高校圖書館閱讀推廣的項目化管理實踐研究*

張 蕾

(廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館，廣東 廣州 510091)

閱讀推廣活動的動力主要來自兩個方面：一是服務(wù)創(chuàng)新的需要，我國圖書館文獻借閱服務(wù)的地位逐步下降，閱讀推廣成為服務(wù)創(chuàng)新的重要方式和提升圖書館信息資源利用率的手段；二是國民閱讀需求的提升。據(jù)2018年4月18日發(fā)布的第十五次全國國民閱讀調(diào)查報告顯示，2017年我國成年國民對個人閱讀數(shù)量評價中，只有1.7%的國民認為自己的閱讀數(shù)量很多，有64.2%的成年國民認為有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)舉辦讀書活動或讀書節(jié)[1]。閱讀推廣活動發(fā)展迅猛，同時也暴露出其存在的問題。有學(xué)者總結(jié)了目前閱讀推廣發(fā)展存在的瓶頸，包括缺乏完善的長效機制和專業(yè)人才、傳統(tǒng)管理模式滯后、績效評估缺失、有效激勵不足、資源分散等[2]。作為一種管理干預(yù)的手段，項目管理在圖書館閱讀推廣中的應(yīng)用在國內(nèi)已經(jīng)有成功的案例，例如，佛山市圖書館2011年以來的“項目立館”實踐，使項目化管理模式在館內(nèi)得到持續(xù)有效地推行，其中不乏閱讀推廣活動的項目。項目管理的體系和內(nèi)容非常廣泛，但是在閱讀推廣實踐中適當(dāng)?shù)厝谌胍恍┫嚓P(guān)的理論或工具，可以使工作事半功倍。

1 項目管理及其在高校圖書館閱讀推廣中應(yīng)用的概況

1.1 項目管理概述

項目管理最早起源于美國，美國項目管理協(xié)會(Project Management Institute, PMI)指出，項目是為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進行的臨時性工作，其臨時性是指項目有明確的起點和終點；項目管理是將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項目活動，以滿足項目的要求。它分為5大過程和 9個知識領(lǐng)域，包括：啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程[3]。項目的明顯特征是臨時性、獨特性和漸進性，與“日常運作”“運營”等概念不同。圖書館日常的借閱、參考咨詢等服務(wù)是連續(xù)性的，而且工作人員、工作職責(zé)和工作環(huán)境相對比較固定，而圖書館開展的讀書活動，雖然持續(xù)的時間比較長，但是都有一個起始時間和結(jié)束時間，且工作人員是臨時組成的，每個活動所面對的環(huán)境因素也不盡相同。這些讀書活動就可以看成是一個項目或者若干個項目。

1.2 高校閱讀推廣活動項目化管理的意義

雖然有些高校圖書館成立了閱讀推廣部門，而且將這種活動納入圖書館的日常工作中。對于單獨一個活動或者一次系列活動而言，它仍然只能當(dāng)作一個項目或一個總項目，需要集合圖書館的人力、物力資源。高校圖書館閱讀推廣存在的問題可以通過項目管理手段來解決。除了有專門的閱讀推廣部門的圖書館外，高校圖書館閱讀推廣活動的工作人員大都是臨時組建，相對職能部門而言比較靈活，但是缺乏管理和責(zé)任人的定位；很多閱讀推廣活動僅僅是有創(chuàng)意、吸引力大，但忽視了閱讀推廣的目的，活動結(jié)束后也沒有考察活動的效果，沒有及時糾正活動過程中出現(xiàn)的問題。上述這些問題在我們的實踐工作中比比皆是，如果得不到有效的管理干預(yù)，閱讀推廣活動就失去了進行的意義。

1.3 高校圖書館閱讀推廣項目化管理的現(xiàn)狀

項目管理應(yīng)用在我國圖書館界相對較晚，21世紀(jì)初才有相關(guān)的理論研究和業(yè)務(wù)工作應(yīng)用，主要集中在數(shù)字圖書館建設(shè)、回溯建庫、讀者活動、圖書館搬遷等方面[4]。最為業(yè)界熟知的是2011年佛山圖書館的“項目立館”，閱讀推廣活動在真正意義上實現(xiàn)了項目化的管理。之后的幾年，項目管理在圖書館尤其是公共圖書館的應(yīng)用掀起了一個小高潮。高校也有項目管理應(yīng)用比較顯著的案例，例如順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館采用“職能—項目”復(fù)合管理模式，于2013年5月成立了閱讀推廣小組，通過長期舉辦各類型的閱讀交流分享活動在校園形成了閱讀文化品牌[5]。

