探究檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

摘 要：近年來，隨著檔案管理現代化進程的加快，檔案管理過程中存在的一些問題開始顯現。由于目前我國檔案管理的標準化程度不高，導致檔案管理工作的開展受到一定程度上的阻礙，本文分析了檔案管理現代化過程中存在的一些不足之處，并針對這些問題提出了一些改進建議，以供廣大相關工作者參考借鑒。

關鍵詞：現代化；檔案；管理

隨著信息時代的到來，計算機技術得到普遍的應用和推廣，這為傳統的檔案管理模式帶來了極大的挑戰。在新的時代背景下，檔案管理要做出與時代發展相適應的調整，只有在傳統管理模式的基礎上加大創新力度，才能有效提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作向現代化的轉變。

1 檔案管理現代化過程中存在的問題

1.1 檔案管理現代化意識的缺乏

要想從根本上實現檔案管理的現代化，首先要樹立現代化檔案管理的理念。假設沒有理論基礎的支撐，就算在管理過程中應用再先進的設備與技術，任用專業技能水平再高的人員，也無法真正意義上的實現檔案管理的現代化。

檔案管理現代化意識的缺乏主要表現為領導不夠重視，工作人員在思想上認知不足等方面。首先，由于領導對檔案管理工作的忽視，會導致在資金的投用上存在困難，使得設備得不到及時的更新，人員配置也不能夠實現最優。同時除此之外，因為忽視對檔案管理現代化進程中出現的一些狀況的考察和分析，導致在管理上出現問題時沒能做好充分的準備，在解決問題時無從下手。

除此之外，許多檔案管理人員對檔案管理現代化的工作認知僅僅停留在口頭層面，并不能夠從根本上把握檔案管理現代化的發展精髓，在管理理念上依舊堅持保證檔案不丟失即可的消極態度，在意識上嚴重缺乏主動性[1]。

因為檔案管理現代化意識的缺乏，導致即便使用了先進的科技手段也難以從根本上提高檔案管理的效率。面對大量的檔案信息，傳統的管理模式很容易出現錯誤，這些均從不同程度上阻礙了檔案管理向現代化、科學化的轉變。

1.2 檔案管理人員的個人素養有待提高

要想使檔案管理現代化工作順利的進行，就離不開現代化綜合性人才的推動助力、現代化的檔案管理模式只要依賴于信息科技的使用。計算機及網絡技術能夠憑借自身高效的信息處理、輸入及存儲能力提高檔案管理工作的科學性和規范性，同時節約了勞動力資源。

計算機信息技術的應用和推廣為檔案管理現代化的改良進程帶來了質的飛躍，促進了傳統的檔案管理模式向更安全、更快捷、更規范的科技化檔案管理模式轉變。然而檔案管理模式趨于科技化的同時對管理人員的業務水平提出了較高的要求，管理人員不僅能夠充分的運用檔案管理學的知識，還要熟練的掌握計算機網絡技術。現階段來說，大部分的檔案管理人員并不能夠完全達到這些標準，這就為檔案管理現代化的實現帶來了難點。

1.3 檔案管理工作缺乏資金支持和統籌規劃指導

受到經濟因素的制約，一些檔案管理部門在檔案管理的現代化建設工作中不能確保資金的大力投入，導致落后的技術和設備遲遲得不到更新，使檔案管理工作的現代化水平偏低。

除此之外，由于地方各級的檔案管理部門缺乏科學的統籌規劃指導，導致檔案管理工作未能夠明確目標，并且不具備統一的標準，使得管理使用的一些設備和配置參差不齊，導致檔案管理信息在傳遞上遇到瓶頸，各級的工作不能夠良好的實現對接，阻礙了檔案管理現代化進程的推進。

2 改進檔案管理現代化工作的措施

2.1 樹立現代化的建設檔案管理意識

要想從根本山做好檔案管理的現代化建設工作，就要從領導干部及管理人員的思想意識入手。只有樹立了現代化的建設思想，才能夠在開展一系列具體的管理工作中明確方向。

現代化的檔案管理意識具體指將工作的重點放眼于環境和形式，加大檔案管理工作的投資力度，不斷創新管理模式。首先，還是要提高領導層對于檔案管理工作的重視，來確保能夠加強資金的投資力度，使得設備得以更新，優質勞動力更加充足；其次，要不斷的更新管理技術設備，為檔案管理的現代化建設提供硬件的支撐；第三最后，要規劃管理人員的合理配置，滿足新形勢下檔案管理模式的需求。

除此之外，要重視管理人員思想意識的塑造。管理人員應樹立起依托科技手段，實現創新型管理的管理理念，將思想意識與當前的新形勢充分結合，屏除落后的檔案管理理念，積極實現檔案管理工作由被動向主動、有原地踏步向穩步前行的轉變。進而使得檔案管理工作更加有準備、有規劃、有保障的進行下去。

2.2 加強檔案管理隊伍的建設

新型人才的加入能夠為檔案管理的現代化建設工作注入源源不斷的動力，加強檔案管理隊伍的建設主要從加強管理人員的專業技能及個人素質的培養兩方面入手。

首先，要重視檔案管理人員基本素質的培養，要使其樹立正確的管理意識，激發個人潛能，幫助管理人員樹立甘于奉獻，勤勞敬業的工作態度，引導積極主動的去參與更多專業知識技能的學習，從而提高檔案管理工作的效率；其次，要加強對管理人員計算機技術的訓練，可以制定嚴格的獎懲制度來提高管理人員的學習效率，引導并鼓勵管理人員依靠信息化的科學技術進行檔案管理的相關操作[2]。努力培養大批的綜合性人才，提高整個檔案管理隊伍的管理水平，同時為現代化建設提供人才儲備。

2.3 加強檔案管理工作的硬件設施建設

硬件設備是檔案管理工作中的物質基礎，加強硬件設施的建設，依托更加先進的現代化技術設備能夠為檔案管理的現代化進程提供物質保障。隨著科學技術的發展，檔案管理工作越來越依賴于計算機、打印機等現代化設備。只有充分發揮現代化設備在檔案管理工作中的積極作用，才能夠在檔案信息的整合歸納、檔案的記錄檢索以及信息傳輸等各個環節實現較為全面的現代化管理。

除此之外，現代化檔案管理設備的使用還能夠有效的消除區域間檔案信息交流的阻礙，為檔案信息的傳播消除了一定程度上的阻礙，使檔案信息的使用更加便捷，加速了檔案管理現代化的建設腳步，為檔案管理工作創造更高的社會經濟效益和社會價值。

3 結論

總而言之，要想使檔案管理工作更好的適應當今社會的發展，就需要將改良的目光放眼于其現代化過程中的方方面面，希望本文提供的改進措施能夠為相關工作者提供幫助建議，促進檔案管理的現代化建設工作更加智能化、科技化、合理化的進行。

參考文獻

[1]叩穎.新形勢下檔案管理現代化探究[J].秘書之友，2017（11）：42-44.

[2]田衛慶.檔案管理現代化中檔案管理原理的應用實踐微探[J].呂梁教育學院學報，2017，34（01）：58-59.

作者簡介

江玫（1979-），女，福建福州人，碩士研究生，館員，檔案管理方向