醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)及意義探尋

張靜

摘 要：精細(xì)化管理現(xiàn)代企業(yè)最為重要的管理模式，在提升管理效率和質(zhì)量上發(fā)揮重要作用。近年來(lái)，隨著醫(yī)療改革深入，精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中逐步應(yīng)用開(kāi)來(lái)，并取得了良好效果。本文主要探討醫(yī)院檔案實(shí)施精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義及實(shí)踐情況。

關(guān)鍵詞：高校 圖書(shū)館 精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）09-00-01

醫(yī)院檔案就是醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展的重要信息記錄，涵蓋醫(yī)療、臨床科研、設(shè)備采購(gòu)、財(cái)務(wù)等方面，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)、管理及上級(jí)監(jiān)管的重要依據(jù)。伴隨我國(guó)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理有更高要求，不但要及時(shí)、完整保存各類檔案，還需提升檔案=應(yīng)用率，更好服務(wù)于臨床醫(yī)療[1]。檔案精細(xì)化管理就是把具體工作細(xì)化，嚴(yán)管細(xì)節(jié)，讓整個(gè)過(guò)程始終處在受控狀態(tài)。具體而言，就是在檔案的收集、歸檔、借閱、保存、利用等方面細(xì)化，做到精益求精。

一、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

精細(xì)化管理最初用于企業(yè)的生產(chǎn)管理中，是基于“精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)”理念的管理方法。具體而言，就是通過(guò)培養(yǎng)和提升企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，改進(jìn)并優(yōu)化工作流程，細(xì)化過(guò)程，注重部門和人員間的溝通和協(xié)作，從整體上提升企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)效益，達(dá)到發(fā)展目標(biāo)。

對(duì)于醫(yī)院而言，檔案管理的第一要?jiǎng)?wù)就是服務(wù)于醫(yī)院日常工作，通過(guò)精細(xì)化管理，提升檔案利用效率最為主要的目的[2]。具體而言，醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，一方面能夠把醫(yī)院醫(yī)療、科研、管理、等方面的信息、資料更為集中、清晰、完整地歸集和反映出來(lái)。另一方面，能有效地推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)為醫(yī)護(hù)人員、患者、上級(jí)部門提供更為為及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。此外，可不斷改進(jìn)和強(qiáng)化檔案管理工作，充分發(fā)揮好檔案的作用，以提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

1.細(xì)化檔案管理內(nèi)容

1.1完善管理體系，保證檔案順利歸集。一方面，應(yīng)轉(zhuǎn)變以往醫(yī)院檔案分散管理的方式，由醫(yī)院檔案管理部門統(tǒng)一管理，并制定切實(shí)可行的檔案借閱管理制度，把借閱批準(zhǔn)權(quán)集中到管理部門，并嚴(yán)格執(zhí)行收、借兩線管理，各個(gè)科室檔案須及時(shí)收集、處理，同時(shí)嚴(yán)格制度借閱檔案。另一方面，在檔案權(quán)限管理上，在收集各類檔案時(shí)，除了制定管理制度外，同時(shí)還需實(shí)施“一把手”負(fù)責(zé)制，全面、及時(shí)地了解和掌握醫(yī)院檔案管理整體狀況，以確保檔案的收集、歸檔、借閱、保存的系統(tǒng)性。醫(yī)院檔案主要來(lái)自各個(gè)科室，集中于人、財(cái)、物等方面，為保證檔案資料及時(shí)、完整地收集，檔案管理人員必須不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，定期到一線科室，了解和掌握每個(gè)科室日常工作內(nèi)容、流程，并要與科室人員一同交流、座談，了解其對(duì)檔案的需求，把檔案的管控關(guān)口往前移動(dòng)，讓檔案管理和專業(yè)醫(yī)護(hù)工作密切結(jié)合。基于“多溝通、少抱怨”的原則，通過(guò)服務(wù)柔性彌補(bǔ)檔案資料收集剛性，以提升檔案管理能力。

