廣西鐵路公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理初探

陳維琪

摘 要：從廣西鐵路公司實(shí)際出發(fā)，結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)，分析鐵路公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，找出存在不足，提出把握資產(chǎn)歸屬原則，提高全員思想認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，做好檔案歸檔管理等方面建議，提高廣西鐵路公司檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：鐵路公司；建設(shè)項(xiàng)目檔案；管理

上個(gè)世紀(jì)80年代初期，在南防鐵路建設(shè)中，廣西壯族自治區(qū)政府與原鐵道部共同探索合作途徑，出現(xiàn)合資建路的雛形。2002年廣西沿海鐵路股份有限公司成立，經(jīng)營(yíng)廣西南寧至防城港、欽州至北海等線路。近幾年為滿足廣西經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，加快自治區(qū)高鐵建設(shè)步伐，鐵路公司數(shù)量也逐漸增加，2013年底，廣西境內(nèi)柳南客專、沿海鐵路擴(kuò)能改造工程（包括欽州北至防城港、欽州北至北海、南寧至欽州北段）等多條合資鐵路陸續(xù)竣工開通運(yùn)營(yíng)，相關(guān)鐵路公司的建設(shè)項(xiàng)目資料歸檔工作全部提上日程。

1 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成與鐵路建設(shè)同步，是整個(gè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、施工及監(jiān)理、調(diào)試及生產(chǎn)準(zhǔn)備等活動(dòng)同步的原始記錄，真實(shí)再現(xiàn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目全貌，具有有效的查考利用價(jià)值和完備的質(zhì)量追溯功能。

1.2 價(jià)值性

建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)的特殊資產(chǎn)，能為鐵路后續(xù)運(yùn)營(yíng)提供查證、參考、利用的信息。當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案作為資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線，檔案做得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。

1.3 復(fù)雜性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及線路、路基、橋梁、隧道等多個(gè)專業(yè)，與土建、電子、力學(xué)、聲學(xué)等多個(gè)學(xué)科相關(guān)，同時(shí)綜合了工程質(zhì)量、造價(jià)、合同、組織等方面內(nèi)容。依賴于不同載體，依附不同對(duì)象，構(gòu)成復(fù)雜，具有較強(qiáng)專業(yè)性。

2 鐵路公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

合資鐵路是指原鐵道部與地方政府、企業(yè)或其他投資者合資建設(shè)和經(jīng)營(yíng)的鐵路，各鐵路公司主要負(fù)責(zé)合資鐵路的運(yùn)營(yíng)管理。由于鐵路公司是新生事物，檔案管理存在一定不足。

2.1 檔案歸屬模糊不清

部分鐵路公司沒有把檔案當(dāng)成企業(yè)資產(chǎn)構(gòu)成之一，對(duì)檔案管理不聞不問；有的鐵路公司簡(jiǎn)單以各方出資多少來進(jìn)行劃分，誰出資多，檔案就應(yīng)當(dāng)歸誰；有的認(rèn)為鐵路局集團(tuán)公司負(fù)責(zé)開通后合資鐵路的運(yùn)輸組織、運(yùn)營(yíng)維護(hù)，檔案管理應(yīng)歸所在鐵路局集團(tuán)公司負(fù)責(zé)。

2.2 輕視檔案利用價(jià)值

在實(shí)際工作中，檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值存在一定隱蔽性，部分價(jià)值很難在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)，使得人們對(duì)其豐富的內(nèi)容不甚了解，有的人甚至認(rèn)為它是秘密、無用的，這些誤解在一定程度上影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮，使得檔案管理不到企業(yè)管理者和員工的重視，檔案利用率偏低。

2.3 公司自身存在局限

鐵路公司大多是因合資鐵路建設(shè)才成立，公司還處于成長(zhǎng)初期，存在制度不健全，辦公條件有限，資金、人員不到位等實(shí)際困難，部分鐵路公司甚至連自身辦公用房都為臨時(shí)租用，更談不上擁有符合檔案管理“八防”要求的檔案庫房了，嚴(yán)重影響檔案管理的正常開展。

2.4 檔案管理任務(wù)繁重

基于鐵路建設(shè)項(xiàng)目存在的特點(diǎn)，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、連續(xù)的過程，必須做好提前介入，結(jié)合建設(shè)內(nèi)容、管理模式等特征建立檔案管理制度和具體工作規(guī)范，迅速明確參建各方責(zé)任，抓好過程控制。但實(shí)際鐵路公司檔案管理無經(jīng)驗(yàn)、無人員，工作開展舉步維艱。

3 鐵路公司建設(shè)項(xiàng)目管理建議

為適應(yīng)鐵路公司發(fā)展需求，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，就加強(qiáng)鐵路公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)建議。

3.1 把握資產(chǎn)歸屬原則，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)

根據(jù)《中國(guó)鐵路總公司關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的通知》（鐵總計(jì)統(tǒng)〔2017〕255號(hào)）規(guī)定“鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，按照‘誰投資，誰所有的原則，應(yīng)由鐵路公司負(fù)責(zé)歸檔管理，檔案資產(chǎn)屬于各鐵路公司”。明確指出，企業(yè)檔案是資產(chǎn)的一部分，資產(chǎn)屬于誰，檔案就歸誰。雖然在柳南、南廣等多條合資鐵路中，鐵路局集團(tuán)公司占有半數(shù)以上股份，但其只作為原鐵道部出資者代表，并不是資產(chǎn)所有者。

