辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

王劍

摘 要

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)之中，而且，傳統(tǒng)的信息處理的模式也不能夠滿足我們的需求，因此，本文針對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹，了解到計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，然后，根據(jù)此說法，闡述計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，了解其優(yōu)點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，最為明顯的一個(gè)標(biāo)志就是辦公自動(dòng)化，在我們的日常生活中計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為必不可少的一部分，尤其是在工作中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化，不僅能夠提高工作的效率，還能夠及時(shí)的處理繁瑣的信息，進(jìn)行資料的整合與儲(chǔ)存，但是，網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，具有一定危險(xiǎn)性，較容易泄露公司重要的信息，因此，要針對(duì)該問題提出相應(yīng)的解決措施，從而保障辦公信息的安全性。此外，本文重點(diǎn)講解辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，介紹其基本的應(yīng)用特征，了解辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用策略。

1 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

1.1 辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化的意思是，由于辦公的主要過程都是通過計(jì)算機(jī)來完成，所以，這種工作的方式被稱為辦公自動(dòng)化，主要是指利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)來完成辦公室里的各種業(yè)務(wù)，其中有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、整合重要資源和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存等工作。它主要是在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，再結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)以及信息管理技術(shù)來進(jìn)行工作。然后，相關(guān)的辦公人員就是通過利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和一些專業(yè)的處理軟件，來加工和管理搜集到的各種信息，接著，就是利用網(wǎng)絡(luò)，把已經(jīng)處理好的信息進(jìn)行存儲(chǔ)上傳。

1.2 現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化已經(jīng)被廣泛的使用，再結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人、機(jī)和信息三位一體的管理體系，有效的提高了公司的工作質(zhì)量和工作效率，而且，辦公自動(dòng)化主要是對(duì)文字和數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的處理，通過使用相關(guān)軟件，改變文本的板式和格式，最終，使得文字更加的規(guī)范和直觀，可是，計(jì)算機(jī)技術(shù)畢竟是一把雙刃劍，有利有弊，雖然方便了大家，可惜存在著未知的安全問題，比如說，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作時(shí)，辦公的信息安全得不到保障，極有可能出現(xiàn)泄漏、丟失或被竊取的問題，因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)施安全系數(shù)高的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而保障各公司的利益。

2 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)及特征

2.1 優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 能夠擴(kuò)大辦公的區(qū)域，起到優(yōu)化辦公環(huán)境的作用

有了計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，人們可以不用再獨(dú)立的進(jìn)行工作，可以通過網(wǎng)絡(luò)在線連接，相互協(xié)調(diào)，共同合作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，同時(shí)，還能夠進(jìn)行跨行業(yè)以及跨地域的交流，全面實(shí)行自動(dòng)化管理的體系，從而擴(kuò)大辦公的區(qū)域，優(yōu)化辦公的環(huán)境。

2.1.2 能夠降低管理成本

在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理的同時(shí)，可以減少辦公時(shí)所需的材料，所見一定的成本支出，這樣在實(shí)行自動(dòng)化管理的同時(shí)，既可以提高大家的工作效率，還能夠有效的節(jié)約成本。而且，還可以減少辦公人員，降低用人的成本，將公司的利益實(shí)現(xiàn)到最大化。例如，微軟公司通過采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，來實(shí)行動(dòng)化管理，到年末進(jìn)行結(jié)算，發(fā)現(xiàn)這年節(jié)省了四千萬(wàn)美元；中國(guó)的惠普公司也是如此，進(jìn)行自動(dòng)化管理后，它的辦公經(jīng)費(fèi)也比以往縮減了三分之一。所以，辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，在縮減辦公成本的時(shí)候，保障了公司的經(jīng)濟(jì)效益。

2.1.3 能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力，提高辦公人員的工作效率

在公司采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)后，具有辦公流程具體化、管理規(guī)范化以及交流自由化等特點(diǎn)，因此，可以將辦公人員從枯燥的工作中解放出來，將繁瑣的事務(wù)簡(jiǎn)單化，讓工作變得輕松起來，讓辦公人員在輕松的環(huán)境中發(fā)揮自己的創(chuàng)造力，作出創(chuàng)新。而且，由于自動(dòng)化管理的系統(tǒng)較為復(fù)雜，所以需要具有高技術(shù)和高知識(shí)的人來進(jìn)行操作，這時(shí)，就可以充分的激發(fā)出他們的創(chuàng)造力，畢竟，物競(jìng)天擇、適者生存，所以，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力，達(dá)到提高工作效率的目的。

2.2 特征

2.2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有邏輯結(jié)構(gòu)不會(huì)互相干擾的特征

首先，辦公人員在辦公的時(shí)候，會(huì)分為兩個(gè)步驟，獲取信息時(shí)，先從辦公的數(shù)據(jù)庫(kù)里調(diào)出使用，然后再采用專門的軟件來處理信息。雖然慢，但是如果軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)同時(shí)工作的話，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的狀況，使得導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不完整，更甚至，有可能出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象，這樣就嚴(yán)重影響了正常辦公的進(jìn)度，所以，計(jì)算機(jī)具有邏輯結(jié)果，使得數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間不會(huì)相互干擾，從而保障處理出來的數(shù)據(jù)具有一定的準(zhǔn)確性。

2.2.2 辦公的數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)更新

由于在使用辦公自動(dòng)化來完成各項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)用計(jì)算機(jī)來調(diào)出數(shù)據(jù)庫(kù)的信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的功能，但是，按照辦公用戶的需求，為了同一用戶在使用不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備或者不同的地區(qū)登陸辦公軟件時(shí)，能夠直接的調(diào)用用過的數(shù)據(jù)庫(kù)，就使得數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容能夠進(jìn)行異地同步更新，最終，保障了異地辦公的工作效率。

2.2.3 增強(qiáng)了辦公信息的安全性

在整個(gè)自動(dòng)化辦公的過程中，保障辦公信息的安全是最為主要的問題，目前，也有了相應(yīng)的解決措施。

（1）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，是指在面對(duì)安全等級(jí)較高的文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)列為重點(diǎn)保護(hù)的文件，并進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，然后，若有用戶進(jìn)行非法訪問的時(shí)候，該安全防護(hù)就會(huì)發(fā)揮作用，保護(hù)文件。

（2）就是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

（3）可以啟用防火墻。這時(shí)最為常見的一種保護(hù)系統(tǒng)，可以對(duì)信息進(jìn)行過濾和掃描，有效的防止病毒入侵，從而保障計(jì)算機(jī)的安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)之中，尤其是辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)有，為辦公系統(tǒng)帶來了極大的變化，顯著的提高了工作效率，增加了一定的科學(xué)性，但是，由于網(wǎng)絡(luò)具有一定的危險(xiǎn)性，所以，在應(yīng)用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，避免辦公信息的泄露及丟失，因此，一定要對(duì)辦公自動(dòng)化的技術(shù)進(jìn)行完善，為各個(gè)公司的利益做出保障。

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