新時期高校二級學(xué)院辦公室管理實踐的思考

王燕 劉續(xù)航 趙筱萌

摘 要 新時期下高校二級學(xué)院辦公室管理面臨著缺乏主動服務(wù)意識和創(chuàng)新服務(wù)意識、工作任務(wù)加重、制度不完善和工作積極性低等問題，針對以上問題，本文提出了幾點建議，提高辦公室管理人員服務(wù)意識和創(chuàng)新意識、優(yōu)化辦公室人員配備、完善辦公室管理制度和考核激勵機制，充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性，最大程度地為學(xué)院師生提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞 二級學(xué)院 辦公室 管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2018.08.010

Abstracts Under the new era， the office management of the secondary departments is confronted with problems， such as lack of active service awareness and innovative service awareness， aggravating work tasks， imperfect system and low working enthusiasm， etc. Aim at solve these problems， this paper puts forward some suggestions. Improve service awareness and innovation awareness in office management， optimized office staffing and improve the office management system and the assessment incentive mechanism， fully mobilize the enthusiasm of office staff， and provide the best service for the teachers and students of the college.

Keywords secondary departments； office； management

高等院校是我國人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地。隨著高等教育的迅猛發(fā)展以及高等教育事業(yè)改革的逐漸深入，高校管理體制也隨之發(fā)生著巨大的變化。目前，高校基本采用校院分開的二級管理模式，辦公室是二級學(xué)院的綜合管理部門。隨著高校改革的進(jìn)行，新的問題也不斷涌現(xiàn)，其中之一就是校級辦公室、各職能部門權(quán)力下放，直接導(dǎo)致二級學(xué)院辦公室工作任務(wù)加重。因此，如何做好二級學(xué)院辦公室管理工作，更好地服務(wù)于師生，顯得尤為重要。本文結(jié)合高校二級學(xué)院管理的特點，對如何做好新時期下辦公室管理工作提出了幾點建議。

1 高校二級學(xué)院辦公室的管理特點

1.1 綜合服務(wù)性

高校采取校院二級管理模式直接加大了二級學(xué)院辦公室的管理任務(wù)。二級學(xué)院辦公室工作涉及行政、教學(xué)、科研以及學(xué)生工作等，也需負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)等事項，是學(xué)院綜合服務(wù)的特殊機構(gòu)。[1]二級學(xué)院辦公室是學(xué)院的窗口部門，需要做好上傳下達(dá)的各項工作任務(wù)。服務(wù)不僅是二級學(xué)院辦公室的出發(fā)點也是其工作重點，服務(wù)于師生，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于各部門。辦公室工作人員應(yīng)該牢牢培養(yǎng)自己的服務(wù)意識，為師生提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)，妥善解決好老師和學(xué)生提出的各種問題。

1.2 輔助性

二級學(xué)院辦公室根本特性即輔助性，辦公室工作人員需要了解自己與輔助對象之間的關(guān)系，明確自己的工作職能，做好領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者。[2]辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具備主動性和創(chuàng)造性，積極主動地掌握各種相關(guān)信息，進(jìn)行分析、處理，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息。

1.3 協(xié)調(diào)性

隨著高等教育事業(yè)改革的深入，各種協(xié)調(diào)工作逐漸增加，二級學(xué)院在學(xué)校改革發(fā)展中扮演著重要的角色，需要辦公室提供各種黨務(wù)及行政服務(wù)。二級學(xué)院辦公室具有較為廣泛的服務(wù)對象和工作內(nèi)容，成為信息的匯聚地和中轉(zhuǎn)站，信息交流和工作溝通的重要部門。在工作過程中，二級學(xué)院辦公室工作人員為了保證教學(xué)、科研、學(xué)生管理等工作的有序進(jìn)行，需要與不同層次的人接觸，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。

2 高校二級學(xué)院辦公室管理中存在的主要問題

2.1 缺乏主動服務(wù)和創(chuàng)新意識

目前，高校二級學(xué)院辦公室管理依然處于“事務(wù)型”狀態(tài)。然而，新時期下辦公室管理需要具備主動服務(wù)和創(chuàng)新意識。辦公室管理人員往往習(xí)慣于按部就班地解決問題，處于一種被動狀態(tài)。同時，工作人員往往憑借自己經(jīng)驗處理問題，存在思維定式的現(xiàn)象。在新時期下針對新情況和新問題，辦公室管理人員需具備創(chuàng)新管理意識，根據(jù)實際問題采取措施。這種被動的解決問題的方式不能充分發(fā)揮辦公室工作人員“智囊”的作用。[3]

2.2 工作任務(wù)加重

隨著高校的不斷擴(kuò)招，辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，師生人數(shù)急劇增多，導(dǎo)致二級學(xué)院工作任務(wù)大大加重。首先，校、院二級管理方式直接加重了學(xué)院辦公室的工作，相當(dāng)一部分工作都直接下放到二級學(xué)院辦公室，由二級學(xué)院辦公室主責(zé)完成。其次，高校擴(kuò)招使二級學(xué)院辦公室工作人員工作量明顯加大，教師和學(xué)生人數(shù)增多加重了二級學(xué)院負(fù)責(zé)的考試管理，授課安排、科研申報和實習(xí)管理等工作。再次，隨著高校改革的不斷深入，上級部門的各種考核評估不斷出現(xiàn)，二級學(xué)院辦公室工作量隨之增加，而辦公室的管理人員并沒有因為工作量增加而增加，反而在不斷精簡，導(dǎo)致工作人員難以應(yīng)對。

