檔案信息化建設分析

劉冠軍

摘 要：近年，我國提出信息化發展戰略，并制定《2006-2020年國家信息化發展戰略》規劃，得到各個產業和部門的響應，檔案的信息化建設也在有序進行，但在發展過程中仍存在很多問題，因此，為完善檔案信息化建設，對檔案信息化建設的研究與探討具有很大必要性。

關鍵詞：信息化 檔案 建設研究

1、檔案信息化理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發展到一定歷史階段的社會形態，而不是瞬間形成的結果。檔案信息化是指利用現代信息技術完成檔案工作的過程 。主要強調三個層次的含義：信息技術在檔案管理中的廣泛、深入的實際應用；通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉化為所需資料；檔案信息化逐步滲入全社會信息化發展之中。

檔案信息化的基本內容包括六個方面，分別為檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障體系建設。這些內容是由國家檔案局中央檔案館在2002年提出的。檔案信息資源建設是檔案信息化建設內容的核心部分，如何利用信息化充分利用和有效發揮資源的價值是檔案信息化建設的重要方向。

檔案信息化的主要原則，以全國信息化領導小組和國家檔案局的統籌規劃總統原則為導向，參考各地區各部門的具體實施原則，包括統一規范和標準，試驗先行、推廣在后，分步進行、總結漸進，合作、共享、保密。

2、檔案信息化建設存在問題

2.1檔案信息化認識不足

受傳統思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經深入人心，雖然數據、信息眾多、工作冗雜，但人們已經習慣了這種方式。要進行檔案的信息化對于傳統的人員設置、工作要求改變較大，進行檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是因為對檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，對于效率等各方面都有很大提高，檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，部門要加強對檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各積極開展檔案信息化工作，提高對檔案信息化建設的認識。

2.2檔案工作信息化人才較少

檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個、部門和社會發展最核心的要素，檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責；同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。檔案信息化建設它不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業、研究開發等領域，檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于檔案信息化建設的持續發展。

2.3信息化設備利用率低

檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分檔案館也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是促進檔案信息化的下一步重要工作點。

3、檔案信息化建設對策

3.1轉變傳統觀念，提高信息化意識

轉變傳統觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰，但是我們要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認識到信息化的這個大環境，認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合檔案事業改革創新的發展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清檔案發展的大方向，提供工作責任感、樹立現代化管理理念。通過領導與職工的共同努力，實現檔案信息化建設的進一步發展。

3.2加大人才培訓和招聘力度

檔案部門要加大對現有職工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的檔案信息化工作環境。同時還要注重檔案管理人才的培養，具備專業的檔案管理知識、有較強的整體規劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。要更好的做好檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業的人才融合培養，加強具備多能力人員的存在。

3.3建立檔案信息化建設工作組

檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

4、總結

由于我國經濟發展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設戰略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設必須與經濟發展水平相吻合；二是檔案信息化建設必須具有中國特色。基于此，我國信息化建設可采取“分步漸進，重點突破，適度跨躍，梯次前行”的綜合性發展模式。比如，在中國的東、南部沿海經濟發達地區及重點城市可選擇適當超前的跨躍模式；中部地區可選擇為工業化服務的梯次前行、重點突破模式；西部及經濟落后地區，只能采取邊發展經濟，邊刺激信息化建設的漸進式戰略。

參考文獻：

[1] 孟思恩，王穎，何芳.我國檔案信息化建設實施的理論思考.檔案學研究，2012.

[2] 周玲.劉檔案信息化建設的思考.檔案學通訊，2009.