信息化時代下基層檢察院檔案管理的創新

崔衛榮 沈紅華

摘 要：在信息化時代背景下，對社會各行各業的信息化建設有較高要求，只有加快信息化建設步伐，才能使行業發展與時俱進，實現可持續發展。基層檢察院是我國重要的法律監督機關，為維護社會公平與伸張正義發揮著重要作用。隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平的逐漸增強，基層檢察院的檔案信息管理也應緊跟時代發展的步伐，從而提升信息技術水平，將檔案管理制度向科學化、資源化、更高標準化的方向推動和發展的道路，使檔案信息管理的效率和質量得到顯著的提升。本文以創建數字化檔案室為基礎，如何推動并提高檔案管理創新的問題進行探究分析。

關鍵詞：信息化時代；檔案信息；管理創新；檢察院

在我國的管理工作中，檔案管理屬于十分重要的一項工作。隨著科學技術的發展，網絡平臺上具有檔案管理功能的應用軟件也越來越多，但是由于檔案管理系統的建設的規范性和統一性仍然不夠理想，因此在進行有序的檢察院檔案管理的工作開展中仍然存在著許多障礙。因此，從分析基層檢察院檔案管理信息化建設的意義和存在的問題入手，深入剖析了當前檢察檔案管理信息化建設存在的主要問題，并從統一規范、建立機構、制定規范和教育培訓等方面，提出了加強基層檢察院檔案管理信息化建設的對策措施。

1 在信息化時代開展基層檢察院檔案管理方式創新的重要意義

首先，我國計算機網絡水平的不斷進步，為我國檔案科學化信息管理的推動提供技術支持。因此實施檔案科學化信息管理，有利于工作人員進行有效、快速的數據整理及分類，此外，利用計算機網絡技術，不僅有利于工作人員對信息的錄入、收集等環節更加快速方便，也有利于降低因工作人員失誤出現信息采集錯誤的情況發生，對人力資源進行更好的安排。

其次，任何檔案的收集、整理和存儲，都是為了日后的利用和資源共享，同樣檢察機關的檔案建設也是為了日后的查詢和利用。而信息化建設就是通過計算機和網絡實現信息的存儲、傳輸和共享。通過比較檔案建設和信息化建設的作用，我們不難看出兩者之間存在的內在聯系。檢察機關完全可以通過檔案管理信息化建設，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的高效共享，從而方便檢察干警的檔案查詢和利用。

再次，檢察機關的檔案建設貫穿檢察院履行法律監督職能的始終，是履行職能的真實記錄，具有極其重要的作用。然而在經濟高速發展的今天我們應當注重當地的法治管理，開展當地在信息化時代下檢察院檔案管理方式的創新，可以幫助基層檢察院更有序的開展工作，為人民服務，在經濟快速發展的時代為人民的生活提供更完善的法律保障。

2 當前基層檢察院檔案信息化建設現狀

1）檔案信息化資源相對分散。隨著檢察院信息化的不斷發展，檢察院辦公自動化系統的開發，產生了大量的電子公文，這些都需要及時、準確、有效地被新型的檔案管理系統所接收。而部門的辦公軟件系統無法融入到檔案管理系統軟件之中，導致部門產生的越來越多的電子文件資源相對分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。

2）檔案管理的基礎工作不到位 。基層檢察院在檔案信息化建設中，其基礎工作相對不到位。首先，檔案信息系統是檔案信息化實現的有力保障，但諸多地區檢察院的檔案信息系統建設水平相對較低，難以充分發揮檔案管理作用。其次，檢察院方面未能針對檔案信息化建設和檔案管理制定完善的制度，導致制度保障缺失。

3）檔案管理人員素質不強。技術部門缺乏人才，使基層院檢察信息化建設力不從心。受人員編制所限，檔案部門人員配備不足，難以保持檔案管理工作的梯次銜接，更難以實現檔案管理工作的開拓創新。因此對于信息技術這門科技含量很高的綜合技術，顯得束手無策，很難提出一個長遠的發展規劃、很難得心應手地組織建設信息化建設。