2.3 管理制度不完善

二級學(xué)院辦公室常常缺乏一套健全的、切實可行的管理制度，辦公室工作人員沒有共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則，導(dǎo)致工作往往處于被動狀態(tài)，工作的計劃性和針對性不強，工作處于無序狀態(tài)，工作效率低，影響了辦公室的整體運行，[4]不利于學(xué)院發(fā)展。

2.4 工作人員的積極性不高

面對繁重的工作任務(wù)以及逐漸提高的工作要求，二級學(xué)院辦公室工作人員沒有充分調(diào)動自己的積極性。原因如下：首先，辦公室在學(xué)院中的地位相對較低，導(dǎo)致工作人員存在自卑心理，使工作人員處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。其次，二級學(xué)院辦公室管理沒有完善的監(jiān)督考核機制和激勵機制。工作人員雖然工作時間長，付出了較多勞動，但缺乏合理的考核評價體制，這就無法激起工作人員的熱情。

3 新時期下二級學(xué)院辦公室管理的幾點建議

3.1 提高辦公室管理人員的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識

首先，高校二級學(xué)院辦公室管理人員需具備服務(wù)意識。因此，辦公室管理人員需要提高自己的責(zé)任心，提升自己的服務(wù)質(zhì)量。面對二級學(xué)院繁瑣的事物和繁重的工作，只有具備了服務(wù)意識，才能充分發(fā)揮工作積極性，為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，為了更好地面對新時期中存在的新問題，二級學(xué)院辦公室工作人員需要具備創(chuàng)新意識，根據(jù)實際情況，探索新的解決方法，采用“主動的”、“靈活的”思維模式去解決問題，充分發(fā)揮“智囊”的作用。

3.2 優(yōu)化辦公室的人員配備

辦公室主任和秘書是組成二級學(xué)院辦公室的主要成員，加強辦公室隊伍建設(shè)、優(yōu)化用人機制是提高辦公室管理的重要措施。[5]辦公室主任的級別較低，權(quán)限小，但要承擔(dān)重要的工作任務(wù)。因此，辦公室主任需要找準(zhǔn)位置，不斷提高自己的素質(zhì)。同時，必須加強二級學(xué)院辦公室的隊伍建設(shè)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，在崗培訓(xùn)等措施，提高工作人員的理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，轉(zhuǎn)變辦公室工作人員消極被動的工作狀態(tài)，培養(yǎng)一種主動參與的意識。此外，還需要加強團(tuán)隊合作意識，在工作當(dāng)中互幫互助，充分調(diào)動工作人員的工作熱情，使二級學(xué)院辦公室朝著高效、有序的方向進(jìn)行。

3.3 完善辦公室管理體制

辦公室的管理要有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度。第一，將辦公室的辦事流程、行為準(zhǔn)則等以條文的形式確定下來，這是辦公室工作高效運行的基本要求。辦公室管理工作制度化，使辦公室的工作有規(guī)可循，有章可依，有效提高行政效能。第二，完善崗位責(zé)任體制，能夠讓辦公室工作人員工作明確，避免責(zé)任不明產(chǎn)生的推脫等問題。加強二級學(xué)院辦公室與系（室）的對接工作。充分利用二級管理模式，避免辦公室管理范圍過大，有效地提高辦公室管理效率。第三，建立工作例會制度，每周召開一次，會議有事則長，無事則短，主要是檢查上周工作完成情況，布置本周工作。保證工作不遺漏，使工作跟蹤落實。[6]

3.4 完善考核激勵機制

教育評價的導(dǎo)向性、鑒定性、分等性和激勵性等作用可以對高校二級學(xué)院辦公室工作人員展開科學(xué)評價，是建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊的基本保障。高校二級學(xué)院多采用年終考核，標(biāo)準(zhǔn)多是些非量化因素，憑借經(jīng)驗和印象展開對辦公室工作人員的評價，缺乏公平性。因此，高校二級學(xué)院應(yīng)該結(jié)合辦公室管理的特點，改變考核模式，注重日常考核，建立科學(xué)的、合理的績效考核體系。同時，二級學(xué)院應(yīng)該完善獎勵機制，最大程度地調(diào)動辦公室工作人員的積極性。要做到賞罰分明，善于激勵，通過外部刺激激發(fā)工作人員的工作熱情，保障辦公室能夠高效有序地開展工作。

4 結(jié)語

綜上所述，新時期下高校改革不斷推進(jìn)，二級學(xué)院辦公室需要圍繞著高校管理不斷改進(jìn)，充分調(diào)動工作人員的創(chuàng)新和服務(wù)意識，利用科學(xué)有效的方法提高管理效率，努力提升服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)院的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

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[3] 姜曼.新形勢下高校二級學(xué)院辦公室管理工作的幾點思考[J].經(jīng)營管理者，2015（12）：277-278.

[4] 潘厚勇.新形勢下“服務(wù)型”高校二級學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新探索[J].求知導(dǎo)刊，2015（7）：101-102.

[5] 聞亮.高校教學(xué)秘書工作的特點及要求[J].成人教育學(xué)院學(xué)報，2003（11）：277-278.

[6] 曾樹桂.做好高校辦公室工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）：107-109.