近兩年圖書館界項目化管理的熱潮似乎又平靜了。筆者隨機抽取高校圖書館進行了訪問，發(fā)現(xiàn)很多圖書館雖沒有在閱讀推廣中提出項目管理的應(yīng)用，但從實際的文獻調(diào)研和具體活動的關(guān)注中發(fā)現(xiàn)，很多圖書館閱讀推廣活動引入了項目管理的理念，例如團隊的搭建、活動過程的規(guī)范、效果的評價、活動管理中使用一些小工具等等。也就是說，項目管理的理論淡化了，但是項目管理的理念在高校圖書館閱讀推廣活動中得到了應(yīng)用和加強。因此，筆者認為我國高校圖書館閱讀推廣活動需要切切實實定步驟、根據(jù)活動特點引入管理工具，將理念貫徹落實。

2 高校圖書館閱讀推廣項目化管理過程及應(yīng)用實踐

筆者所在的廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館(以下簡稱我館)在每年的世界讀書日(4月23日)期間都會舉辦“悅讀月”系列活動，這個系列活動可以看成是一個大的項目，以下為該系列活動的項目管理做了簡要設(shè)計。

2.1 確定基本的項目管理過程

根據(jù)項目管理的五大過程，高校圖書館閱讀推廣活動可以采用項目啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾這五個步驟來進行，但是具體的步驟中所涉及的環(huán)節(jié)可以根據(jù)活動特點進行選擇。本文結(jié)合多個圖書館閱讀推廣項目化管理的實踐，設(shè)計出以下一套流程(見圖1)，便于在實踐中操作。

圖1 閱讀推廣項目化管理過程

2.2 項目管理過程的實踐應(yīng)用

2.2.1 項目的啟動

項目的啟動是立項前期的準(zhǔn)備和確定立項的過程，在鎖定任務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，在現(xiàn)有的資源條件下選擇最佳的項目。我館早在2010年就開始舉辦“悅讀月”系列活動，作為一個大型的活動項目，每個活動就是一個子項目。這種具有連續(xù)性的項目，需要明確的是每一年活動的主題、數(shù)量和類型，即在現(xiàn)有的資源條件下選擇最佳的子項目。

(1)明確目標(biāo)

閱讀推廣的總體目標(biāo)不會僅僅是停留在參與的人有多少，讀者參與的熱忱有多高，而在于通過閱讀推廣活動做到校園閱讀文化氛圍的提升、讀者對讀書熱忱的提升、利用圖書館的信息技能的提升、進入圖書館頻率的提升等等。一次閱讀推廣活動可能會讓館員收獲到頗多，但我們絕不能幻想利用一次活動就能夠把我們所有的問題都解決。所以我們必須明確一個需要實現(xiàn)的任務(wù)目標(biāo)，然后圍繞這個目標(biāo)尋找適合的項目。2018年，我們的目標(biāo)依然是讓學(xué)生好讀書、多讀書、讀好書，以閱讀為樂，拉近學(xué)生和圖書館的距離，活動口號定為“春暖花開 閱讀精彩”。

(2)識別項目干系人

項目干系人是所有受項目影響的人或者組織。高校圖書館閱讀推廣活動是在學(xué)校的范圍內(nèi)進行的，除了發(fā)起者、組織者和工作團隊以外，離不開師生的參與，在“悅讀月”系列活動中，首先要明確活動是面向全校師生的，還是某部分群體的。其次，活動的順利開展離不開學(xué)校相關(guān)職能部門的配合、協(xié)作。因此，除了圖書館這個當(dāng)事人以外，讀者和學(xué)校的學(xué)工部、工會、后勤等職能部門都是閱讀推廣項目的干系人，要重視他們在項目中所起到的作用或帶來的影響。

