芻議學校檔案管理工作中電子檔案的應用

張慧林

摘 要：近年來，隨著現代信息技術的飛速發展，我國已經進入信息化時代，現代信息技術開始在各行各業中普及，對我國各行業的運營和管理效率具有極大的促進作用，尤其是在檔案管理領域，運用電子檔案管理更是提升了管理的效率。目前，我國大部分地區的學校都開始運用信息化電子檔案管理檔案。本文就簡單討論了學校檔案管理工作中電子檔案的應用。

關鍵詞：學校檔案管理；管理工作；電子檔案

隨著現代科技的發展，信息技術在越來越多的領域得以應用，特別是在學校的檔案管理工作中，電子檔案以其簡單操作易管理的諸多好處逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，為學校的檔案管理工作帶來了更多便捷。

一、電子檔案的內涵和特點

從概念上講，電子檔案與紙質檔案相對應，是指各種社會組織在檔案管理工作中通過計算機等現代電子設備，把傳統的紙質檔案轉換成視頻、圖表、音頻和圖像等形式的電子文件信息進行儲存。

電子檔案相較傳統的紙質檔案，具有如下的特點：

第一，電子檔案必須借助現代化的辦公設備，即現代信息技術的終端設備，才能閱讀或利用。第二，電子檔案存儲在網絡平臺上，所有人都可以借助終端設備調閱，沒有時間和空間的限制。第三，電子檔案對于保存的場地面積沒有要求，只有服務器容量足夠就行，但服務器對安置環境的溫度、濕度和磁場具有較高的要求，如果條件不合適，就會造成服務器癱瘓，影響人們的閱讀和利用。

二、應用電子檔案管理學校檔案的優點

（一）提高工作的效率。在處理信息方面，現代信息技術比人更具有優勢，以錄入檔案為例：紙質檔案在錄入時，工作人員要用筆手動抄寫，這一環節極易出錯。抄寫完成后還需做好統計、進行儲存，這樣一來就會耗費大量的人力和物力。而電子檔案的管理方式卻十分方便，尤其是資料的采集和存儲，比較簡單和可靠性，對于學校繁重的檔案資料管理工作具有極大的幫助。

（二）降低管理成本。眾所周知，學校的紙質檔案在保管方面要求較高，需要耗費大量的人力物力，而且如果保管環境潮濕就會造成紙質受潮而受到破損，如果干燥，就容易發生火災事故，造成檔案資料的損失，甚至還會對管理人員形成嚴重的人身安全威脅。另外，紙質檔案會耗費大量紙張，影響環境保護，與當前社會所倡導的“綠色環保”主題不符，而用電子檔案管理學校的檔案資料，不單單能節約樹木資源，還能更安全地保存檔案資料，降低管理的成本。

（三）提升調閱速度。對于學校的檔案管理而言，使用紙質檔案，在調閱的時候還要仔細查找，會浪費大量的時間和精力，而電子檔案，只需要在互聯網終端查找調閱即可，極大地提升了調閱的速度。另外，如果調閱的檔案里面含有太多的內容，我們在利用的時候拿取很不容易，以5億字的檔案資料為例，一份檔案最多也就萬八千的字，5億字是就將近5萬份檔案，運輸的話很不容易，而利用電子檔案，只需要準備一個小小的儲存卡就可以完成，這兩者的差距就顯而易見了。