3 加強和推進基層檢察院檔案管理信息化建設創新的幾點想法

3.1 構建適合檔案信息化要求的檔案管理體制

檔案信息化工作是基層檢察院信息化建設的重要組成部分，因此，首先要加強對檔案信息化建設的組織領導，把檔案信息化建設納入基層檢察院信息化建設的總體格局中去，進行統籌規劃、整體設計；其次，要逐漸建立和完善信息化檔案室的各種管理制度。進一步制定信息化檔案管理的流程，把檔案信息化管理的各種資源融入到單位信息化建設中去。因此需要發揮分管領導的帶頭作用，對檔案室中的相關工作進行監督，并且與其他部門之間相互配合，制定相關的制度和條例，以此來健全管理系統，保障工作的效率和質量。在進行基礎設施建設的過程中，選擇相應的設備十分重要，目前我國對此頒發了《紀檢監察機關檔案管理系統》，并且在全國范圍內的紀檢監察系統中廣泛推廣，以此來有效促進檢察院檔案信息化建設。

3.2 優化檔案信息化處理流程

在信息化時代下，基層檢察院雖然處于不斷加強檔案信息化建設中，但其信息化建設水平仍然相對較低，不能適應高級檢察院未來發展趨勢。對此，相關人員有必要對檔案信息化處理流程加以優化，為檔案信息化建設創造有利條件。首先，在錄入檔案信息之前，相關人員應保持謹慎認真的工作態度，進行拿取檔案、分類歸納檔案、拆除檔案裝訂等操作，對系列檔案信息加以妥善處理。其次，在錄入檔案信息時，檢察院工作者可根據一份案卷檔案信息量而選擇錄入方式，或獨立存儲，或放置于某一圖像文件中。最后，將紙質檔案重新裝訂，并妥善保存；將電子版檔案信息進行有效歸檔、查驗、注冊，有利于實現檔案信息系統工作的最優化。

3.3 加強檔案人員的培訓力度

為了使檔案工作人員的業務知識得到有效的擴展和更新，使基層檔案人員的檔案意識得到顯著的提升，檢察院應加強對工作人員的培訓力度，有效提升其計算機網絡技術的操作水平，優化和拓展知識體系，使其能夠對檔案信息化的知識儲備和實踐技能得到充分掌握和提升。首先，加強思想培訓，使檔案管理工作者對檔案信息化給予高度認同和重視。與此同時，將檔案工作人員結構加以合理調整，充分發揮人才優勢。其次，采取分層次培養的方式而開展培訓工作，使培訓工作更具針對性，可對不同對象加以必要的培訓。例如，在檔案信息安全管理中，應對工作者加強信息安全培訓，使其能夠對信息系統采取有效的殺毒措施、防火墻配置等，確保電子案卷檔案的安全性。最后，對檔案管理工作者加強技能培訓，使工作人員能夠對新技術、新設備有著全面的了解和掌握，對推進基層檢察院檔案信息化建設進程發揮著重要作用。

4 結語

思考信息化時代下基層檢察院檔案管理的創新，利用檢察院檔案管理網絡系統完成文書檔案和網絡檔案的統一管理，利用信息技術建立完整的檢察院檢索平臺，促進檔案資源的共享，從而促進基層檢察院的檔案管理方式與信息技術相結合，更加高效有序的開展檢察院信息管理工作。

參考文獻

[1]于永華.新形勢下基層檢察院檔案管理工作探討[J].法制博覽，2015，（22）：172.

[2]陸淵.檢察院檔案管理系統建設的原則與重點[J].中國檔案，2012，12：62-63.

[3]李潔，張吉哲，楊柳.新形勢下檢察檔案管理問題及對策研究[J].法制與社會，2016，21：195-196.

[4]張曉然.基層檢察院檔案信息化建設的探討[J].辦公室業務，2014，（07）：164.

[5]閆淑英，曲雯雯.基層檢察院檔案信息化關鍵問題探討[J].科技創新導報，2012，08：248.