(3)讀者需求分析

讀者需求相當(dāng)于工程項目管理里的客戶需求，只有了解客戶的需求，才能設(shè)計出有針對性的活動。高校圖書館與公共圖書館在閱讀推廣上的最大區(qū)別是兩者的服務(wù)群體不同，高校圖書館主要的服務(wù)對象是在校師生，而年輕的大學(xué)生則是閱讀推廣活動的主體。年輕大學(xué)生比較喜歡有個性、有創(chuàng)意的活動，比較容易接受新鮮事物和挑戰(zhàn)，因此，高校圖書館閱讀推廣項目的選擇上要遵循大學(xué)生的心理特點和實際需求，在具體細節(jié)上要多做調(diào)查和分析，在立項之前多傾聽在校學(xué)生的想法。

(4)確定立項

在上述三個方面確立的基礎(chǔ)上，收集子項目，對項目的可行性進行分析，確定項目的主題和內(nèi)容，并形成項目的策劃書，包括：活動的時間范圍、參與主體、具體內(nèi)容、所需要的人力和物力資源、經(jīng)費預(yù)算等。在確定立項的過程中，可以采用頭腦風(fēng)暴、思維導(dǎo)圖、邏輯框架法(LFA)等方式。我館采用的是類似頭腦風(fēng)暴的方法，以激勵的方式要求館員在指定時間內(nèi)自行組隊設(shè)計一個子項目，然后匯總?cè)^設(shè)計的子項目，召開館務(wù)小組會議以頭腦風(fēng)暴的形式對這些項目進行評價和可行性分析，篩選出符合我們目標(biāo)的、可操作的子項目，結(jié)合一些常規(guī)的閱讀推廣項目和全省范圍內(nèi)參與的項目，形成我館2018年“悅讀月”系列活動(見表1)。

表1 廣東理工職業(yè)學(xué)院圖書館2018年“悅讀月”系列活動一覽表

2.2.2 項目的規(guī)劃

項目規(guī)劃也就是項目設(shè)計，為使項目達到預(yù)期目標(biāo)而進行的精心安排。合理分配工作任務(wù)、時間進度和有效配置人財物資源，是項目成功執(zhí)行的基礎(chǔ)。

(1)工作分解

將一個項目按一定的原則分解成一個個任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，這樣才能使項目的大量工作化繁為簡，形成一個個可以監(jiān)控和完成的工作包，進而實現(xiàn)項目的最終工作目標(biāo)。常用的工具有工作分解結(jié)構(gòu)圖(WBS, Work Breakdown Structure)，例如南通職業(yè)大學(xué)圖書館2008年度的讀書節(jié)項目分解成三級，即將系列活動分成活動策劃、活動宣傳、活動實施三個子項目，然后各個子項目又分成更具體的小項目[6]。而我館在工作分解中，將每一個活動作為一個子項目，即“悅讀月”系列活動項目的一級結(jié)構(gòu)，然后每個活動再分成若干個任務(wù)包。例如“吟詩誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動為一級結(jié)構(gòu)，然后根據(jù)具體的項目需要分解為二級、三級、四級(見圖2)。

圖2 子項目“吟詩誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動的工作分解結(jié)構(gòu)

(2)責(zé)任分配

責(zé)任分配就是工作分解后，再分配給團隊中的每個人，常用的工具是責(zé)任分配矩陣。我館的“悅讀月”系列活動的總負責(zé)是館長領(lǐng)導(dǎo)的館務(wù)小組，但是各個項目都出自工作人員的策劃，策劃者就自然而然成了每個子項目的負責(zé)人，團隊組建和責(zé)任分配都是由子項目負責(zé)人來進行。在“悅讀月”活動期間，子項目責(zé)任人可以在職能部門領(lǐng)導(dǎo)的許可下從各職能部門抽調(diào)符合項目需要的人員，組成臨時的工作團隊，在不影響職能部門工作的前提下聽從子項目負責(zé)人的工作安排。因此，我館在“悅讀月”系列活動中，項目打破了職能部門的約束，責(zé)任分配落實到個人，而不是部門。除了館內(nèi)的工作人員外，有些項目的部分工作人員來自圖書館勤工助學(xué)的學(xué)生，例如我館的“動口不動手，智能音箱體驗沙龍”活動；有些項目的部分工作人員則是通過學(xué)校社會實踐平臺招募的學(xué)生志愿者，例如“吟詩誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動。項目的工作人員從學(xué)生中招募，不僅解決了人力短缺的問題，也為學(xué)生提供了社會實踐的平臺，又能體現(xiàn)學(xué)生的思維和創(chuàng)意，一舉三得。