1.2優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，滿足發(fā)展需求。檔案質(zhì)量的直接體現(xiàn)在檔案的管理、服務(wù)、利用等方面。在醫(yī)院檔案的管理工作中，要想創(chuàng)新和改進(jìn)管理方法，首先要詳細(xì)掌握需建立檔案室的基數(shù)，然后對(duì)全部檔案有效鑒定、剔除，對(duì)需要檔案及時(shí)修正、補(bǔ)充、完善，再按照醫(yī)院檔案分類原則歸檔，以便提升歸檔質(zhì)量；與此同時(shí)，對(duì)臨床科研成果、試驗(yàn)資料、醫(yī)院史志、政策等檔案進(jìn)行特色化建設(shè)[3]；一方面，要轉(zhuǎn)變檔案形式結(jié)構(gòu)，自以往單一紙質(zhì)文檔擴(kuò)展到影像、聲像資料、數(shù)字信息、實(shí)物保存等多形式檔案，不斷完善檔案形式；另一方面，定期分析醫(yī)院檔案價(jià)值，明確檔案保存時(shí)間的合理比，以實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)于醫(yī)院和患者。

2.優(yōu)化管理方法與制度

2.1建立完善組織架構(gòu)。醫(yī)院檔案管理在外部上受上級(jí)檔案局與市衛(wèi)計(jì)委指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，在內(nèi)部則是副主任以上分管，各科室設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案的歸檔、整理、保存等事務(wù)。如此明確檔案管理的作責(zé)任，細(xì)化工作內(nèi)容，同時(shí)和各科室的績(jī)效掛鉤，以實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

2.2建立規(guī)范管理制度。醫(yī)院檔案管理制度主要包括崗位責(zé)任制度、檔案材料收集與歸檔制度、檔案分析和鑒定制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案日常管理制度及檔案銷毀制度等。上述制度的建立在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中有著重要的基礎(chǔ)作用：一方面，明晰與規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作職責(zé)，讓各項(xiàng)工作有章可循，減少管理的盲目性與隨意性；另一方面，及時(shí)把檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)解決方法予以書(shū)面化，讓這些寶貴經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)得以有效保存，避免后續(xù)管理中發(fā)生相同問(wèn)題。

同時(shí)，制定檔案管理人員的獎(jiǎng)懲和績(jī)效考核制度，一是要求管理人員樹(shù)立檔案管理的時(shí)效觀；二是要樹(shù)立檔案管理的動(dòng)態(tài)觀。醫(yī)院管理者必須通過(guò)合理方法和對(duì)策進(jìn)一步改進(jìn)和完善檔案管理制度，以保障檔案管理有效性。同時(shí)，在實(shí)際管理中，各環(huán)節(jié)、步驟均應(yīng)仔細(xì)、科學(xué)劃分，可進(jìn)行PDCA分析，以便檔案管理質(zhì)量得以持續(xù)改進(jìn)。并要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，讓其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能能夠進(jìn)一步提升，以保證醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展。

3.實(shí)施“檔案清單”制

可學(xué)習(xí)和借鑒現(xiàn)代工程項(xiàng)目檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)重要的人、財(cái)、物等檔案，實(shí)施“檔案清單”制，如此不但保證檔案建立的完整性，還保證檔案管理各環(huán)節(jié)有據(jù)可查。

3.1強(qiáng)化檔案管理人員法制意識(shí)

依法依規(guī)是醫(yī)院管理最為重要和基本的準(zhǔn)則。無(wú)論是臨床醫(yī)學(xué)中的科研交流、學(xué)術(shù)研究，還是醫(yī)患糾紛、行政管理，均與醫(yī)院檔案管理密切相關(guān)。因而，檔案管理人員在日常工作中并基于《檔案法》及相關(guān)配套行政法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理部門、衛(wèi)計(jì)委等制定的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，并要結(jié)合新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生改革實(shí)際制定適合醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，讓檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化[4]。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)、全面、復(fù)雜的工程。在醫(yī)院檔案管理中踐行精細(xì)化理念，有助于提升檔案管理效率和質(zhì)量，同時(shí)可提升檔案利用效率，發(fā)揮檔案更大價(jià)值，同時(shí)有利于促進(jìn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。在實(shí)踐中，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際，結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和管理需要，以提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)導(dǎo)向，建立一個(gè)完善的精細(xì)化管理管理體系。

參考文獻(xiàn)

[1]劉茵.醫(yī)院檔案管理中精益管理理念的整合及意義探尋[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，5（23）：125.

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[3]黃新金.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].科技資訊，2017，15（07）：125-126.

[4]阮美麗.醫(yī)院檔案為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供正能量[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2017，14（27）：145-148.