合并大學人事檔案管理現狀及普遍存在問題淺析

鄧動玲

摘 要：合并大學是國家高等教育管理體制改革的產物，然而，院校的合并給大學的人事檔案管理工作的開展帶來了諸多困難。文章對合并大學的人事檔案管理現狀和普遍存在的問題進行了淺析。

關鍵詞：合并大學；人事檔案；檔案管理

一、人事檔案管理工作現狀

（1）合并大學一般是以前的高職高專學校并入本科院校或是由專科學校與中職技校合并而成，合并后各校的人事檔案集中統一管理。隨著合并，大學的人員結構、教職員工的層次變得復雜了，合并后統一管理的人事檔案數量和類別也隨著教職工人數的增加而增多；由于合并前各學校人事檔案的管理部門不同，有的是放在人事部門直接管理，管理檔案的人員因為沒有檔案管理的專業知識和檔案整理技能，再加上精力不足，造成整理的檔案不夠科學、不夠規范。納入集中統一管理后，專職檔案管理人員既要保證常規工作的正常開展，又要投入大量的時間和精力對合并過來的檔案重新進行規范化整理，檔案整理工作任務難免十分繁重。

（2）隨著合并大學教職工人數的增多，需要歸檔的新增材料如教師的培養、讀研、訪學、進修材料，新任用干部的考察材料，教師每年的專業技術職稱晉升材料、師德師風材料，崗位調整變動材料、職務變動、年度考核材料、工資變動材料、學術科研材料等材料的種類和數量越來越多，這樣當然就會給人事檔案管理人員加大了檔案整理工作的壓力。

（3）人事檔案沒有實質性地實現計算機自動化管理。因為人事檔案的特殊性質，當前開發出來的人事檔案計算機自動化管理軟件甚少更談不上普及使用。目前即使有使用人事檔案管理系統的，也只是局限于把個人基本信息（如姓名、性別、出生時間等）錄入系統，但是人事檔案資料的檢索、檔案的借閱、查閱利用仍然還是要用人力手工來完成，無紙化管理檔案、查閱檔案目前只是人事檔案人的夢想，更談不上與組織、人事部門進行信息資源共享。

（四）人事檔案范疇的業務培訓、交流學習機會甚少。由于缺乏交流學習，檔案人員不能及時掌握人事檔案管理的新政策和不斷推出新的現代化管理知識、技能，只能“閉門造車”“看門守攤”，造成工作效率和質量不理想。

二、人事檔案存在的問題

（1）最突出的問題是人事檔案材料不齊全。①由于檔案意識淡薄，一些教職工在工作調動時、學習深造后沒有將應歸檔的個人資料、取得的學歷文憑及時移交給學校人事部門，造成個人檔案材料長期分散在個人手中，學歷材料缺欠。②由于一些記錄干部工作經歷的材料如干部工作單位調動、職務提拔升遷、崗位變動等材料欠缺，造成干部的履歷銜接不上。③入黨材料不完整，如有的缺入黨申請書、轉正申請書；有的缺政審材料；甚至個別新參加工作的同志干部履歷表政治面貌欄填寫為“中共黨員”，但是檔案中未找到入黨材料。④由于一些客觀因素，檔案形成部門不能按時、及時將應當歸檔的材料移交檔案管理部門，致使干部職工的年度考核表、工資變動表、專業技術職稱晉升審批表等材料不完善。

（2）有些干部職工在填寫自己的出生時間、參加工作時間、入黨時間、文化程度、學歷學位等信息時由于態度不夠嚴謹、發生前后記載不相同，造成填寫的檔案材料出現多個年齡，有個別干部在填寫“出生年月”方面存在長達2年的時間誤差。

（3）干部填寫的《干部履歷表》，有未加蓋供職單位印章就移交歸檔的現象，沒有按正常流程辦事。

（4）由于一些檔案材料形成的年代不同，材料紙張規格多樣化，有16K、8K、A3、A4各種規格的，不符合現行的檔案材料、目錄統一采用A4紙型的國際標準，造成檔案整理困難，檔案人員要花費大量時間對不符合用紙規格的檔案材料按A4國標進行折疊、修整。

作為大學工作的重要基礎之一的人事檔案管理工作不應該被忽略。整合后的檔案管理存在諸多的問題和困難，大學應該及時對人事檔案管理工作存在的問題進行整改，建立相應的人事檔案工作領導體制，加大投入，進一步完善、規范人事檔案管理工作機制，使人事檔案管理水平不斷提高，為學校各項工作特別是選人用人干部工作充分發揮基礎保障的作用。

參考文獻：

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