在準(zhǔn)確把握資產(chǎn)歸屬原則的前提下，充分考慮各鐵路公司的實(shí)際困難，對(duì)集團(tuán)公司管轄范圍內(nèi)的鐵路公司檔案管理、庫房建設(shè)情況開展實(shí)地考察，分類解決實(shí)際困難。對(duì)部分已按相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)采取租用方式解決庫房問題的鐵路公司，加強(qiáng)檔案管理日常工作檢查、指導(dǎo)，幫助提高鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平；對(duì)庫房問題無法解決或解決困難較大的鐵路公司，各鐵路局集團(tuán)公司要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，及時(shí)伸出援手，簽訂協(xié)議，以市場(chǎng)化方式代管鐵路公司的建設(shè)項(xiàng)目檔案，保證檔案完整性。

3.2 提高全員思想認(rèn)識(shí)，挖掘檔案價(jià)值

擴(kuò)大檔案影響力，破除“檔案無用論”。收集檔案利用實(shí)例，做好利用效果分析，以事實(shí)說話，強(qiáng)化檔案意識(shí)。正確處理檔案利用與保密矛盾，創(chuàng)新工作機(jī)制，在內(nèi)部網(wǎng)頁上公布部分建設(shè)項(xiàng)目檔案目錄，并進(jìn)行簡(jiǎn)單內(nèi)容介紹，對(duì)一些重難點(diǎn)工程、重大科技成果重點(diǎn)說明，使利用者一目了然，提高利用積極性。改進(jìn)工作方法，既要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，又要合理借助外力。借助每年國(guó)際檔案日的主題宣傳活動(dòng)，通過張貼宣傳海報(bào)、制作宣傳展板、撰寫主題征文、組織相關(guān)單位到所在鐵路局集團(tuán)公司參觀等活動(dòng)，宣傳鐵路建設(shè)成果，突顯建設(shè)項(xiàng)目檔案在鐵路公司發(fā)展中重要性。在檔案信息開發(fā)利用上動(dòng)腦筋，充分挖掘檔案價(jià)值，做好利用服務(wù)。根據(jù)鐵路公司實(shí)際情況，積極推進(jìn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理，提高利用效率。在數(shù)字化的過程中要特別注意，采取委托第三方進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作時(shí)，要注意做好檔案保密。鐵路公司應(yīng)按規(guī)定與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責(zé)任和泄密的處罰措施。

3.3 健全檔案管理制度，完善管理體系

要想檔案管理工作順利開展，建立健全的管理制度是第一步，也是影響管理質(zhì)量的關(guān)鍵一步。

明確保管期限。根據(jù)國(guó)家及鐵路行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表；提高編制質(zhì)量。字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備，技術(shù)數(shù)據(jù)翔實(shí)可靠，能反映工程真實(shí)情況，具備法律效力；掌握組卷方法。遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，合理組成保管單位。先區(qū)分專業(yè)，再按鐵路驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)劃分的單位工程、分部、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批組卷；把握文整細(xì)節(jié)。卷內(nèi)文件排列、裝訂，竣工圖折疊、編號(hào)等都要嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從方便利用的角度出發(fā)，符合人們的閱讀習(xí)慣，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。此外，檔案的主要作用及存在的意義就是利用，在管理過程中，還要注意合理進(jìn)行資源共享。針對(duì)合資鐵路的特殊性，在充分考慮企業(yè)檔案保密性的基礎(chǔ)上，從尊重建設(shè)項(xiàng)目出資各方利益，滿足現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)的角度出發(fā)，對(duì)部分使用較多的檔案資料制作復(fù)制本，在鐵路局集團(tuán)公司之間實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.4 結(jié)合鐵路公司實(shí)際，做好歸檔工作

各鐵路公司根據(jù)自身實(shí)際情況，明確檔案管理方向，做到檔案管理有人負(fù)責(zé)、檔案保管有設(shè)備保證。

指定專人管理。實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案工作部門領(lǐng)導(dǎo)主管，指定專人對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，保證資料收集齊全。檔案管理人員要緊跟合資鐵路建設(shè)形勢(shì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)新標(biāo)準(zhǔn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。如遇工作變動(dòng)時(shí)，及時(shí)安排新人接替，做好資料交接工作，真正做到人走，資料不走，確保資料的完整性和連續(xù)性。同時(shí)為適應(yīng)數(shù)字化檔案管理需要，應(yīng)注意收集建設(shè)項(xiàng)目檔案的電子版，積極采用信息化手段進(jìn)行管理，不斷提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平。配備必要設(shè)備。配備能確保資料安全的檔案柜、資料盒，部分合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目集中，檔案資料較多，辦公條件較好的鐵路公司還應(yīng)積極加裝檔案密集架，合理劃分、科學(xué)排列，充分利用現(xiàn)有庫房，提高檔案保管質(zhì)量。存放檔案的庫房要具備“八防”條件，防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀、消磁和散失，滿足檔案接收、管理和利用工作的要求；針對(duì)廣西氣溫高，空氣潮濕的氣候特點(diǎn)，注意日常庫房溫濕度控制，在汛期，加強(qiáng)安全巡查，杜絕安全隱患，確保檔案安全。