淺談企業(yè)檔案工作中的認(rèn)識(shí)與不足

李梅

摘 要：企業(yè)檔案工作是檔案管理工作的一項(xiàng)基本環(huán)節(jié)，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種記錄。檔案工作包含的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，包括組織及人員、庫(kù)房及庫(kù)藏、硬件設(shè)施、提供利用等。它承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價(jià)值與文化，真實(shí)反映了一個(gè)企業(yè)檔案工作的規(guī)模和現(xiàn)代化程度以及規(guī)范程度。目前，在基層企業(yè)中，因?yàn)閷?duì)檔案工作制度、認(rèn)識(shí)上的不足，嚴(yán)重制約了檔案工作的正常開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；管理；制度

1.檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)工作的重要性和必要性，建立健全檔案工作的制度和程序

（1）從檔案主體上看。檔案工作客觀記錄了企業(yè)檔案管理人員自身工作取得的成績(jī)。與本地區(qū)、同行業(yè)且規(guī)模相同的企業(yè)檔案發(fā)展?fàn)顩r相比，能夠容易發(fā)現(xiàn)自身檔案管理工作存在的問(wèn)題和已經(jīng)取得的成績(jī)，對(duì)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)總結(jié)，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的分析排查，及時(shí)制定整改措施，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理工作。通過(guò)這種對(duì)比，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)技能，激發(fā)他們工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（2）從檔案客體上看。檔案工作真實(shí)記錄了企業(yè)檔案庫(kù)藏狀況、人員基本情況、檔案保管條件、硬件設(shè)施配備、檔案利用質(zhì)量等一系列數(shù)據(jù)，客觀反映了企業(yè)檔案工作的發(fā)展規(guī)模、進(jìn)程、信息加工、檢索工具等真實(shí)情況。

2.檔案管理工作要立足基層抓落實(shí)、重監(jiān)管、講實(shí)效，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用，帶動(dòng)提升檔案其他環(huán)節(jié)各項(xiàng)工作

（1）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，突出檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性。上至分管檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，下至兼職檔案員，要深入學(xué)習(xí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用和意義，突出檔案統(tǒng)計(jì)工作的地位。

（2）規(guī)范檔案工作各項(xiàng)程序，嚴(yán)格核實(shí)檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)真實(shí)有效。對(duì)移交進(jìn)室的各種文件資料及實(shí)物檔案，無(wú)論數(shù)目多少，嚴(yán)格填寫(xiě)規(guī)范的移交登記表。對(duì)整理無(wú)序或移交資料不全的，檔案人員要有權(quán)拒收，要求責(zé)任人按要求收集整理完成后完整移交，要保證當(dāng)年歸檔文件的歸檔率。

3.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析

（1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，日常工作瑣碎繁雜，沒(méi)有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此不能得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，只有在企業(yè)達(dá)標(biāo)升級(jí)時(shí)才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

（2）檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規(guī)章制度，但監(jiān)管執(zhí)行不到位，文件資料歸檔不及時(shí)、不完整。由此可見(jiàn)，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要能監(jiān)管落實(shí)，只有讓檔案管理工作制度化、常態(tài)化，才能使檔案管理工作有序發(fā)展。

（3）專業(yè)知識(shí)匱乏、檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。企業(yè)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)不完整，缺乏現(xiàn)代化得科學(xué)管理知識(shí)，不適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作的發(fā)展需要，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

4.解決企業(yè)檔案現(xiàn)狀的對(duì)策

（1）加強(qiáng)檔案管理，提高全員參與意識(shí)。要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹(shù)立全員檔案意識(shí)。因?yàn)槠髽I(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的準(zhǔn)確性。

（2）完善檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)管。健全的制度是企業(yè)行為的準(zhǔn)則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定實(shí)施。

（3）加強(qiáng)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。目前，大多數(shù)企業(yè)已利用微機(jī)進(jìn)行檔案管理，但僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄級(jí)管理或部分檔案數(shù)字化管理，較之過(guò)去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作，但這并不是真正意義上的數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理是指通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)、科技、照片、實(shí)物等檔案的數(shù)字化管理，對(duì)有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理。讓檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心模式過(guò)渡。

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