提高本科院校院級教務管理工作質量和效率之探索

李淼

摘 要 教務管理是高校教學管理的核心和基礎， 在校院二級管理制度下， 通過樣本調查分析院級教務管理工作中存在的問題， 依據調查結果得出要在業務培訓、信息系統、過程管理、多方參與和激勵機制等方面改進才能有效提高教務管理工作的質量和效率。

關鍵詞 教務管理質量和效率 教務管理人員素質 過程管理 培訓和激勵機制

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.012

Abstract College teaching administration is the core and foundation of college teaching management. Under current college-university two-layer management system， through sample survey， problems existing are analyzed. Based on the results， we come up with the conclusion that only improvements in such areas as relevant training， information system， process management and multi-involvement， incentive mechanism can enhance the quality and efficiency in teaching management.

Keywords teaching administration quality & efficiency； qualification of teaching administration staff； process management； training and incentive mechanism

教務管理工作貫穿了人才培養這一高等教育終極目標的全過程。學校層面的教務管理宏觀統領和組織全校的教學有序進行，而學院層面的教務管理則一方面起著上傳下達，溝通內外的橋梁作用，另一方面則直接面向師生落實學校的教學管理目標。無論是校級還是院級教務管理，都是保證教學工作正常進行的關鍵，而后者對教學質量及教學管理目標的影響更直接。因此，提高院級教務管理工作的效率和質量對于高校教學管理水平和教學質量的提升具有重要的現實意義。

1 院級教務管理工作的范圍

目前筆者所在本科學校采用的是各高校普遍實行的二級管理制度， 即分管校長領導下的教務處和各院級教務辦。其中，教務處負責宏觀的管理，如建章立制；教務辦主要負責管理：教學計劃、教學例行、學籍、考務工作、教師工作量、日常教學等。

2 本文的緣起

在5年多的教務管理工作中，筆者深感其瑣碎、忙碌卻低效，且師生及自身滿意度都不高。因此，筆者想通過對所在學院師生以及校內教務管理人員的調查，了解當前的教務管理情況，分析存在的問題，從而提出提高教務管理工作效率和質量的對策。

以此為出發點，筆者設計了問卷（附），并分發給所在學院的41名學生、30位教師和全校22名教務工作人員，回收率為100%；筆者還和學院師生、領導及校內教務管理人員進行了面對面交流。因此，這個調查樣本具有一定的代表性，能一定程度上反映出筆者所在學院及高校的教務管理工作現狀及存在的一些問題。

3 院級教務管理工作的現狀及問題分析

根據問卷及訪談所獲信息，筆者對所在單位的教務管理現狀及問題進行了如下梳理和分析：

3.1 教務管理人員的業務素質有待提高

回收問卷中，80%以上的師生對教務管理的效率和質量滿意度不高。而其效率和質量的高低與教務管理人員的素質密切相關，因為它對人員的政策素養、業務水平和服務意識要求較高。這要求教務管理人員要熟悉學院各專業的情況，課程結構及教學各環節的內容；還要掌握教育管理信息可供領導決策與參考，還應有處理突發事件和臨時事件的能力。管理人員除了需要熟悉所有業務流程，還需要具有熟練的計算機操作技能。同時，繁瑣的工作性質還要求工作者有踏實的工作作風，強烈的責任感，和為師生服務的意識。此外，工作者還應善于思考總結，對新問題、新情況能有新思路和新措施。這樣在工作中才能心中有數、游刃有余，為教學提供高效和高質的服務和保障。

但現實中教務管理人員承擔的大量事務性工作時間緊、責任重， 又難以看到直接的工作成果，職業認同感不高；同時，整天忙于應付各種瑣碎事務，無暇也無機會提升自己。而近年來各種新的辦學情況又增加了教務管理的工作難度和強度。

3.2 加強管理人員和學院師生的溝通

回收問卷中不少師生建議加強信息溝通。日常教務管理主要通過郵件和電話傳遞信息，但因為學院新進人員較多，他們對學院教務運行的流程等不熟悉，而學生也對一些有關學生的規定和流程不甚了解，這就需要教務管理人員在慣常的溝通方式外，增加有效溝通渠道，讓學院師生及時了解校院教學管理的相關文件和規定，形成一個良性溝通互動模式，從而提高教務管理工作的效率和質量。

3.3 加強教務工作過程管理

回收問卷建議學院教務管理加強過程管控。學校教學管理目標具有相對穩定性，而教學過程卻是一個隨時間、條件等因素變化的動態過程。目前筆者所在高校對教學過程的宏觀監控在不斷加強，而院系則對教學過程缺乏系統的管控。這表現在院系教務管理工作人員在工作中多隨機、隨意性而缺少前瞻性，不能高效完成任務， 從而降低了院系教務管理工作的執行率。

