淺談如何完善高校黨群行政類檔案實體分類

景宏敏

摘 要：高校的檔案建設工作是一項重要的工作內容，《高等學校檔案實體分類法》是國家教委針對高校檔案分類工作頒布的行政法規，為我國高校檔案建設提供了重要的依據。通過實踐的工作表明，根據《高等學校檔案實體分類法》實行的分類法則，對于指導高校黨群行政類檔案的分類工作存在一定的局限性，本文就如何完善高校黨群行政類檔案實體分類做了相關的闡述。

關鍵詞：完善；高校；黨群行政類檔案；實體分類

國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》是我國高校檔案建設工作的基礎保障，《高等學校檔案實體分類法》把反映高校檔案的形成規律、特點以及內容的同一類檔案的管理性材料和業務性材料集中到一起作為分類的思想，檔案分類的方法通常采用問題分類法。在高校檔案分類的實踐工作中，發現《高等學校檔案實體分類法》在指導高校黨群行政類檔案實體分類工作中存在一定的局限性，還需要進一步的完善，本文就如何完善高校黨群行政類檔案實體分類工作提出了幾點建議策略。

一、高校管理類文件應該歸入黨群行政類

根據《高等學校檔案實體分類法》中制定的檔案分類方法，要將高校各門類檔案中的管理性材料和業務性材料集中到一起。但是，通過高校檔案分類的實踐工作發現，這種檔案分類的方法存在一定的局限性，將同一門類檔案的管理性材料和業務性材料集中到一起，首先，使檔案文件之間無法保持有機的聯系，其次，這種檔案分類的方法無法有效的利用和保管檔案文件。

（一）從管理性文件材料的來源上講

管理性的材料通常都是來源于黨群行政類檔案，而且管理性材料一般都是文件的形式。教務處、科研處和財務處等部門都屬于行政部門，這些部門所發的文件屬于一個有機的整體，文件之間都存在著緊密的聯系，如果將這些文件材料和業務性的材料集中到一起，無法全方位的體現高校行政管理工作的成效。

（二）從管理性文件材料的屬性上講

管理性的文件材料從屬性上來講，其文件的實體規格與黨群行政類檔案的實體規格是一樣的，和業務類文件材料的實體規格是有所區別的。比如說，業務類文件材料的形式多種多樣，高校基建類的業務文件材料通常是圖紙，財務類的業務文件材料有報表、賬簿和憑證等，高校的成績單也存在獨立的形式，所以業務類文件材料的整理方法和管理類文件材料的整理方法也會有所區別，將兩種材料集中到一起，從管理角度講非常的不方便。而各門類檔案的管理性文件材料如果歸入黨群行政類檔案，將會十分的便于管理，因為其文件的實體規格和黨群行政類文件是一樣的。

（三）從管理性文件材料的利用群體上講

管理性文件材料的利用群體和業務性文件材料的利用群體是不同的，但是和黨群新政類檔案的利用群體是一樣的。比如，管理性文件和黨群行政類檔案的利用群體一般都是行政人員，業務類文件材料的利用群體則十分的廣泛，教學業務類文件材料的利用群體是學生，科研類業務文件材料的利用群體是科研人員。

根據以上的分析表明，管理性文件材料還是應該歸入黨群行政類檔案，這樣做更加有利于管理和使用。

二、黨群行政類檔案分類應使用“年度—問題—保管期限”進行三級分類

（一）“年度—問題—保管期限”三級分類法

目前，高校的黨群行政類檔案分類通常使用的是“年度—問題—保管期限”三級分類法，年度分類就是將文件材料按照其形成的年度進行分類，在實際的分類工作中，如果遇到形成年度無法確認的文件材料，就可以將其歸檔的年度確定為形成的年度，然后在附加項進行備注的說明。問題分類就是將文件材料按照其形成或反映的問題進行分類，在實際的分類工作中，應該按照文件材料的具體內容所反映的問題進行歸檔文件的分類。保管期限分類就是將文件材料按照其劃定的保管期限進行分類，通過實踐證明，“年度—問題—保管期限”三級分類法是目前最適合高校黨群行政類檔案實體分類的分類方法。

（二）“年度—問題—保管期限”三級分類法的優點

“年度—問題—保管期限”三級分類法是按照高校內部文件材料的年度、反映問題以及保管期限進行檔案的分類的，“年度—問題—保管期限”三級分類法更加有利于檔案的管理和查閱，所以，高校的黨群行政類檔案的分類更加適合使用“年度—問題—保管期限”三級分類法。

首先來說，“年度—問題—保管期限”三級分類法更加的科學合理，不同年度、不同問題以及不同保管期限的文件分類歸檔，提高了檔案文件的條理性，避免了檔案文件材料出現混亂的情況，更加有利于檔案文件的后期維護和管理的工作。第二，“年度—問題—保管期限”三級分類法具有客觀性的特點，在檔案分類工作中降低了人為的主觀成分，提高了檔案分類工作的規范性。第三，“年度—問題—保管期限”三級分類法更加有利于檔案文件的利用，因為人們在查閱檔案信息的時候會更加的方便快捷，大大的提升了查閱檔案信息的效率，另外，實行三級分類法還可以保持檔案文件之間的有機聯系，促進檔案建設工作的整體進程。

三、結束語

綜上所述，完善高校黨群行政類檔案實體分類的工作是具有重要的意義的，不但能夠提高檔案建設的質量，還可以有助于日常的檔案管理工作，在實際的檔案分類工作中，需要結合高校檔案分類工作的實際情況來不斷的完善黨群行政類檔案實體分類的工作。

參考文獻

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