三、學校電子檔案的建立和應用

（一）電子檔案的建立。要建立學校的電子檔案，首先要建立檔案目錄的數據庫。檔案目錄的數據庫是紙質檔案轉化成電子檔案的關鍵所在，每一份目錄都要具備與之相對應的電子文檔的鏈接地址和相應的紙質檔案存放點，只有建立科學的、合理的檔案目錄數據庫，才能確保學校的檔案在查詢、檢索的時候更加方便快捷。學校在創建本校檔案的電子化管理時，除了向軟件開發商購買，經過開發商的培訓和指導下建立本校的電子檔案管理系統之外，還可以通過與計算機軟件開發高手合作，開發和建立本校的專有電子檔案管理體系。學校自建電子檔案管理體系需要進行如下的操作：第一，購買一臺服務器，連接到指定的計算機，作為本校檔案管理電子版專用的計算機，按檔案的形式劃分好各個檔案分區。第二，在相應的分區上創建要存放檔案的目錄數據庫，再創建子目錄準備存放電子文檔。第三，將紙質文件轉換成電子文檔的形式存放到相應目錄名下的文件夾中。第四，存儲完畢后，反復對比、審核紙質文件和電子文檔，確定二者保持一致，然后在檢查文件的鏈接是否正常。第五，全部核對完畢后，對所有的電子文檔進行備份，上傳到云數據庫中，防止電子檔案受損無法彌補。第六，實現電子檔案在網絡上的共享，但需要對目錄和文件設置權限密碼，不允許用戶私自攥改，以此確保學校電子檔案的公開行和保密性。當然，購買的軟件系統也要設置權限密碼。

（二）電子檔案的應用。學校的電子檔案在實際應用中，可根據學校的現實條件、服務對象的實際需求，在本校的校園局域網、本地政府的服務網和公眾網站上建立服務平臺，將本校電子檔案應有的作用盡量全部發揮出來。

第一，利用校園局域網建立查閱平臺。學校的檔案管理工作最根本的任務就是為本校的師生提供服務，建立電子檔案也是為了方便廣大師生的查詢和閱讀。因此，學校要共享電子檔案，首先就要利用校園的局域網建立一個為全校所有師生查閱服務的平臺，確保所有師生在具體應用中，能夠通過局域網的服務平臺隨時隨地訪問本校共享文件夾下的電子檔案，鍵入要查詢的人或文件名稱能順利地訪問相對應的目錄，點擊鏈接就可以進入相應的頁面進行瀏覽、復制。例如：查詢本校某某教師的檔案，通過局域網服務平臺，查詢者就可以查看被查詢者的學歷證書、工作年限、水平資歷等各方面的信息。當然，校園局域網電子檔案查詢服務平臺也應該設置權限，允許查詢者進行有差別的查詢、調閱，保證校園電子檔案具有一定的保密性。第二，利用本地政府服務網構建服務平臺。學校的檔案管理工作本身就是為學生保管他們的個人檔案，尤其是高校，它們的辦學宗旨就是為社會培養、提供高素質的人才，因此，學校必須利用本地政府的服務網，建立人才查詢服務平臺，為本校的學子在畢業后能夠找到更多、更好的就業單位，提高他們的就業率，發揮自身的潛能。所以，利用政府的服務網站共享本校學生的電子檔案，既可以為用人單位提供人才檔案的查詢利用，幫助他們選取適合的人才，又可以向政府提供實時的人才就業資料，促使政府對本校學生進行針對性的指導，保障學生的就業率。第三，利用社會公眾網站建立服務平臺。學校為了提升本校的就業率，處了利用校園局域網和本地的政府服務網站以外，還應利用社會公眾網站，建立全面全國的公共檔案信息服務平臺，實現全社會共享，滿足社會組織和企事業單位對人才檔案進行查詢的需求，利于資源整合向社會提供詳細的人才信息檔案，并隨時了解社會的前沿和發展的需求，進而調整本校的人才培養方式，確保學校的發展戰略契合社會的發展方向和發展需求。

四、結束語

電子檔案在檔案管理方面較傳統紙質檔案的管理方式具有更多的優勢，能提升學校檔案管理工作的效率，降低檔案管理各方面的成本，提升查詢者查詢、調閱的速度，方便他們的檔案利用，可以說，學校檔案管理工作由紙質時代向電子檔案時代轉變，是時代發展的趨勢，是歷史的必然。隨著現代信息技術的不斷發展，我國已經進入到了信息化時代，在當前的時代，學校利用現代信息技術進行現代化校園建設已經成為一種潮流和趨勢，因此，學校應根據形勢發展的需求，加快學校檔案管理工作的電子化、現代化建設，充分調動學校各部門的力量，將學校各個環節都納入到電子化辦公的系統之中，建立學校的電子檔案管理工作系統，完善電子檔案的應用手段，更好地服務學校的各項工作。

參考文獻

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