信息化時(shí)代電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策

趙彩俠

摘 要：本文主要介紹了電力企業(yè)中實(shí)行信息化檔案的作用，剖析了現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題，并提出了提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 電力企業(yè) 檔案管理 措施

1引言

信息化技術(shù)對(duì)電力企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，傳統(tǒng)上，電力企業(yè)保管檔案的主要形式是紙質(zhì)檔案，檔案管理人員通過分類、編號(hào)，將紙質(zhì)文件整理成冊(cè)，并放在專門保存檔案的地方，工作流程復(fù)雜而又不便。進(jìn)入信息化時(shí)代之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)受到了極大的沖擊，為了滿足電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用先進(jìn)的信息化管理模式，以促進(jìn)電力企業(yè)管理效率的提升。

2電力企業(yè)中實(shí)行信息化檔案的作用

2.1信息化貫穿檔案管理整個(gè)過程

從檔案開始形成到檔案被銷毀的整個(gè)過程，信息化貫穿始終，并能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效的控制，如檔案的目錄編輯、檔案的歸類等。當(dāng)前，我國對(duì)電力企業(yè)檔案管理信息化有著嚴(yán)格的要求，信息化檔案不僅要有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能，更要有管理不同類型檔案，特別是虛擬化檔案的作用。信息化檔案在對(duì)資料和信息進(jìn)行收集、分類、編目的基礎(chǔ)上，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，形成相關(guān)的錄音、圖像、圖片等數(shù)字化的文件，記錄與電力企業(yè)運(yùn)營相關(guān)的檔案資料。信息化檔案的主要功能之一就是編制圖像和聲音，這個(gè)功能主要依托于信息化的有效運(yùn)用，使檔案管理更加形象，檔案管理工作的效率得以有效提升。

2.2保證電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化

信息化檔案可以有效地保證電力企業(yè)的檔案管理相數(shù)字化工作流程邁進(jìn)。信息化檔案管理與實(shí)際中的檔案管理工作息息相關(guān)，在完成實(shí)體的紙質(zhì)檔案資料整理后，就要進(jìn)行相關(guān)的電子化檔案處理，這個(gè)過程要注意前后流程的緊密銜接，確保檔案信息的完整性，確定每份實(shí)體檔案都實(shí)行了信息化管理，進(jìn)而提高了檔案管理的效率和水平，更避免了檔案資料的丟失。另外，有些電力企業(yè)內(nèi)部建立了專門的電子檔案館，還建設(shè)了專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這樣做不僅能夠加快電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，更提高了信息資源的利用效率，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的信息資源基礎(chǔ)。

3現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題

3.1檔案管理人員的管理理念相對(duì)落后

現(xiàn)階段，信息時(shí)代對(duì)電力企業(yè)的影響程度尚處于初級(jí)階段，相關(guān)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還不夠準(zhǔn)確、不夠深刻，認(rèn)為信息化檔案就僅僅是利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理，而沒有將檔案管理工作與信息收集、獲取和瀏覽工作結(jié)合起來。這種做法實(shí)際上將檔案管理工作與信息工作分離開來，只是將信息化作為檔案管理的其中一個(gè)工作流程，稱不上真正的信息化。

3.2檔案管理信息化投入不足

當(dāng)前，電力企業(yè)檔案管理信息化仍然處于起步階段，在硬件和軟件的投入上都顯得異常不足。一方面，在硬件上，電力企業(yè)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備都是老化的機(jī)器，不能適應(yīng)先進(jìn)信息化技術(shù)應(yīng)用的客觀條件；另一方面。在軟件上，電力企業(yè)沒有適時(shí)更新最新的檔案管理軟件，導(dǎo)致檔案管理的工作效率得不到有效的提升。

3.3檔案管理缺乏安全性

電力企業(yè)檔案信息化管理雖然減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，但是處于各種原因，信息化檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案。現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相當(dāng)發(fā)達(dá)，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便利，隨時(shí)有可能實(shí)施竊取信息的犯罪行為，甚至完全讓人查不到蹤跡，這種情況威脅著電力企業(yè)檔案信息的安全。

4提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施

4.1提高對(duì)信息化檔案的認(rèn)識(shí)

隨著人們生產(chǎn)和生活對(duì)電力需求的增多，電力企業(yè)要管理的檔案數(shù)量也會(huì)不斷增加。檔案是電力企業(yè)經(jīng)營管理的重要依據(jù)，要想解決檔案管理信息化建設(shè)過程中遇到的問題，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先必須加強(qiáng)對(duì)信息化檔案的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)清信息化檔案的重要性，只有從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)了對(duì)信息化檔案的重視程度，才能保證信息化管理的有效開展。

4.2加大檔案信息化管理的投入力度

在硬件上，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加大對(duì)硬件設(shè)備的投入，替換原有的老化的計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備注意維修和系統(tǒng)更新保證檔案管理工作的順利開展；在軟件上，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重先進(jìn)檔案管理軟件的引進(jìn)，實(shí)行轉(zhuǎn)款專用，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，也要重視安全軟件的應(yīng)用，軟件引進(jìn)之后更要注重后期的更新與殺毒工作。

4.3切實(shí)保證檔案管理的安全性

信息技術(shù)為檔案管理工作帶來極大便利的同時(shí)，也給檔案帶來了一定的安全隱患。為了保障電力企業(yè)檔案信息的安全，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)的安全管理規(guī)范，采取必要的安全防范技術(shù)和手段從根源上隔絕安全隱患。針對(duì)電力企業(yè)的重要既要文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限并嚴(yán)格監(jiān)管，避免惡意竊取和泄露檔案信息的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.4建立健全檔案信息化管理制度

制度是檔案管理工作規(guī)范化的保障，有了制度的保駕護(hù)航，電力企業(yè)檔案信息化管理工作就能越來越高效。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化管理工作制度化，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)分工負(fù)責(zé)、職責(zé)明確的工作體系，保證電力企業(yè)檔案管理工作人員能夠切實(shí)貫徹執(zhí)行信息化管理制度。同時(shí)，將信息化管理的工作責(zé)任納入到工作人員的考核制度中，使信息化管理的責(zé)任跟績效掛鉤，督促檔案管理人員提高工作質(zhì)量。

4.5提高檔案管理人員信息化技術(shù)水平

檔案管理人員是電力企業(yè)實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)的主力軍，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能。一方面，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)優(yōu)秀管理人才的引進(jìn)，優(yōu)秀管理人才必須具備較高的信息化技術(shù)水平，能夠熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作；另一方面，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，組織他們參加有關(guān)信息知識(shí)和技能的培訓(xùn)，使他們具備適應(yīng)工作必備的知識(shí)和技能。

5結(jié)語

總之，為了在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位，電力企業(yè)必須更新檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉伶俐.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策[J]，通訊世界，2017（22）：330-331。