對基于大數據的高校檔案管理信息化建設的幾點探討

摘 要：在大數據環境下，高校檔案管理需要有效的利用資源來保證檔案管理信息化建設的順利展開。引起領導層與所有員工的重視，挖掘檔案管理信息化建設的高效、便捷價值，注重人才的培養，注重資源的節約性運用。本文從基于大數據的高校檔案管理信息化建設角度出發，為有關工作開展提供參考意見。

關鍵詞：大數據 高校 檔案管理 信息化建設

基于互聯網、通訊技術發展而來的大數據，在各行各業都發揮著越來越重要的作用。對于高校檔案管理而言，其信息化建設可以有效的發揮檔案本身的大數據價值，讓檔案發揮更大的實用價值，同時讓檔案管理更為便捷高效，是檔案管理工作隨著時代發展的具體表現。

一、當下高校檔案管理信息化建設的常見問題

（一）缺乏足夠重視

在高校檔案管理中，信息化建設在不斷的推進，但是對于大多數高校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領導層對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，一方面是源于信息化建設需要耗費大量的資金，日常維護管理需要更為專業的人員，是一個長期投入的過程。另一方面在于信息化建設會帶來一定安全隱患，如果處理不好，容易導致重要檔案資源的泄露。因此，對于領導層而言，在此方面存在一定嘗試的動力，但是也對其隱患有較大的擔憂。面對著信息化建設在各行各業的展開，大多數學校仍舊會帶著嘗試性的心態做一定的檔案信息化管理的試水。而對于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現象。此外，對于檔案管理，各學校缺乏其價值的認可，由此導致在管理上相對混亂無序，無法將其實際大數據管理的價值發掘出來。

（二）缺乏專業高素質的人才

高校檔案管理有關工作人員往往不具有專業特長與積累，更多是學校教職工的安置性工作性質，對工作人員缺乏較高的專業素養要求。尤其是對于越來越多樣化的信息管理手段，較多年長的員工有些無所適從。部分檔案管理人員長期習慣傳統管理辦法，因此即便有信息化管理的配套設施，但是在使用上仍舊沒有充分發揮作用，或者使用的水平相對較低。對于信息化管理系統中的有關儲存、入檔編輯、搜索規律等都缺乏足夠的技巧掌握，由此導致信息化管理的功能無法有效展現。由于領導層的不重視，部分工作人員在檔案管理工作上缺乏上進心，流于形式，或者頻繁的馬虎大意，不注重其管理價值的挖掘。

（三）網絡安全問題

由于信息化管理在高校檔案管理中存在的時間并不長，同時每一年的網絡安全問題推陳出新。在解決舊的網絡問題后又會有新的問題處理。因此檔案信息化管理一直受到安全威脅的沖擊。當下的網絡互聯日益頻繁，檔案管理有關的數據庫也更容易與外界連接，部分是因為工作人員操作不當，部分是因為有關人員不遵守信息保密的規則與專業的系統操作，由此導致信息安全風險。網絡上會有多種的技術對信息盜取形成沖擊，對于管理人員，如果缺乏專業的水準，非常容易調入陷阱。

（四）資金缺乏

檔案信息化管理需要較多的資金支持，而且是持續性的維護管理。部分高校會花資金購買信息建設有關軟件與硬件設施，有的會聘用專業的信息化建設團隊做好學校的信息化建設工作。但是總體來說，整體的資金投放上相對較少，經費較為短缺，由此導致了最終成效不足，部分也與管理不善有密切關系。

二、基于大數據的高校檔案管理信息化建設

（一）引起領導層重視

要做好高校檔案管理信息化建設，可以讓更為完善的信息化管理來發揮檔案的大數據價值。要將該價值有效的引起學校領導與工作人員的重視。不僅要讓領導層重視，同時也讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設可以有效的讓各工作崗位獲得更專業的信息支持，提升工作的便捷性。通過專業信息化建設，在各有關系統賬戶的運用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，由此得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設鋪平道路。領導的認可可以有效促使其他部門工作人員配合有關工作的開展。

（二）注重人才的培養

要多選用專業的機構團隊或者在學校內部組建專業團隊，由此來更好的幫助信息化建設順暢、專業的展開。在崗位人員安排上，一方面盡可能選擇專業對口的工作人員，另一方面需要注重在崗人員的培訓學習。可以通過讓工作人員參與培訓班或者進修來提升專業素養。培訓可以在線培訓與實體課程培訓，具體依據工作人員時間、精力狀況，保證培訓安排的有效性。在崗培訓與崗前培訓都需要結合進行，有效的確保工作人員更好的掌握實際工作所需，讓工作能力隨著工作需求不斷的與時俱進。

（三）注重資源合理運用

作為高校本身，擁有著大量的社會資源與人才資源，為了減少信息化建設中的經費消耗，可以運用有效的資源來提供幫助。在信息化建設的有關系統設計或者日常維護中，可以運用教師團隊資源或者有關社會資源，盡可能的將費用降到可以承受的范圍，同時又保證系統的安全與有效性。在經費的運用上保持節約型管理，避免鋪張浪費。以實用性為主，避免過高標準而不適合實際所需。

三、結束語

基于大數據環境潮流，高校檔案管理信息化建設可以更好的讓有關工作與時俱進。但是在實際的處理中，也會因為多種多樣的阻力導致價值無法開發運用，甚至導致資源閑置浪費。要充分調動各方面的配合，有助于在信息化建設上保持更低成本，實現實用性的管理效果。

參考文獻：

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[3] 呂冰，姜涌.當代高校檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺世界，2016，（11）：28-29.

作者簡介：李君（1982.9-）男，漢族，籍貫：山西臨汾，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理，單位：山西師范大學臨汾學院。