(3)制定進度計劃

項目進度計劃，就是明確每個具體活動或工作任務(wù)開始的時間、預(yù)期完成的時間，主要的工具包括：甘特圖、重大事件圖、有時間尺度的項目網(wǎng)絡(luò)圖等。甘特圖較為常見，用Excel就可以制作，能直觀反映活動的先后順序和持續(xù)時間。我館2018年“悅讀月”系列活動就可以根據(jù)每個活動的時間安排繪制進度計劃甘特圖，也可以繪制每個子項目的進度計劃甘特圖，由于系列活動的時間跨度較大，以下用“吟詩誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動的進度計劃甘特圖為例(見圖3)。

圖3 子項目“吟詩誦詞 智趣闖關(guān)”親子活動的計劃進度甘特圖

(4)經(jīng)費預(yù)算

在項目規(guī)劃中，編制經(jīng)費預(yù)算表是必不可少的，它是在成本約束的前提下對所需資源的合理配置。通過預(yù)算經(jīng)費和實際支出差額的對照，對項目實施中的經(jīng)費進行把控。經(jīng)費預(yù)算盡量做到細化，可以結(jié)合工作分解來列出明細，并將各個子項目的經(jīng)費匯總，來把控本年度系列活動的所有開支。

2.2.3 項目的執(zhí)行

項目啟動和規(guī)劃后，就開始執(zhí)行項目了，項目執(zhí)行就是按照項目規(guī)劃中的工作任務(wù)、人員分配、時間進度和費用預(yù)算，按部就班地進行，將規(guī)劃付諸實施。項目執(zhí)行在閱讀推廣活動中是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，活動的成功與否取決于項目的執(zhí)行力度。相對于日常的管理工作而言，圖書館的閱讀推廣活動涉及的工作內(nèi)容較為零散，沒有具體的工作指引，很容易會顧此失彼、工作重復(fù)或拖沓，項目管理的應(yīng)用則彌補了這方面的不足。

2.2.4 項目的監(jiān)控

項目監(jiān)控主要是在項目執(zhí)行過程中，對進度、費用、質(zhì)量、資源等進行跟蹤，確保項目順利完成。閱讀推廣項目的監(jiān)控，可以從時間控制、人員控制、費用控制和質(zhì)量控制[6]四個方面進行，在質(zhì)量控制方面要著重考慮可能存在的風(fēng)險，及時控制或規(guī)避風(fēng)險。在這個階段除了對照之前的各類圖表外，可以編制流程表，以觀察每個時間節(jié)點和每個工作任務(wù)的落實情況。

2.2.5 項目的收尾

一次閱讀推廣項目完成后，圖書館需要對活動的實施過程和效果進行總結(jié)，并做出全方位的績效評價，衡量該活動的成績和不足，為下一年的活動改進做準(zhǔn)備；圖書館項目組成員也可以分析團隊中存在的問題，相互探討，便于館員內(nèi)部的知識管理和經(jīng)驗提升，優(yōu)化組合閱讀推廣項目團隊。項目的評價可以分為內(nèi)部評價和外部評價。內(nèi)部評價主要來自項目責(zé)任人對工作的總結(jié)，外部評價主要是通過表單調(diào)查或者互動平臺收集讀者的反饋意見。我館2018年度“悅讀月”系列活動的所有子項目都在圖書館網(wǎng)頁、微信公眾平臺等多個渠道發(fā)布通訊稿，及時公布活動效果，責(zé)任人會根據(jù)工作完成情況撰寫活動績效評估報告，例如“你讀書，我買單”活動的績效評估報告就包含了購買數(shù)量、購買總額、購買人群分析、圖書種類分析、該批圖書的借閱量統(tǒng)計等等。在所有子項目完成后，由館務(wù)組對整個“悅讀月”系列活動做總結(jié)，并依據(jù)學(xué)校的KPI績效評價指標(biāo)體系進行業(yè)績評價，至此，一個閱讀推廣項目才算真正收尾。

