淺析機關人事檔案管理存在的問題及對策

李洪玲

摘 要：現階段，我國的經濟發展的十分的迅速，機關事業單位的發展也有了很大的提高。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內容，尤其是對于機關事業單位來講，人事檔案管理的工作尤為重要。隨著科學技術的不斷發展，我國開始進入信息化的社會以后，機關事業單位原有的人事檔案管理中存在的問題就逐漸暴露出來。本文通過簡要介紹機關事業單位人事檔案管理工作中存在的問題和不足，進而提出了相應的解決策略。

關鍵詞：機關人事檔案；管理過程；主要問題；對策措施

人事檔案是一個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

1 加強人事檔案管理信息化建設的現實必要性

人力資源是一個單位賴以生存和發展的核心資源，而更是人力資源中的核心。一個單位想要發展的很好，隊伍的管理和作為至關重要。而人事檔案又是可以相對直觀的反映成長過程的核心支撐材料，是做好人事工作的重要載體。隨著時代的發展、技術的進步，人事檔案管理的信息化建設既是人事管理的基礎數據支撐又是高效選人用人的必然需要。通過信息化建設，可以規范各項數據指標、實時查閱相關信息、及時更新個人存檔數據，有利于在“以人為本”理念基礎上，基于個人不同的特點與能力，進行差異化的崗位設置，并就個人前途發展、職業培訓等合理配置，實現崗位設置目標與個人發展相結合，相互促進、實現雙贏，最大限度發揮人事信息管理的價值。同時，人事檔案信息化建設也是人事檔案自身發展的客觀要求，將檔案信息按照需要進行項目管理、績效評價、薪酬管理、職稱評價，實現信息資源的整合，更好地適應大數據時代與改革創新發展的現實環境。

2 機關人事檔案管理過程中的主要問題

2.1 人事檔案信息的真實性、關鍵性、規范性存在問題

一是“涂改造假”。指用不正當的方式涂改檔案內容，或將虛假材料裝入個人檔案，具有明確的目的性和針對性。涂改造假的人事信息，會使人事部門從檔案中獲得不真實的信息，對人事工作產生誤導，很可能造成工作被動甚至重大失誤，應嚴肅處理、堅決制止。二是“缺少關鍵材料”。缺少最新版的履歷表、學歷學位材料、年度考核材料、二個月以上的培訓材料、中級以上的職稱材料、入黨志愿書、任免審批材料、工資套改材料等關鍵材料。三是“材料制作不規范”。檔案材料必須規范整理，做到分類準確、排列有序、加工合理、目錄清楚、裝訂整齊。

2.2 傳統檔案管理思維的束縛

人事檔案管理工作的革新與發展必須以傳統的檔案管理模式為基礎，所有的檔案管理工作都有其管理系統作為革新和發展的基礎。我國的檔案管理工作已經發展了很長的時間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經驗，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統的檔案管理模式在信息技術環境下存在一定的局限性，所以機關事業單位要對過去的管理模式進行仔細的研究和總結，在傳統人事檔案管理模式的基礎上尋求革新與發展。

2.3 人事檔案管理人員的綜合素質不高

人事檔案管理是一項內容復雜且操作度較高的工作，其不僅需要管理人員將檔案材料的內容進行細致且充分的掌握，同時還要嚴格按照管理制度來對檔案材料信息的內容進行增添。然而，縱觀我國當前絕大多數機關事業單位的人事檔案管理現狀來看，不僅沒有對內部的人事檔案管理人員展開相關的培訓工作，同時在管理制度內容的制定上也表現得過于隨意。在這種狀態下，機關事業單位的人事檔案管理人員表現出了整體素質水平不高且工作狀態懶散的情況，嚴重制約了人事檔案管理價值的正常發揮。

3 機關人事檔案管理過程中的主要問題的對策措施

3.1 加快人事檔案管理方法的創新速度

為了與新的信息時代背景相適應，我國眾多機關事業單位正在積極的推行改革，促使人事檔案管理工作從分散式管理逐漸向社會集中化管理的方向發展。這樣的改革措施可以在一定程度上促進人事檔案信息資源的優化整合。所以，機關事業單位應該對自身內部各個管理部門的檔案管理作出科學化的調整，最大程度的滿足社會市場經濟體制對機關事業單位的人事檔案管理的要求。并且機關事業單位還要引進具有先進管理水平的檔案管理人員和先進的人事檔案管理的理念，防止在人事檔案管理的過程中出現較大的管理漏洞和風險。

3.2 高度重視人事檔案的安全工作

（1）中心制定了嚴格的制度：所有人員一律不準在檔案室吸煙、喝水、吃東西。（2）積極提升檔案室的硬件設施：將地面重新鋪設防水層，將木地板改成防滑磚，每間屋子新購功能更強的除濕機、不定期更換干燥劑，將原來面向背面的換氣扇重新安裝在走廊一側，在換氣扇的出風口安裝了牢固的防鼠網，最大的檔案室安裝了一臺大3P的空調。堅持每天上班就開通換氣扇和除濕機，確保空氣的流通、干燥。（3）請宜賓的檔案除蟲專業人員對檔案室進行了一場封閉的、徹底的除蟲大戰，將可能出現的情況扼殺在萌芽狀態，避免了蟲害事件的發生。（4）中心還購買了一套全新的用二維碼管理的檔案管理系統，安排專人花了一年多的時間將檔案室的所有檔案重新錄入新系統，徹底解決了以往檔案系統導入中出現的錯誤信息和由于管理不當出現的誤漏、漏登等造成的查找檔案情況。（5）嚴格規范了檔案管理人員的平時工作制度，對轉遞檔案、借閱、機要檔案實行了嚴格的登記管理和電腦系統管理，有效杜絕了檔案去向不明現象的發生。為應對紙張老化等問題，預計不久將啟動把所有檔案拍照成電子檔案存放于電腦中管理。

3.3 提高人事檔案管理人員的綜合素質

在機關事業單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員起到了非常重要的作用。通過上文中的介紹可知，在絕大多數機關事業單位中均存在著檔案管理人員的素質水平低下的情況，從而嚴重影響到了人事檔案管理工作的順利開展。基于此，為了能夠有效促進機關事業單位人事檔案管理工作效率的發揮，單位領導需要從如下三個方面來進行改善：首先，單位領導要經常性地開展內部培訓活動，并且要根據大多數檔案管理人員的意見與建議來對當前的檔案管理制度展開及時的調整和優化，確保檔案管理人員的綜合素質能夠達到應有標準；其次，單位領導要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術培訓與學習活動，并且要給予工作表現良好且專業技術水平較高的檔案管理人員以適當的精神和物質獎勵；最后，單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性，通過經常舉辦內容豐富的文體活動，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時促進機關事業單位形成一個良好的工作氛圍。

4 結語

總之，事業單位加強人事檔案信息化管理意義重大，能夠提升工作效率，更好地發揮出檔案資料的作用。對此，事業單位要提起重視，逐步增加資金投入，健全各項管理制度，為人事檔案管理信息化建設創造有利條件。而檔案管理人員也要主動學習，用好先進信息技術，增強主動服務意識，為事業單位的發展創造良好條件。

參考文獻

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