先付后審破解報銷難題

（中國航天科工集團(tuán)有限公司財務(wù)部 北京）

一、常規(guī)報銷流程及其缺陷

1.常規(guī)報銷流程的基本步驟和主要特點(diǎn)

企業(yè)對于費(fèi)用報銷流程通常是這樣設(shè)計和執(zhí)行的。第1步：填單提交。即業(yè)務(wù)人員在報銷系統(tǒng)中填寫報銷單、掃描原始票據(jù)并提交審批。第2至N步：審批審核。即業(yè)務(wù)部門、歸口管理部門、企業(yè)負(fù)責(zé)人按照企業(yè)規(guī)章制度中規(guī)定的審批流程和權(quán)限，逐級完成所有審批環(huán)節(jié)；財務(wù)部門完成財務(wù)審核環(huán)節(jié)，如果達(dá)到金額標(biāo)準(zhǔn)，還會觸發(fā)多級財務(wù)審核。第N+1步：付款制單。即出納將已審定的付款信息（收款方名稱、開戶行、賬號、付款核定金額、用途等）通過手工或銀企直聯(lián)等方式在銀行結(jié)算系統(tǒng)填制付款單。第N+2步：復(fù)核到賬。即付款復(fù)核崗核對出納提交的付款單的準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后審核通過并完成款項支付。

這種報銷流程一般可稱為常規(guī)報銷流程，其主要特點(diǎn)是先審后付，即所有審批審核環(huán)節(jié)通過之后進(jìn)行報銷付款，支付到賬是整個報銷流程的最后一步。

2.常規(guī)報銷流程的缺陷

一是流程冗長。對于沒有建立財務(wù)共享中心的企業(yè)，常規(guī)報銷流程最少是五步，即第1步：企業(yè)員工填寫并提交報銷單，第2步：一位業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，第3步：一位財務(wù)人員審核，第4步：出納付款制單，第5步：付款復(fù)核并資金到賬。對于建立財務(wù)共享中心的企業(yè)，常規(guī)報銷流程最少是七步，即在上述五步流程的基礎(chǔ)上增加共享中心審核和復(fù)核兩個步驟。對于大型企業(yè)集團(tuán)，由于經(jīng)營規(guī)模大、管理層級多、管理鏈條長、內(nèi)控要求高以及建立了財務(wù)共享中心等多因素影響，一筆普通費(fèi)用報銷的全流程通常多達(dá)十多個步驟和環(huán)節(jié)。

二是報銷款到賬慢且到賬日期無規(guī)律。由于流程冗長，以及各級審批審核人員無法實現(xiàn)即收即審的實時效率等各種原因，大家普遍感覺報銷周期特別長、報銷款到賬特別慢。同時，由于各級審批審核人員的處理時間不可預(yù)測，導(dǎo)致整個審批周期、到賬日期無法提前確定。這種不確定性很容易導(dǎo)致報銷人員產(chǎn)生焦躁情緒。

三是報銷體驗差、業(yè)財矛盾突出。一方面，業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員反映報銷難、到賬慢、體驗差，對財務(wù)部門給予“差評”。另一方面，財務(wù)部門也備感“委屈”，主要理由是：流程冗長不是財務(wù)部門造成的。整個報銷流程的每一個審批環(huán)節(jié)都是基于企業(yè)規(guī)章制度設(shè)置的，都是為了符合風(fēng)險內(nèi)控要求，都是為了合法合規(guī)，不僅很難刪減，而且經(jīng)常會因為新增管控要求而增加審批環(huán)節(jié)。財務(wù)部門的審核付款等幾個處理環(huán)節(jié)只占整個報銷流程的一部分，報銷進(jìn)度涉及多個部門多個審批人員?！皥箐N難、到賬慢”往往不是財務(wù)部門單方面造成的，也不是財務(wù)一個部門就能解決的。此外，各級審批人員也感到“無奈”，由于職責(zé)任務(wù)多、工作壓力大以及經(jīng)常開會、經(jīng)常出差，既無法保證多久能夠完成報銷審批，更不可能實現(xiàn)即收即審、實時處理。由于這些情況，業(yè)財雙方經(jīng)常矛盾爭執(zhí)多，互相都不滿意。