3 高校圖書館閱讀推廣項目化管理實施的幾點思考

3.1 構(gòu)建項目管理指南和指標(biāo)體系

項目管理在閱讀推廣中應(yīng)用，首先必須要保證我們負責(zé)項目的圖書館員知道如何使用項目管理手段，也知道本館在項目上需要實現(xiàn)的目標(biāo)，所以圖書館要在制度上保證，在細則上落實。上海交通大學(xué)圖書館從閱讀推廣服務(wù)的閱讀環(huán)境布局、閱讀活動開展、閱讀推廣項目實施、閱讀推廣模式設(shè)計、方案制定、目標(biāo)規(guī)劃、管理舉措等方面制定了一套總領(lǐng)全局開展服務(wù)的指南綱要[7]，這一做法值得我們借鑒。在項目化管理的實施中，需要行動指南、規(guī)范項目化管理操作步驟、實施細節(jié)。通過指南，館員知道自己如何去做，哪些細節(jié)需要注意，在指南中要設(shè)計項目管理流程相對應(yīng)的指標(biāo)體系，例如在項目監(jiān)控環(huán)節(jié)需要從哪些方面對項目進行監(jiān)控，對項目的評價需要從哪些指標(biāo)來進行等等。

3.2 優(yōu)化項目管理過程和工具

在高校圖書館閱讀推廣中應(yīng)用項目管理，不是照搬項目管理的理論和工具，而是有所選擇有所改進。例如在高校圖書館閱讀推廣中的讀者需求分析建議是在立項之前就進行，在一般的工程項目管理中，客戶需求是在項目規(guī)劃(項目管理的第二個過程)中進行的。此外，項目管理過程中可以增加一些小的工具，例如表單。在我館讀書活動的項目化管理中，表單起到了很大的作用，表單可以收集讀者需求、活動報名、活動宣傳、收集反饋意見，還能進行讀者管理和對收集的信息進行分類統(tǒng)計。

3.3 職能部門在項目化管理中的角色定位

我國高校圖書館大都采用職能式管理來進行日常業(yè)務(wù)，即“館長—部門主任—部門成員”，而項目管理團隊是臨時組建的，除了有專門成立閱讀推廣部門的高校圖書館，項目管理打破了傳統(tǒng)職能部門的束縛。同樣，在我館閱讀推廣的項目化管理過程中，項目的責(zé)任是落實到個項目責(zé)任人，而不是職能部門。但這并不意味著在圖書館閱讀推廣項目中職能部門就失去作用了，職能部門上傳下達，不僅起到了溝通協(xié)調(diào)的作用，還能有效處理上級的行政命令和對工作進行行政監(jiān)督。在閱讀推廣項目實施的過程中，不可避免會遇到知識產(chǎn)權(quán)、審計、安全等風(fēng)險的規(guī)避，對官方發(fā)布文稿進行審核，以及需要聯(lián)絡(luò)學(xué)校其他職能部門等事宜，這些工作仍然離不開職能部門的作用，因此職能部門在閱讀推廣項目中的角色定位為外聯(lián)和行政監(jiān)督，以確保項目能夠順利完成。

3.4 項目管理團隊的建設(shè)

圖書館閱讀推廣項目的順利完成，離不開工作團隊的共同努力，因此想要提升項目實施效率和質(zhì)量，需要加強項目管理團隊的建設(shè)。項目管理團隊的建設(shè)離不開項目責(zé)任人的正確領(lǐng)導(dǎo)，項目團隊在組建時責(zé)任人就要根據(jù)館內(nèi)人員工作經(jīng)驗、研究特長、性格特點等情況選擇項目所需要的人才，招募學(xué)生工作人員，也有必要在招募通告中注明人員需求，并在項目管理中根據(jù)個人偏好和擅長來分配工作，并使每個項目組成員知道項目目標(biāo)和明確自己的工作職責(zé)。因此，項目責(zé)任人必須具備一定的能力，包括領(lǐng)導(dǎo)能力、組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力以及遇到突發(fā)因素時的應(yīng)變和決策能力等等。

4 結(jié)語

在高校圖書館閱讀推廣中引入項目化管理的理念，不是一蹴而就的，需要整個圖書館在制度、文化、管理模式等方面的轉(zhuǎn)變，需要圖書館人能具備化解引入項目化管理的能力，為項目化管理的有效性實施提供足夠的支持。在基本的項目管理操作過程下，如何更優(yōu)化地利用項目管理的理論和方法服務(wù)于高校圖書館閱讀推廣，還需要我們?nèi)ジ嗟厮伎己吞剿鳌?/p>