高職教學檔案管理的特點及現代化管理對策

朱悅坤

摘要：高職教學檔案高職教學質量的重要反應，同時也是高職教學管理工作開展的依據。高職教學檔案具有多樣性、專業性、系統性等特點，做好高職教學檔案的管理，有利于檔案信息資源的開發利用，更好地服務高職教學工作，優化高職教學。本文就高職教學檔案管理的特點及現代化管理對策作了相關分析。

關鍵詞：高職教學檔案；管理特點；對策

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00

高職教學檔案記錄了高職教學活動，是高職教學工作的真實反映，通過高職教學檔案，可以找出高職教學工作中的不足，并有針對性的加以完善和改進，進而推動高職教學的更好發展。隨著高職院校規模的擴大，高職教學檔案管理工作也愈發重要。然而，基于檔案開發利用的需要，傳統的檔案管理方式已經不適合高職教學檔案工作的需要，而要想做好教學檔案管理工作，促進高職教學檔案的開發利用，就必須加快現代化管理，以現代化管理手段取代傳統的管理手段，從而提高教學檔案管理水平。

1.高職教學檔案管理的特點

1.1教學檔案的專業性

教學檔案記錄的是教學活動，而教學過程是一種專業的實踐活動，這種專業性決定了教學檔案具有專業性。教學檔案涉及到教學計劃、教學大綱、教材、課程設置、教學內容、教學成果、教學方法等內容，教學檔案的專業性使得教學檔案管理必須規范、科學。

1.2教學檔案的系統性和周期性

教學檔案與教學工作有關，其內容結構本身具有系統性。教學檔案是隨著教學活動的開展而形成的，涉及各教學實踐層次和管理層次，是一個完整的有機體。教學活動的開展都需要經過系統的規劃，在這種系統性的教學活動下產生的檔案也必然會具備系統性特征。教學檔案的周期性主要表現在學期、學年。在高職教學中，每一學期、每一學年都要對教學活動進行管理，各個階段共同構成完整的大循環周期。

1.3教學檔案的分散性和集中性

高職的教學活動和管理活動的分工，使得各教研室、各教學部門所產生的檔案信息也比較分散，使得教學檔案管理比較分散。但是，根據《高校檔案法規定》，教學檔案管理工作必須遵循統一、集中性的原則，在這種原則要求下，高職教學檔案管理具備分散與集中并存的特點。

2.高職教學檔案現代化管理的意義

高職教學檔案是高職教學工作的真實記錄，對高職教學發展有著借鑒作用，而要想發揮教學檔案應有的作用，就必須對其進行有效的管理。長期以來，高職教學檔案管理方式比較傳統，教學檔案依然以紙質檔案為主，檔案信息的采集、統計、分析依然靠人工方式，這種方式不僅效率低， 而且很容易造成檔案信息的不完整、失真，進而無法發揮教學檔案應有的作用。因此，革新教學檔案管理尤為重要。現代化管理是時代發展的內在要求，是高職教學檔案管理的重要目標。在高職教學檔案管理工作中，借助現代化管理手段，可以對教學檔案進行信息化管理，提高教學檔案管理水平，進而促進教學檔案的開發利用，更好地服務高職教學工作，推動高職教學發展[1]。

3.高職教學檔案現代化管理對策

3.1構建統一的檔案信息管理系統

在信息化時代里，傳統的檔案管理方式已經不適合高職教學檔案管理的需要，傳統的檔案管理方式會嚴重阻礙高職教學檔案的開發利用。信息化管理是信息時代的特征，高職院校應當認識到信息化管理的重要性。首先，高職院校要加大信息化的投入，推進檔案管理信息化建設；其次，結合教學檔案類別及特點，構建相應信息化管理系統，如，招生檔案，建立招生檔案信息系統、教學科研成果，建立與之相應的科研檔案信息系統，以計算機信息技術為支撐，實現檔案管理的信息化操作，從而提高檔案管理水平和效率[2]。

3.2變被動服務為主動服務

現代化管理注重的是服務。長期以來，高職教學檔案管理工作存在“重管輕用”的現象，使得許多教學檔案被遺忘、丟棄、摧毀。教學檔案具有較好的服務功能，基于現代化管理的需要，在高職教學檔案管理中，要變被動為主動，為檔案使用者提供全面的檔案信息服務。借助信息手段，構建完善的檔案信息檢索服務窗口，方便檔案使用者可以快速地找到檔案信息。另外，加強檔案工作人員的服務意識的培養，引導其樹立全心全意為學生、教師服務的觀念，進而實現教學檔案效用最大化[3]。

3.3完善教學檔案管理制度

在高職教學檔案管理中，制度是基礎，完善的制度有利于教學檔案管理工作的順利開展。基于現代化管理的需要，高職院校應當建立與現代化管理相適應的檔案管理制度。首先，要強化教學檔案的管理，將教學檔案管理工作上升到戰略高度，提高對檔案的認識。其次，要健全檔案信息的審查機制，對所收集的檔案信息進行全面的審查，確保檔案信息真實、全面，然后再歸檔。再者，要落實責任制，將教學檔案管理責任落實到具體部分、具體人的身上，從而更好地規范檔案管理行為，確保教學檔案管理工作的高效開展[4]。

3.4加強檔案管理人員的培訓

在高職教學檔案管理工作中，檔案管理人員能力水平的高低直接影響到了教學檔案管理水平。基于現代化管理的需要，高職應當加強檔案管理人員的培訓。首先，加強檔案管理人員能力的培訓，培養檔案管理人員信息化操作能力、檔案管理能力等；其次，加強檔案管理人員的職業素質教育，為教學檔案管理培養一支高素質的隊伍[5]。

3.5抓好教學檔案信息安全管理

基于現代化管理的需要，許多高職學校已經走上了信息化管理的道路。然而信息化管理是建立在互聯網的基礎上。在高職推進信息化管理的過程中，教學檔案信息安全也受到了較大的威脅。因此，要想保證教學檔案的完整、真實，高職應當做好教學檔案信息安全管理，要加大信息安全技術的應用，如身份認證技術、加密技術、防火墻技術等，以這些技術為支撐，提高教學檔案信息系統的安全性，避免檔案信息受到惡意攻擊[6]。

4.結語

綜上，高職教學檔案是隨著高職教學活動的開展而產生的，是高職比教學活動的真實反映，做好高職教學檔案管理工作尤為重要。基于高職發展的需要，高職院校應加強教學檔案管理，運用現代化管理手段以及計算機網絡技術，推動教學檔案管理工作的開展，提高教學檔案管理水平，進而促進教學檔案的開發利用，更好地服務高職教學工作，推動高職教學的更好發展。

【參考文獻】

[1]汪阜艷.淺談教學檔案現代化管理手段的轉變[J].才智，2014（27）：208.

[2]張麗.淺談檔案管理的優化與現代化路徑[J].中國科教創新導刊，2013（28）：255.

[3]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策[J].陜西教育（高教版），2009（01）：70.

[4]曹磊.檔案現代化管理中存在的問題與對策[J].黑河學刊，2006（04）：106-107.

[5]張曉玲.高校教學檔案的特點及其現代化管理對策[J].煤炭高等教育，2005（04）：112-113.

[6]吳丹.檔案現代化管理的若干問題與對策[J].黑龍江農墾師專學報，2003（03）：117-119.