淺談基層文化行政執法檔案的管理

李香花

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

文化行政執法檔案是指各級文化行政執法部門或文化行政執法機構在文化行政執法過程中形成的，反映執法真實情況、體現執法過程、具有保存和查考價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄。

為進一步提升文化市場綜合執法水平，規范文化市場綜合行政執法檔案管理。文化部、國家檔案局專門聯合下發了《文化市場綜合執法檔案管理辦法》，我們常州市文化廣電新聞出版局與市檔案局對轄市、區的檔案部門和文化行政執法機構也轉發了相關的文件，并提出了如下的貫徹意見。

一、高度重視

文化市場行政執法檔案管理是對文化市場執法工作的真實記錄，是提高辦案質量和推進依法行政的一項基礎工作。做好文化市場綜合行政執法檔案工作，規范建立文化市場綜合行政執法檔案，對于提高執法能力和管理水平，維護人民群眾合法權益，積累文化檔案資源具有重要意義。我們要高度重視，根據實際需要，建立或明確相應的機構負責檔案工作，并為執法檔案管理提供必要的人員、場所、設施和經費保障，切實做好執法檔案管理工作。

二、規范建檔

執法檔案工作堅持統一領導、分級管理，上級執法部門和同級檔案行政管理部門應加強對執法檔案工作的監督和指導。建立健全文書歸檔、整理、保管等檔案管理工作制度，做到應歸盡歸、應收盡收；改進和規范查閱方式，提高執法檔案的利用能力；加強對執法檔案安全工作的監督檢查，確保執法檔案實體和信息安全；切實推進文化市場綜合執法檔案的標準化、規范化、信息化建設。

三、協同推進

各級文化行政部門和檔案行政管理部門應積極開展檔案業務指導和歸檔工作，定期對執法檔案進行檢查，積極研究并協調解決執法檔案管理工作中的重大問題，及時為文化市場綜合行政執法檔案管理部門履行職能創造條件、提供保障，推動文化市場綜合執法檔案工作與綜合執法工作同步協調發展。

四、出臺《文化市場綜合執法檔案管理辦法》的必要性

行政執法檔案是檔案管理的重要內容之一，且由于行政執法的特點而具有一定的特殊性。多年來，由于一些行政執法單位對行政執法檔案管理重視不夠，加之管理上缺少專門的法規、規章，使行政執法檔案管理存在諸多的問題：一是歸檔責任界定不清，交接不及時；有的執法人員將執法案卷據為己有，不及時上交。二是歸檔范圍界定不清，隨意性較大。在一些已經辦結的執法案件中，未形成檔案或者檔案資料不全的現象時有發生。三是檔案保管不規范，丟失或毀壞現象時有發生。有的保管不善，有的在查閱時被撕頁或者隨意涂改。四是檔案保管期限界定不清，銷毀把關不嚴。有的檔案保管期限本應該定為永久卻只保管30年；有的雖然保管期限已經屆滿，但因情況特殊仍具有保存價值。因此，為規范文化行政執法檔案的管理，提高檔案管理水平，文化部與國家檔案局聯合出臺了《文化市場綜合執法檔案管理辦法》，具有一定的必要性的。本辦法對基層文化行政執法機構的執法檔案的管理工作具有一定的指導意義和監督作用，對促進行政執法檔案工作制度化、規范化、加快推進依法行政和法制建設進程起了一定的作用。

五、做好文化行政執法檔案管理工作的幾點建議

1.要高度重視文化行政執法檔案的安全管理工作

加強對文化行政執法檔案的安全管理工作，首先要從思想上給予高度的重視。選拔文化程度高、專業素質強的人從事文化行政執法檔案工作。檔案工作的安全保護工作，是檔案工作者最基本的職責。維護行政執法檔案的安全，還要把好檔案的利用關，保證檔案在利用過程中做到不損壞、不丟失、不涂改、不偽造、確保不泄密、不失密。

2.加強執法檔案的收集

在文化市場管理檔案中，執法檔案是非常重要的一塊，對文書檔案的管理非常規范，而對執法檔案的管理沒有引起足夠的重視。執法人員在行政執法過程中，由于沒有檔案管理意識，會嚴重影響基層文化行政執法檔案管理工作的進行。認為只要案卷做好了，就是存檔了。執法案卷經統一編號存在后，只能算是執法檔案的一部分，不能算是完成了執法檔案的管理。只有把在檢查過程中形成的一般執法檢查文書經裝訂成冊編號，按年度統一歸檔后，才算是完成了行政執法檔案的收集工作。

3.完善追究責任機制

我國的文化行政執法檔案管理的責任機制尚未建立，責任追究僅限于《檔案法》中關于一般文書檔案管理責任的規定。而行政執法檔案不同于一般的文書檔案，它不僅發揮著檔案的一般作用，更代表著政府的公信力。如按照一般檔案管理來追究責任，則處罰力度偏弱，達不到應有的管理效果。因此，進一步明確文化行政執法檔案管理過程中出現的違法犯罪行為或者違法行為時應當承擔的法律后果，完善行政執法檔案管理的責任追究機制，提高文化行政執法管理工作規范化水平，落實檔案管理崗位職責，形成“有權必有則，有責要擔當，有責必追究”的工作格局，具有重要的意義。

4.做好行政執法檔案信息化管理工作

隨著我國信息技術的不斷發展，行政執法檔案的管理工作逐步走上了信息化的道路，根據上面的要求，檔案要全面實行數字化管理。所以，文化行政綜合執法機構要做好執法檔案的信息化管理工作，確保檔案的信息化安全，是適應新時代的檔案管理工作的發展需求。

5.加強對執法檔案管理人員的培訓力度

行政執法檔案是一項系統、復雜并且對專業性要求比較高的的工作，要保證我國的行政執法檔案適應信息化這種大環境，就需要培養一批作風正派、責任心強、檔案管理水平和執法業務水平高的同志來從事這項工作。每個單位要在每個部門指定專人做為兼職檔案人員，要定期給這些兼職人員進行專門的培訓以及相關知識的普及，加強他們對執法相關文件的處理能力，適應新時代下對檔案人員的要求。并可以采用定向培養的模式，為基層文化執法輸送檔案管理人才。

近年來，隨著文化行政執法檔案管理工作水平的不斷提高，文化行政執法檔案一直在不斷探索和完善，難免會出現一定的問題。針對這些出現的問題，相關的部門一定要進行及時的處理，，并且找出應對措施。在今后的文化行政執法檔案管理過程中不斷總結和完善管理經驗，打造檔案管理的長效機制，突出抓好思想認識提高、人員素質提升、制度規范運行等方面的工作，逐步適應現代檔案管理的實際需要，提升檔案的管理、保護、利用的工作水平。

參考文獻

[1]左曉敏.淺談行政執法檔案管理工作中存在的問題及對策.《理論研究》.2016年總第234期.

[2]肖靜.論《行政執法檔案管理辦法》的重要性.《科學與財富》.2016年第7期.