計算機辦公系統常見問題和解決對策

劉璇

摘 要：隨著我國信息技術和經濟的發展，計算機操作系統廣泛應用于社會各個方面，但由于操作者非計算機專業人士，計算機辦公系統又存在一定的復雜性，所以在應用計算機辦公系統中會出現各種各樣的問題，這些問題會影響辦公程序，甚至對辦公資源造成傷害。本文分析計算機辦公系統常見問題并提出相應的解決對策。

關鍵詞：計算機技術 辦公系統 解決策略

計算機作為高科技產物，具有強大的信息搜集、處理和分析能力，引進計算機辦公系統可以節約人力，優化辦公流程，實施“無紙化”辦公也響應了國家綠色環保的理念。但在應用計算機辦公系統中還存在一些問題，只有解決這些問題，才能更好地推動辦公信息化。

一、計算機辦公系統常見問題

1.辦公人員的計算機水平不高

隨著計算機辦公系統的不斷普及，這對于辦公人員的計算機水平提出了更高的要求。計算機辦公系統是以計算機的應用為基礎，要求熟練掌握辦公軟件，且不同行業有著不同的特點，操作系統也不一樣，具有一定的復雜性，要求使用者具備一定基礎的計算機水平，然而，每個辦公人員的計算水平高低不一，年齡較大的辦公人員由于身體的限制對計算機的接受能力比較薄弱，這就導致了辦公效率的低下。

2.操作失誤導致資料的丟失

由于辦公人員的計算機水平不高，在操作時難免會出現失誤，例如運用Excel處理數據時出現錯誤、退出時沒有保存文檔等情況，這會導致辦公出現差錯，資料遺失。在計算機辦公系統出現死機的情況或操作失誤時，辦公人員可能由于緊張等身體情緒，從而采取進一步的錯誤行為或者不知道如何操作，這有可能造成辦公資料的遺失或者損害辦公計算機設備。

3.計算機系統的維護更新不當

計算機的辦公系統屬于長時間使用的系統，系統會依照這個行業的專業發展水平進行持續的變化以及發展，更新系統的內容是為了適應新的和復雜的操作要求。一般來說，計算機系統的維護和更新應該由專業的技術人員來做，但由于非計算機行業技術人員較少，很多企業都是讓員工來對辦公系統進行維護更新，這很容易出現由于操作不當而損害辦公系統的情況。沒有計算機辦公系統實行良好的維護更新，也不能發揮計算機的效用。

4.防御意識薄弱引起病毒感染

病毒是計算機最大的敵人，同樣也是計算機辦公系統最大的敵人。由于辦公者的計算機專業技術薄弱，所以他們在防御意識上也存在誤區，這就給他們的辦公操作帶來了極大的安全隱患。在日常使用計算機辦公系統時，沒有安全防御的警惕意識，一旦操作不當不僅會導致整個系統的癱瘓，還會泄漏行業機密，其對于辦公單位的打擊無疑是巨大的。在病毒入侵時，辦公人員由于自身技術的限制不能采取有效的措施抵御病毒的入侵，也不能及時地保存資料，挽回辦公單位的損失。

二、計算機辦公系統常見問題的解決對策

1.大力提高辦公人員的計算機水平

辦公人員是計算機辦公系統的使用主體，要想有效提高計算機辦公系統的使用效率，必須提高辦公人員的計算機水平。單位必須對辦公人員進行計算機水平培訓，在認真的學習計算機辦公系統的基礎上，持續的強化計算機的辦公系統平常的練習，定期對辦公人員的計算機水平進行考核，發現其中的問題，并有針對性地解決，強化自身對計算機的辦公系統精確使用。在使用計算機的辦公系統中，對于操作失誤的發生是不可避免的。我們如果真的不小心操作失誤，需要進行合理的補救操作，正確的操作后大部分的資料是可以進行還原的。所以廣大的辦公者一定要去努力的學習辦公系統還原技術，確保出現了操作失誤后可以將資料找回來。

2.健全信息安全的制度和體系

辦公人員在操作計算機辦公系統時，必須對重要的資料和數據進行備份處理，及時丟失，也能夠找回，同時也要完善續完善辦公系統數據庫的保護與預寫功能，避免系統出現故障時，不能及時找到故障源頭并及時處理和解決。單位還應該普及辦公人員的信息安全觀念，及時升級系統中的防火墻和殺毒軟程序，同時下載和安裝程序補丁，保證數據的使用和存儲不會被更改和竊取。單位在應用計算機辦公系統時，可以建設安全網絡對系統中的數據進行加密，避免重要數據被竊而導致重大損失的情況。

3.引進完善的計算機辦公系統

一個完善的計算辦公系統應該包括檔案管理、會議管理、公文管理、日程事項、計劃安排等多項部分，企業在開發計算機辦公系統時往往不夠重視，開發較為倉促，系統存在著很多問題，辦公人員使用不暢會影響辦公效率。因此，企業在開發辦公系統時，應該結合行業特點，完善辦公流程，使得操作更為流暢，加強信息安全建設，避免資料的流失。

4.加快計算機辦公系統的人才培養工作

辦公系統要想高效穩定地運行，辦公自動化的建設過程與辦公資料“紙質化”、數據分析處理離不開高素質的計算機人才，系統的日常養護和升級也必須依賴他們。針對已經應用了辦公系統的公司，要積極組織辦公人員進行培訓和教育，辦公系統的建成并不是簡單的依靠計算機服務人員，個人能力再強也不能做到面面俱到，保證辦公系統的全面推行。因此，每一個辦公系統的使用者都要熟練掌握辦公系統的基本知識和一些操作技巧。

三、總結

辦公信息化技術化是當前辦公的趨勢，計算機辦公系統可以有效提高辦公效率，優化辦公流程，節約企業的成本，我們必須積極解決計算機辦公系統應用中的問題，提高辦公人員的計算機水平和信息安全意識，從而促進其更廣泛的

應用。

參考文獻：

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