采購制度在企業采購管理中的重要性

侯燦

摘 要：在生產型企業的整個生產運營管理過程中，采購管理是其中的一個重要組成部分。它不僅從控制成本的角度直接影響到了企業的經濟效益，更重要的是，它同企業的生存發展也息息相關。通常來說，采購部門作為企業的一個管理服務部門，擔負著保障生產的重要作用。若采購管理不到位，則會引發連鎖的生產不及時、企業無法盈利等嚴重后果。而為了規范企業的采購管理，提高采購工作的效率，就必須建立完善的采購管理制度。一個健全科學的采購制度，可以作為采購部門的工作準則與行為規范，以保證采購工作有序、高效地運行，從而及時完成采購任務，保障企業生產的需求。

關鍵詞：采購制度；采購管理；企業生產

一、 采購制度的定義和重要性

采購制度，是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準則、業務規范等做出的具體規定[1]。采購制度能體現一定的企業生產力與生產關系的發展要求，企業采購制度的建立不是一蹴而就的.而是一個長期的過程，應由企業管理層所倡導，能被廣大的采購員工所認可，在實際工作中，它往往是集體智慧的結晶[2]。

健全完善的采購制度，在能規范執行的情況下，可以保障企業生產的正常運行，保證生產效率和生產任務的完成。同時，也對控制企業成本，增加企業生產利潤起到重要的作用。不規范的采購制度，會造成采購成本的浪費，還會造成采購物資質量的不可控，從而有可能直接影響到企業生產的效率和最終的產品質量。不僅如此，混亂的采購制度，往往會影響采購人員的工作作風，造成一定的腐敗現象。因此，一個合理的采購制度，是企業建立健康采購管理的基礎，也是對采購人員和采購部門強有力的指引和約束，更是企業生產正常運行，保障生產效率的前提。

二、 企業采購管理的概念和目前現狀

企業采購管理是指交付計劃下達、需求及采購單生成、詢比價管理、篩選或檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，是對采購過程中供應鏈的各個緩解狀態進行跟蹤、監督，實現對企業采購活動的科學管理[3]。采購管理是對整個采購過程的管理和跟蹤，其中，采購制度的制定是采購管理的基礎和前提，只有先建立了健全的采購制度，采購人員才有法可循，采購部門的運行才有法可依，這樣才能帶動起整個采購管理的順利進行。

目前，我國現行的采購模式主要分為招標采購、傳統模式采購及電子商務采購模式[4]。現如今越來越多的生產型企業，面臨市場形勢的日益變化，為適應如今科技帶來的供需方式的改變，也常常將三種采購模式相結合，并根據企業自身的特點，建立適合自身發展的采購制度。

三、 完善采購制度的措施

建立完善的企業采購制度，必須明確采購過程中，各崗位、各環節的責、權及相互關系，有利于建立穩定可靠的采購關系；明確采購人員的業務操作流程，有利于提高采購執行力和采購效率；明確采購制度中的監督機制，有利于保障采購人員的廉潔從業。因此，采購制度作用的發揮是建立在采購制度本身科學合理并有較強的執行力的基礎上的，為建立合理的采購制度，可以采取以下措施：

1、 確保采購制度的可行性

現今大部分生產型企業所采用的傳統采購模式，基本都具有一定的相似性。但一個科學有效的采購制度，必須是建立在企業本身特點和環境之上的。在制定采購制度時，需要充分考慮企業的內外部條件、發展目標、行業特點以及采購部門人員情況等條件。因此，一成不變的采購模式是不可取的，直接生搬硬套“成功者”的經驗更是不可靠的做法。合理的采購制度制定之前，首先需保證其可行性，即制定的規則能行之有效地實施下去，出臺的政策都是切實可行的。

2、 確保采購制度在實施過程中的可協調性

在采購任務的執行過程中，涉及到許多部門，許多崗位。一個采購任務的徹底完成，是需要相關部門互相合作、互相協調的。因此，制定采購制度時，需要盡可能的考慮全面涉及到的部門及崗位，劃分好職責，細化流程，落實到人。這樣才能保證每一個環節都能順利執行，也能避免產生遇事互相推諉或者遇事無人可應的情況發生。具有良好協調性的采購制度，能把上下級工作、前后環節工作有機地聯系起來，提高采購效率。

3、 確保采購制度中對采購部門及采購人員的可監督性

由于采購工作的特殊性，采購人員必須嚴格遵守廉潔從業準則。制定采購制度必須通過合理的流程，科學的設計，將監督機制融入進去。沒有嚴格的監督，采購制度就會流于形式。加強采購制度的可監督性，需要加強采購過程中各部門各崗位之間的互相監督和提醒。一方面，需要在采購部門內部進行縱向檢察，由領導對采購人員的工作進行監督和審核；另一方面，還需建立專門的監督部門進行橫向檢查，對詢價、比價過程進行參與和審查，避免采購部門一言堂的局面。這樣兩相結合，能較大程度的避免采購過程中的腐敗問題

4、 確保采購制度貫徹實施的連貫性

采購制度的具體實施，是一個連貫性十分強烈的過程。具體來說，可概括性地列為以下流程：采購計劃的下達、采購任務的分配、詢價、議價、比價、審價、擇優采購、簽訂合同、預付款、到貨、驗收、入庫、結算。不同的采購制度在具體的流程設計上會有一些差別，但總體來說，一個采購任務的完全執行，是有一個較長的流程的。對于一些交貨周期長的物資來說，采購過程甚至會持續很長的時間。因此，采購制度需具備流暢的連貫性，一環扣一環。這就需要建立與健全采購崗位責任制，能做到采購部門人人有職責，事事有人管，目標清楚，責任明確，工作有條不紊，避免出現疏漏和遺忘的情況。

四、 總結

采購制度的建立在采購管理中占據著至關重要的位置。完善的采購制度，能科學控制采購物資的質量，進而直接保證產品的質量。同時，可以控制采購成本，提高企業生產的經濟效益，是保障企業正常生產經營的必要條件。因此，企業進行采購管理時，首要考慮的即是如何建立一個合理有效的采購制度。在其中，需確保采購制度的可行性、可協調性、可監督性及連貫性。如此，制定一個科學、高執行力的采購制度，是成功的采購管理的基礎和前提。

[參考文獻]

[1]鄭建國.項目采購管理[M].北京：機械工業出版社，2007.

[2]張天勖.GPA框架下的我國地方政府采購制度研究[D].吉利大學，2011.

[3]馬麗.供應鏈物流服務能力及評價分析[J].現代商貿工業，2012.21.1.26-27.

[4]張蕾.標準化管理提升企業競爭力探討[J].中國科技博覽，2012.6.187-187

（作者單位：華中光電技術研究所，湖北 武漢 430223）