信息時代下檔案管理工作的創新策略

劉德松

摘 要：信息化是當前時代背景下左右著社會發展的重要關鍵詞，也是大勢所趨，在信息化的趨勢下，許多行業都引入了信息化技術，檔案管理工作亦是如此，需要以此背景為基礎去積極的改革體制及相關技術等，才能夠保證檔案管理工作效率更高，確保檔案的安全，所以應當深入針對當前時代背景下的檔案管理工作創新進行分析。

關鍵詞：信息時代 檔案管理工作 創新策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（a）-0148-02

隨著社會的不斷發展，各個領域的競爭都愈演愈烈，在嚴峻的競爭環境下，效率成為了最重要的工作目標，只有確保工作效率，才能夠在當前的就業競爭中存活。檔案管理工作是多數企事業單位的必要工作環節，為了保證檔案管理工作的效率及質量，企業必須要對管理理念、管理技術等多個方面的革新提起重視，因此下文將主要針對信息時代的檔案管理工作創新進行分析，給出改革意見。

1 信息時代下檔案管理工作發展趨勢

1.1 無紙化

在以往的檔案管理體系當中，檔案主要是以紙質形式存在的，紙質的檔案，從建檔、儲存到調用，都需要耗費巨大的人力、物力及財力成本，建檔需要書寫，因此需要多人去完成，檔案存儲需要足夠的空間，因此隨著檔案的不斷增加，必須要持續拓展儲存空間，用更多的儲存室去保存這些檔案，顯然這樣的管理過程，每個環節都需要耗費大量的成本。而在網絡管理環境下，檔案以數據形式存在于網絡平臺上，不占據實際空間，也無需依靠多人進行管理，最重要的是無需再去耗費過多的成本區管理，因此無紙化是未來檔案管理工作的主要趨勢，這是無法否認的事實。

1.2 精細化

檔案資料的類別復雜，種類繁多，數量巨大，其事業單位中的每個部門、每個崗位細化到每個個人，都有獨立的相關檔案，這些信息集合起來，如果只依靠人力管理，是很容易混亂的，即便是在檔案庫內針對不同的檔案設置了不同的分區，隨著檔案數量的不斷增加，檔案的查詢與調動也會越來越耗時，影響管理效率。但是對于信息化的檔案管理系統，能夠根據內部的管理體系設置不同的分支，并且在大分支下，增設相應的子分支，層層明確會讓檔案信息的查找與管理更便利。

1.3 實時化

效率是當前社會的最大競爭力之一，檔案管理工作也需要根據這樣的趨勢去改革，才能符合當前時代的管理要求。以往的傳統紙質檔案管理，局限在固定的范圍內，建檔、儲存、調用及傳送都并不能實時完成，異地的資料傳輸，更需要依靠長時間的快遞運送過程去達成，這樣的管理模式顯然嚴重影響了工作效率。而在信息化的趨勢下，運用網絡檔案管理平臺，卻能夠在分秒之間實時完成檔案信息的傳輸交互，即便是跨越國界的檔案傳輸，也能馬上完成，這是巨大的進步，是檔案管理工作效率的質的飛躍。

2 信息時代背景下檔案管理工作的問題分析

2.1 管理機制不健全

完善的管理機制，是開展任何工作的基礎，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續工作的有序推進。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計劃，根據工作計劃去明確每天的工作任務，確保管理人員及時上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問題出現，這是最基礎的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點，導致檔案管理工作的規劃與實施過于隨意，不利于工作效率的提升。

2.2 管理規章制度不夠精細全面

管理規章制度是開展任何工作的基礎，所謂沒有規矩，不成方圓，檔案管理工作是需要慎重對待的工作，更要以謹慎專業的態度去看待，相關人員必須要意識到，單位內部的檔案，有許多是涉及重要機密信息的，所以如果沒有嚴格的管理規章為基礎去進行管理，無法明確權責，責任制落實不到個人，便很容易出現資料丟失或是被竊取的風險，特別是在信息化的環境下，管理規章也必須要結合當前的網絡化環境去改革，如果缺乏了這部分內容，管理工作必然會有更大的漏洞，但是當前多數企業的管理規章都并未考慮到當前的網絡化趨勢。

2.3 網絡管理環境安全性不足

信息化的時代下，數字化的檔案管理環境是開展檔案管理工作的前提，而網絡管理環境的安全性，則決定著檔案的安全及管理的成果。為此只有保證網絡環境的安全，確保檔案不會被竊取或是篡改，才能確保單位的利益不受損害。但是軟硬件的維護、安全技術的革新以及管理平臺的完善都需要付出一定的成本，所以許多單位為避免更多的支出，通常會選擇忽略，這樣的趨勢是對檔案管理工作改革優化十分不利的。

3 信息時代檔案管理工作改革優化策略

3.1 健全管理機制

任何工作都不可能在沒有框架的前提下運行，信息化的檔案管理工作，更需要有明確的工作規劃，步步為營的去落實，才能保證工作的秩序不被打亂。每一周的開始，每個月的月初，都應當制定并下放相應的管理任務，當前的管理任務應當根據上一階段的管理成果去進行規劃。在實際的檔案管理工作過程中，需要要求管理人員每天對自身的檔案建檔及管理行為進行詳細記錄。在每周、每月的工作結束后，則必須要求管理人員提交工作記錄及總結。除此之外，對不同級別的檔案資料，還應當設置相應的權限，各個部門的、各個崗位的檔案層級應當合理規劃，明確下放，這樣才能讓檔案管理的框架更加清晰。

3.2 健全管理規章

任何工作的開展，沒有相關法規作為基礎，都無法推進，信息化的檔案管理工作亦需要依靠相關規章去進行約束，才能條理清晰，有序推進。所以為保證檔案管理工作的效率及質量，首先必須要針對當前的管理規章進行完善。在以往的傳統檔案管理模式下所形成的規章，毫無疑問已經無法適應當前的信息化檔案管理模式，必須要考慮到網絡環境，根據當前的趨勢去完善規章，并且確保管理規章的權威性，才能發揮實際的成效。特別是在網絡化的趨勢下，許多原本的管理規章已經不適用與當前的檔案管理需求，所以必須要根據網絡化趨勢進行改革，將網絡平臺的檔案管理相關工作要求融入規章當中，包括管理權責分配、網絡平臺管理要求等，都應包含在內，這樣才能真正成為當前檔案管理工作的依據，促進管理效率及質量提升。除此以外，還應當定期開展內部討論會，針對近期以來信息化檔案管理工作中出現的問題進行分析，如果存在不合理的制度，應及時提出修正案，以確保后續的規章改革。

3.3 提升網絡管理平臺安全性

檔案是企事業單位的重要依據，檔案的真實性、全面性及安全性，決定著單位的切身利益，這也是檔案管理工作的意義所在。為了保證檔案不會被竊取或是篡改，對于檔案管理技術的革新，對于管理環境的維護，是不可忽略的。信息化檔案管理平臺功能是否足夠健全，用網環境是否安全，管理人員是否養成了正確的用網習慣，這些都關系到檔案管理的安全性。檔案管理部門必須要從正規的渠道引入正版的殺毒防護程序，及時更新防護程序的版本，除此以外，還要針對管理人員的用網提出相應的要求，登錄檔案管理賬號完成管理工作后，應當消除賬號相關信息，此外在傳遞檔案信息之前，應當事先檢測網絡環境安全性，盡可能避免風險的產生，才能讓檔案管理工作更加順利且迅速的完成。

參考文獻

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