試析新形勢下的檔案管理的創新服務

蔣小建

摘 要：在事業單位管理工作中，檔案管理工作是其中的重要內容，對事業單位的發展有著重要的影響。隨著社會的進步與發展，傳統的檔案管理方式越來越難以適應事業單位的發展，難以順應時代的發展潮流。故此，在今后的發展過程中，事業單位需要與時俱進，不斷創新檔案管理方式。

關鍵詞：新形勢 檔案管理 創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

前言

作為事業單位的重要組成部分，檔案管理工作的開展好壞會直接影響到事業單位今后的發展。當前，我國一些事業單位對檔案管理工作不夠重視，這導致單位的檔案管理工作存在著較多的問題，如缺乏完善的檔案管理體系、管理措施較為落后等。故此，就需要各單位重視檔案管理工作，要不斷創新檔案管理的理念與手段。本文主要圍繞檔案管理的創新服務進行簡要的探析。

一、當前檔案管理存在的主要問題

1.事業單位對檔案管理工作的重視程度較低

在事業單位的日常管理中，檔案管理工作至關重要，其有助于為單位的決策提供指導依據，能夠為單位的發展指明方向。然而，在我國許多事業單位中，管理者對單位的生產或經營更加的重視，對檔案管理有所忽視。在這種背景環境下，檔案管理工作缺乏充足的資金支持，也缺乏專業的管理人才，這影響了單位的信息化管理。

2.檔案管理體系不夠完善

隨著我國社會經濟的不斷發展，促進了我國各企業的發展。然而，在檔案管理這一方面，一些事業單位因為重視程度不夠，并沒有建立一個相對完善的檔案管理體系，這導致檔案管理工作得不到有效的落實，使得檔案管理人員的操作不夠專業規范。甚至有一些單位仍然沿用以前的檔案管理制度，這導致其檔案管理工作效率受到了較大的影響[1]。

3.檔案管理的方式較為陳舊

在新形勢下，計算機技術在我國各行各業得到了廣泛的應用，計算機管理系統的應用極大的提高了檔案管理人員的工作效率，而且也便利了后期的檔案搜索。然而，一些事業單位的檔案管理方式雖然不再局限于紙質檔案管理，但是卻沒有一個屬于本單位的計算機信息管理系統，他們大多數都是運用一些簡單的辦公軟件來進行信息存儲，并沒有建立一個完善的檔案管理體系，這極大的降低了單位檔案管理的完整性。

二、檔案管理的創新服務策略

1.提高檔案管理員的工作意識

由于檔案管理工作在各事業單位的重視程度較低，導致許多檔案管理工作人員的管理意識也不夠強烈。在檔案管理工作中，他們將檔案的管理視為檔案信息的存儲與錄入，所以對這項工作也就不夠重視。此外，由于企業缺乏資金支持，導致檔案管理人員的薪資待遇較低，這嚴重挫傷了他們的工作熱情。故此，要想實現檔案管理的創新，就需要轉變檔案管理人員的思想意識，只有他們的思想觀念得到了轉變，才能夠影響他們的行為。首先，管理者需要重視檔案管理工作，要認識到檔案管理工作與本單位的長遠發展息息相關，從而加大資金投入，提高檔案管理人員的薪資待遇，并重視對檔案管理人員的專業化培訓，使他們更好的適應今后的檔案管理工作[2]。其次，要重視對他們進行思想培訓，讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的意義，通過培訓、宣傳等方式端正他們的工作態度。

2.對檔案管理機制進行不斷的完善

在檔案管理工作中，檔案管理機制的完善與否會直接影響到這項工作的開展，它是保障檔案事業穩定發展的關鍵。當前，我國一些事業單位雖然制定了較為完善的內部管理制度，不過在檔案管理方面卻少有涉獵，這影響了單位檔案管理工作的開展。故此，在今后的發展過程中，要以本單位的發展情況為基礎，制定一個科學完善的檔案管理制度，要讓檔案管理人員了解自己的工作職責。例如，檔案管理制度可以從以下幾方面著手：（1）安全管理制度、（2）電子檔案更新制度、（2）檔案分類制度等等。

3.重視對檔案管理人員的培訓

檔案管理人員的專業水平的高低對本單位檔案管理工作的開展好壞有著直接的影響，當前，我國一些的事業單位檔案管理人員的專業化水平較低，檔案管理理念也較為陳舊，這嚴重影響了事業單位的檔案管理。在新形勢下，互聯網技術在我國各行業得到了廣泛的應用，在檔案管理工作中，許多企業也紛紛引入了計算機信息管理系統，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率。然而，計算機信息管理系統對管理人員的計算機水平有著較高的要求，再加上計算機網絡一旦存在漏洞，就很容易被一些不法的黑客所侵入，從而盜取企業的信息資料。所以，事業單位需要引進專業化的檔案管理人才，要重視對他們的培訓，以提高他們的專業化水平，使他們能夠實現檔案管理工作的創新。

4.拓展服務領域

4.1發展檔案產業

在互聯網時代的今天，從信息資源的開發層面來看，檔案管理人員的角色發生了變化，他們不再局限于檔案的保管者，還是檔案信息財務的擁有者。檔案館也不再如同以前一樣屬于收藏機構，它們還可以是檔案信息的交流中心。在知識經濟時代，檔案館可以朝著信息化的方向發展，可以創建檔案信息服務產業。

4.2實現信息資源的共享

在大數據時代，人們每天都要接受海量的信息資源，這使得人們的知識在不斷的增長，面對浩瀚的文獻情報，無論哪一個文獻部門或者檔案館都難以將全部的知識收集起來。故此，在今后的發展過程中，就需要到檔案、圖書等部門各自為政的局面，要實現一體化的管理，讓它們進行一體化的管理，實現信息資源的共享。這樣一來，就能夠有效的緩解存儲空間擁擠，緩解人員以及資金緊張的矛盾。此外，這種做法還能夠促進各類檔案室或者圖書室的發展，使它們能夠更好的滿足社會的多方面需求。

5.創新服務手段

5.1開展網絡利用服務隨著互聯網技術的發展，檔案部門或者各事業單位可以制作自己的網頁，將本單位的網站與檔案管理系統相鏈接，進而實現檔案的網上搜索，這種網絡化的服務能夠便利用戶的需求。

5.2建立檔案數據管理中心

檔案館可以與事業單位建立合作關系，通過與單位的信息管理部門進行配合，然后建立檔案數據管理中心，這樣就能夠實現檔案信息的資源共享，不但能夠滿足事業單位的發展需求，也能夠促進檔案館的進一步發展。

綜上，當前我國的檔案管理工作還存在著較多的問題，這嚴重影響了我國檔案事業的進一步發展。故此，在今后的發展過程，要采取相應的措施來創新檔案管理的方式，如提高檔案管理員的工作意識，對檔案管理機制進行不斷的完善，拓展服務領域以及創新服務手段等。這樣一來，就能夠促進我國檔案事業的發展。

參考文獻

[1]張星，李曉恩.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務，2016，05：92.

[2]王建勛.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江科技信息，2017，09：266.