二、打造先付后審的快速報銷流程的總體設(shè)想

為了解決常規(guī)報銷流程的缺陷，許多企業(yè)做出了探索，但由于沒有突破“先審后付”的傳統(tǒng)思維，成效并不明顯。筆者認(rèn)為只有顛覆傳統(tǒng)思維，將員工報銷體驗放在與風(fēng)險合規(guī)管理并重的高度，實行報銷流程創(chuàng)新變革，打造先付后審的快速報銷流程，才能從根本上破解“報銷款到賬慢、報銷體驗差、業(yè)財矛盾多”的難題。報銷流程變革的總體思路是：“重構(gòu)流程、完善規(guī)章、先付后審、快速到賬、核定差異、多退少補(bǔ)、員工滿意、風(fēng)險受控”。

1.重構(gòu)報銷流程

基于流程再造理念，聚焦先付后審、快速到賬的目標(biāo)，對報銷流程進(jìn)行重新設(shè)計，即第1步：員工填寫報銷單后直接提交到出納；第2步：出納按報銷人填寫的申請金額辦理付款制單；第3步：付款復(fù)核崗辦理付款復(fù)核，復(fù)核通過后款項按申請金額實時支付；第4至N步，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)逐級審批、本單位財務(wù)初審、共享中心審核復(fù)核并生成會計憑證。其中：若核定金額與申請金額相同的，直接按申請金額自動生成會計憑證；若核定金額與申請金額有差異的，財務(wù)人員在審核時應(yīng)當(dāng)更改核定金額，審核通過后自動生成會計憑證，其中：費(fèi)用成本科目金額按核定金額入賬、貨幣資金科目按申請金額入賬、兩者差額計入應(yīng)收應(yīng)付款科目并按員工進(jìn)行輔助核算；第N+1步，系統(tǒng)按月自動統(tǒng)計每位員工的累計應(yīng)收或應(yīng)付款金額，并在次月工資中進(jìn)行扣減或補(bǔ)發(fā)或者以其他方式進(jìn)行結(jié)算。

2.識別流程風(fēng)險

先付后審的快速報銷流程具有以下風(fēng)險：一是快速報銷流程缺乏規(guī)章制度支撐的合規(guī)性風(fēng)險；二是員工快速報銷額度設(shè)置過高或未控制，出現(xiàn)問題后無力歸還的資金損失風(fēng)險；三是對于先付款的報銷單在審批審核過程中發(fā)現(xiàn)各種質(zhì)量或不合規(guī)問題，員工不配合處理，甚至故意拖延，致使先付款報銷單長期無法辦結(jié)的時間風(fēng)險；四是員工無事由借款或報銷，惡意占用公司資金的信用風(fēng)險；五是員工收款后對核定差異不認(rèn)可引發(fā)勞資糾紛的法律風(fēng)險。

3.制定管控措施

一是修訂企業(yè)報銷管理規(guī)定。對先付后審報銷流程的使用范圍、管理措施等有關(guān)事項做出明確規(guī)定。

二是建立員工報銷承諾機(jī)制。在報銷系統(tǒng)中設(shè)置《員工報銷承諾書》，由員工進(jìn)行電子簽名，對報銷責(zé)任義務(wù)做出承諾（比如同意報銷核定差異在工資中扣補(bǔ)等），未簽名承諾的員工不適用快速報銷流程。

三是建立報銷質(zhì)量評價和扣分機(jī)制。每年度授予每名員工10個質(zhì)量分。報銷流程中每一次駁回必須說明理由，屬于質(zhì)量問題或者違規(guī)問題的，應(yīng)當(dāng)對照報銷質(zhì)量扣分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行扣分。如果質(zhì)量分扣為零，系統(tǒng)自動停止該名員工報銷權(quán)限。如果員工要恢復(fù)報銷權(quán)限，必須自費(fèi)購買質(zhì)量分且必須重新接受報銷知識與規(guī)章培訓(xùn)并通過測試。

四是建立員工信用額度動態(tài)管理機(jī)制。對于先付后審的報銷，先付款時占有信用額度，報銷審核完成時釋放信用額度，信用額度用完后系統(tǒng)自動恢復(fù)該員工報銷單走常規(guī)報銷流程。信用額度與員工的信用狀況、報銷質(zhì)量和效率掛鉤，由報銷系統(tǒng)自動計算、自動控制、動態(tài)變化、隨時可查。員工信用額度=該員工上年度實發(fā)工資總額×信用風(fēng)險調(diào)節(jié)系數(shù)×報銷質(zhì)量調(diào)節(jié)系數(shù)×報銷效率調(diào)節(jié)系數(shù)。

