企業資料管理人員有變動時，要徹底完成資料交接。在施工的同時進行資料的收集，如有發現錯誤或者遺漏要及時進行補救，確保資料的完整性。

4）確保工程項目資料的真實性。當前，我國很多工程企業沒有對工程項目資料進行同步記錄，而只是在后期出資料，導致工程項目資料不能真實的反應工程建設的真實情況，工程項目資料容易產生混亂和虛假的現象，而造成此工程檔案沒有實際的意義。所以工程企業在工程項目中要要求每次工程質量檢查時資料員一定要參加，同時由資料員記錄原始數據，填寫驗收記錄，要保證工程技術資料與施工進度同步。一定要杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法，工程檢測單位要對試驗負責，其中不符合要求的堅決不出具試驗報告，也要杜絕出具假試驗報告的違法行為。監督站、監理部門也應定期對工程項目資料的可靠性、真實性進行檢查，對有違規行為的進行處罰，制止并責令其整改。

3 結束語

總之，工程項目資料的編制和管理是一項長期的系統工程，是工程項目中不可缺少的一項重要工程，它貫穿于整個工程施工的全過程。資料管理工作對于企業來說具有重要意義，工程資料管理過程中出現問題或嚴重影響工程施工進度和質量，對企業的信譽也會造成影響，所以企業必須提高對工程項目資料的管理意識，完善對資料的保存，確保資料的完整性和真實性，從而確保整個工程的順利進行，促進企業在競爭中處于不敗之地。

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