3.4 教務管理創新性不足

教務管理創新性不足體現在教務管理人員主動改進工作的積極性不高，教務管理系統開發的模塊不能充分反映實際教學管理的需求。前者是由工作本身的事務性質及培訓和激勵制度不完善造成，后者是由高校教學管理機制制約和各級人員的業務素質不夠造成。長此以往，不僅不能為教學提供有力支撐更會讓工作后續乏力。

4 提高教務管理工作質量和效率的對策

4.1 加強業務培訓，提升教務管理人員綜合素質

校、院教學主管部門要注重人員的各種業務培訓。比如，加強校、院兩級教務管理人員之間的交流，這樣可以學習成功經驗、反映情況給主管部門以及時調整思路和政策；對工作中的共性問題召開專題討論，各抒己見以達成共識或解決問題；組織人員到辦學類型相近的高校交流教務管理經驗，取長補短以提高發現和解決問題的能力。因為教務管理人員如及時發現并解決工作中的細微問題，可防微杜漸并使整個教學運行工作更加有效。

4.2 加強教務管理系統的運用，精簡優化流程

學院層面上，可采納建議如在學院微信公眾號添加教務管理的信息便于師生查閱；并將操作中的問題和優化建議反饋學校以改進教務管理系統。學校層面上，雖然教務管理系統極大地提高了工作效率，但各種新問題對教務管理系統的功能和流程優化運用提出了更高的要求，校級教務管理層應聽取院級層面的反饋，利用大數據不斷完善教務管理系統的各大模塊和功能，從而提高教務管理工作的水平和效率。

4.3 建立過程管理和多方參與機制

過程管理機制指根據教務管理工作的要求，制定出可行的工作目標，并對實施過程加以分解細化，使每一位教務管理人員都知道應該做什么、怎么做。過程管理可以全程掌握人員的工作情況， 通過規范和指導使院級教務管理運行流暢有序從而促進教務管理工作效率和質量的提高。

多方參與機制指一個由院系負責人、教務管理人員及師生代表組成的督導組，多方共同參與到過程管理中，它是學院教學督導組擴大的督導功能。通過多方參與，師生能更好地了解學院甚至是學校的教務運行機制，教務管理文件和流程，從而形成學院上下的良好溝通和互動，最后提高教務管理的效率和質量。

4.4 建立合理的教務管理人員評價激勵機制

回收問卷顯示我校的教務管理人員隊伍較為穩定，對工作基本滿意，但普遍認為應該從培訓、拓寬職業發展通道、改善待遇和增強人員配備等評價和激勵機制方面改進工作。管理人員隊伍的專業性除了上述的培訓還需要一個科學、合理的評價激勵機制促進其長久的積極性。尤其是院級教務管理需要明確崗位責任，細化目標要求和標準，定期定量考核，將考核結果與晉升、績效掛鉤，以促進教務管理人員整體素質和工作積極性的提升。

教務管理是整個高校管理工作中的一個重要環節，教務管理工作和教務管理人員正發揮著日益重要的作用。高等教育大、小環境的不斷變化對以往的教務管理模式提出了挑戰。因此，如何適應新形勢，提高教務管理工作的質量和效率，是高校兩級教務管理人員都應思考的問題。

參考文獻

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[5] 畢向宏.加強高校教務管理工作的思考[J].科技教育，2008（7）.

附

二級學院教務管理工作質量和效率調查問卷（一）

1.您的身份是：學生 （ ）；教師（ ）

2.您認為教務管理工作的重要性：

A.很重要 B.一般 C.說不清 D.不重要

3.您認為學院教務管理工作的效率（ ）

A.拖沓 B.一般 C.良好 D.高效

4.您認為學院教務管理工作的質量

A.優 B.良 C.中 D.差

5.您認為從哪些方面可以改進學院教務管理工作（ ）

A.加強管理人員業務培訓 B.學院層面更重視 C.教師、學生更配合

D.拓寬上升通道 E.適當改善待遇

6. 您個人對提高教務管理工作質量和效率還有哪些建議？

本科高校二級學院教務管理人員工作狀況調查問卷（二）

1、您的性別：

A.男 B.女

2、您的年齡段：

A.30以下 B. 30-40（含） C. 41-50（含） D. 50以上

3、您從事教務管理工作的年限

A.5年以下 B. 5-10年 C. 10-20年（含） D.20年以上

4、您的學歷

A.大專及以下 B. 本科 C. 碩士 D.博士

5、您的職稱

A.初級 B.中級 C. 副高 D. 正高

6、您對日常教務管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

7、您所在學院教師對教務管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

8、您所在學院學生對教務管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

9、您認為從哪些方面可以提高對教務管理工作的認同和滿意度（多選題）

A.加強培訓 B.拓寬職業發展通道 C.改善待遇 D.增強人員配備