其中：信用風(fēng)險調(diào)節(jié)系數(shù)=某員工年度累計核定金額/累計申請金額，且最大值為1，主要反映員工的誠信度，也即若員工無理由惡意報銷的話，其信用風(fēng)險調(diào)節(jié)系統(tǒng)很可能減至零。報銷質(zhì)量調(diào)節(jié)系數(shù)=該名員工年度剩余質(zhì)量分/質(zhì)量滿分值，主要體現(xiàn)對報銷質(zhì)量高的員工的鼓勵和對報銷質(zhì)量低的員工的懲罰，如果一名員工報銷質(zhì)量低、問題多、扣分多的話，質(zhì)量調(diào)節(jié)系數(shù)就會很低。報銷質(zhì)量調(diào)節(jié)系數(shù)在0-1區(qū)間，最小值為0，最大值為1。報銷效率調(diào)節(jié)系數(shù)=全體員工單個步驟平均處理時長/該名員工單個步驟平均處理時長，主要體現(xiàn)對報銷處理效率高的員工的鼓勵和對報銷處理效率低的員工的懲罰，如果一名員工單步處理時長優(yōu)于平均值時，報銷效率調(diào)節(jié)系數(shù)大于1，如果一名員工單步處理時長劣于平均值時，報銷效率調(diào)節(jié)系數(shù)會小于1。

三、先付后審的快速報銷流程的實踐價值

（1）到賬快。員工報銷可以實現(xiàn)報銷單當(dāng)日提交當(dāng)日到賬，特殊情況下由出納和付款復(fù)核崗快速響應(yīng)，可以實現(xiàn)提單后數(shù)分鐘即到賬。相比常規(guī)報銷流程，可以實現(xiàn)從“龜速”向“快速”的顛覆性提升。

（2）體驗極致、員工滿意。員工對報銷工作的滿意度必將大幅提高，極致的報銷體驗也將有利于業(yè)財雙方形成緊密合作關(guān)系。

（3）風(fēng)險可控。員工要想維持并提升信用額度、維護(hù)快速報銷流程的適用資格，必然更加重視報銷質(zhì)量、效率、合規(guī)和誠信。這不僅有利于培養(yǎng)員工“自我管理”的習(xí)慣和意識，有利于在組織內(nèi)部形成追求質(zhì)量效率信用的文化和氛圍，也有利于實現(xiàn)風(fēng)險受控、管理合規(guī)的良性循環(huán)。

四、兩種報銷流程的差異示例

案例：A公司綜合管理部張三、李四、王五等三人一同出差，由王五統(tǒng)一負(fù)責(zé)報銷差旅費(fèi)。王五在第T日填寫提交了差旅報銷單，申請金額合計為4000元。經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)王五填寫的付款信息有誤，一是張三少計200元，二是王五多計100元。假設(shè)審批審核環(huán)節(jié)用時5天，付款環(huán)節(jié)用時1天。申請金額和核定金額如表1所示。

表1 報銷付款金額明細(xì)表

1.基于常規(guī)報銷流程的處理

（1）在T+5日完成全部審批審核環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動生成如下會計憑證：

借：管理費(fèi)用（差旅費(fèi)） 4100元

貸：銀行存款（張三） 1200元

銀行存款（李四） 2000元

銀行存款（王五） 900元

（2）在T+6日，出納人員和付款復(fù)核崗按核定金額付款。員工終于在提單后第6天收到了報銷款。由于付款是按正確金額支付，付款金額中已包含了差額，即該差額已處理完畢。

2.基于快速報銷流程的處理

（1）在T+1日，出納人員和付款審核崗按王五填寫的申請金額付款。員工在提單后1天內(nèi)收到了報銷款。

（2）在T+6日，該筆報銷單完成全部業(yè)務(wù)審批和財務(wù)審核，由系統(tǒng)自動生成會計憑證，核定金額與申請金額的差額計入應(yīng)收應(yīng)付款項。憑證如下。

借：管理費(fèi)用（差旅費(fèi)） 4100元

其他應(yīng)收款（王五） 100元

貸：銀行存款（張三） 1000元

銀行存款（李四） 2000元

銀行存款（王五） 1000元

其它應(yīng)付款（張三） 200元

（3）在次月工資發(fā)放時，在王五的稅后工資中扣減100元，在張三的工資中補(bǔ)發(fā)200元且不計稅。