基于IPAD的科技檔案管理思路探討

王天俊

摘要：本文針對當前紙質科技檔案管理的弊端，提出了基于IPAD的科技檔案管理私立，并給出了具體的功能設計與工作模式，按照當前的業務需求，提出了應用IPAD系統實現檔案電子化管理的方法，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：IPAD，科技檔案，管理，電子化

中圖分類號： G725 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）05（b）-0000-00

信息化的核心本質是信息資源的開發利用。企業信息化建設是建設在現代計算機應用技術基礎上的企業管理與科學技術的系統工程。而一個企業中的網絡系統軟件運用的好壞直接對生產產生極為重要的影響。本文對iPAD系統的管理及應用的實例進行分析，更加合理科學地管理科技檔案，促進企業快速發展。

1 系統的基本任務、工作模式

1.1 iPAD系統基本任務

iPAD系統基本任務主要是提高設計人員工作效率和工作質量，加強電子檔案工作的系統化、科學化管理，保證網絡運行安全通暢。主要內容有日常圖紙整理步驟，檔案人員操作手冊，設計人員使用手冊，統計人員使用手冊，管理員配置手冊等八個方面。

1.2 iPAD系統的工作模式及主要功能

iPAD從CAD圖紙的源頭—圖紙打印入手，對工程設計人員手中的CAD圖紙進行非人工干預的自動收集。首先設計人員通過網絡發出打印申請，提交給出版人員，出版人員對收到的圖紙進行硫酸圖紙的打印，打印完畢后圖紙自動存入Domino數據庫。此后系統后臺對CAD圖紙中圖標信息進行提取，并將提取的信息發布，供設計人員查詢、瀏覽、下載。 iPAD系統流程圖見圖1。

該系統以高速網絡環境為支撐，以DOMINO數據庫為核心、SQL server數據庫為補充，集成了CAD圖紙的打印、出版、實時積累、整理入庫，網絡發布，高速檢索、查詢下載等主要功能。

1.3檔案管理的主要任務

對日常圖紙整理。 iPAD系統提供了和其他“電子檔案管理軟件”接口功能， SQL Server數據轉換服務器具有強大的數據連接和轉換功能，通過這個接口可以從每張CAD圖紙文件中提取出來工程名稱、設計階段、工程圖號、圖名、設計人等信息，直接寫入到“電子檔案管理軟件”的數據庫內，減少了檔案人員的手工錄入文件級目錄信息的內容。過去檔案人員每日錄入文件級300條，現在從iPAD系統檔案接口樹狀圖標提取300張文件級內容只需幾分鐘的時間。大大提高檔案整編速度，使檔案整編人員從繁重的錄入工作中解脫出來，提高了“電子檔案管理系統”的使用效果。檔案整編人員對圖標信息進行提取在檔案計算機上進行，在寫入圖紙文件信息前，檔案整編員以藍圖與iPAD系統中提取的每卷冊圖紙對照，核對是否完整正確，以藍圖為準，加以更正。例如：一冊圖紙如藍圖目錄上標明是10張，而在iPAD系統中是8張，檔案整編人應補全另外2條文件信息。對于顯示有提取出錯的圖紙，檔案整編人整理成標準圖號再整編入庫。寫入過程結束后，系統將這些圖紙加上‘已經入庫的標志。

iPAD實現數據提取、調用及查詢，避免CAD圖紙信息在不同軟件中重復錄入而造成的信息不惟一和不可用等問題，實現數據的惟一性、正確性，增加了流程管理的實用性，初步實現了部門CAD制圖與自動歸檔規范化、智能化、一體化的全過程工作管理，實現了數據的集中管理及有效共享。

2 運用iPAD系統實現檔案電子化管理

通過手機CAD圖紙歷史版本，實現iPAD工程圖紙管理系統的綜合自動化、一體化，可以豐富館藏，提高設計水平，促進企業管理水平的提高。在網上直接截取文件級圖紙目錄，同時也節省人力，減少紙質檔案的借閱量。實現檔案電子化管理后，傳統紙質檔案的提供利用功能將大大削弱，圖紙及相關資料的借閱工作主要在電子檔案管理系統中完成。檔案管理人員從紙質檔案的整編工作轉變成對磁介質檔案的收集、整理和存儲工作。有了電子檔案后，可只保存一份，每年節省檔案密集架5節（每節1600元），若每冊藍圖成本5.71元，每年可節省曬圖費2.28萬元，這樣即縮小了庫房存儲空間，又降低了成本。還可進行光盤刻錄為用戶提供電子版的工程圖紙及資料。如果每套電子版光盤售價1萬元，假定單位每年設計的工程大約30多項，一年即可創造30多萬元效益。通過數據庫，可以設計成品-光柵、設計成品-矢量、原始檔案、規程規范、文書檔案、外院藍圖、科技資料、會計、聲像、地形圖、設備等檔案類型數據庫。

運用此軟件，也將方便設計人員，優化設計工作，充分體現為工程設計人員服務的思想。實行檔案電子化工作管理后，檔案室將取消卡片檢索，專業人員可以在網上查詢原始檔案是否已歸檔、瀏覽可套用的圖紙用于相近工程，下載設計水平最高的本專業圖紙來進行下一個工程的修改和利用，工程設計進度加快。使設計人員節省了到檔案室調圖、查閱檔案所花費的時間。設計人員在現場工地進行技術服務時，只要撥號上網即可實現遠程訪問iPAD工程圖紙檔案系統，使企業真正實現工程圖紙資料信息共享，既提高了工作效率，又降低了勞動強度。

計算機管理員為每一個設計人員設定基本權限，只能按需下載本專業或相關專業的工程圖紙，并定期對收集上來的電子文件進行光盤備份，異地保存，以防服務器發生不可預知的事故，提高了檔案資料的安全性。

iPAD系統還提供了可靠的基礎統計數據，快捷、方便，對于工程的投資及評價、估算、預測和企業一定時期的人員配置等等都具有重要的參考價值。

3 結語

通過iPAD工程圖紙管理系統的使用，提高了工作效率、解決了工作中的實際問題，得到了設計人員和檔案管理人員的雙重認可。 iPAD工程圖紙管理系統，實用性強、安裝方便、易于操作，滿足了設計人員CAD圖紙利用和科技檔案歸檔工作一體化的要求，在許多工程設計單位有廣泛的應用空間。

參考文獻：

[1]略論電力科技檔案管理經濟效益[J]. 王巍. 辦公自動化. 2016（18）

[2]淺談電力科技檔案收集[J]. 陳琳，張征容. 云南電力技術. 2014（05）

[3]電力企業科技檔案管理與利用的探討[J]. 陳琳. 云南電業. 2012（09）

[4]淺析我省電力企業檔案信息化的發展[J]. 言冰. 青海電力. 2003（03）