涉密辦公資產智能管控手段研究

凌冠華

摘要：本文在傳統辦公資產管控基礎上，充分依托智能物聯網設備、移動互聯網等技術，研究拓展了涉密辦公資產區域安全監控、報廢提醒、遺失報警、非授權移動報警等功能，結合位置感應設備和射頻識別標簽，實現資產可視化實時監管，克服了傳統資產管理系統中資產安全管理力度不足、手段單一的弊病，實現對涉密辦公物品的全生命周期管控。

Abstract： This paper， on the basis of the existing office assets control， fully relies on advanced technology such as smart Internet equipment， mobile Internet， researches regional security monitoring， expands the assets loss alarm， unauthorized mobile alarm functions， combining location sensing devices and RFID tags， finally realizes the assets' visual real-time monitoring， to overcome the traditional assets management system in the disadvantages of insufficient efforts in safety management， in order to realize classified office items total life cycle control.

關鍵詞：涉密；辦公；智能；管控

Key words： secret-related；office；intelligent；control

中圖分類號：TP309 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）33-0022-02

0 引言

伴隨信息技術飛速發展，現代辦公設備等涉密資產在部隊機關廣泛應用，由于應用廣泛、自動化程度高，極大提高辦公效率，為工作帶來諸多便利同時，也給安全保密帶來許多新問題。涉密辦公資產一般指涉密的臺式計算機、筆記本電腦、打印機、復印機、多功能一體機、照相機、攝像機、移動存儲載體和穿戴式智能電子設備等。由于涉密辦公資產數量大、范圍廣、存儲信息密級要求高，遺失后將引發嚴重安全隱患，有可能對單位建設發展造成無法估量的損失，因此，需要建立一套便捷高效、安全穩定的涉密資產管理系統，實現資產精細化全生命周期管控[1]。

1 現狀和需求分析

辦公資產往往受外界環境、應用技術、人為因素和日常管理等影響，在管理使用各環節都對安全性要求較高；當前，部隊已逐步轉變思想觀念，逐漸從傳統的重視文電安全保密轉移到關注涉密辦公資產安全，對其購置、使用管理有一套嚴格、規范的流程，但始終缺乏一整套先進的技術管理手段作為支撐，未完全達到技防與人防相結合。傳統辦公資產管理是基于EXCEL表格，在電子表格中對資產按采購日期和類別進行編號，然后將統一規格的設備標簽紙貼于設備表面，需進行固定資產盤點時，則打印現有固定資產明細表，逐一進行盤點清查，統計全部依靠人力完成，費時費力，并且如果資產位置發生遷移和變動，查找非常麻煩。因此，借鑒“互聯網+”思維充分引入智能高效的移動設備技術，集成RFID射頻技術、二維碼、清查終端識別、高拍儀、位置感應設備等設備，實現以物聯網的理念管理辦公設備資產，通過智能終端快速完成資產清查盤點，實現資產的區域定位監控，完成資產數據的數字化、信息化和數據共享，并與現行相關系統進行數據共享集成。

2 設計理念

著力搭建一套高效便捷、提醒智能、操作人性化的系統，根據用戶特點和角色，按照從菜單操作模式向事件驅動模式發展、從管理模式向服務模式轉變的設計思路，為特定角色提供量身定做的、訪問關鍵業務信息的安全通道和個性化應用界面。

2.1 體系構建。在體系上構建從“入賬”到“調撥、使用、調劑、維修”，從“折舊”到“清查、處置下賬”，從“數據統計”到“領導決策分析”全方位全生命周期的動態管理體系，實現學校涉密辦公資產管理工作的全面信息化。

2.2 管理流程。在管理流程上構建了“使用人-使用單位-管理部門-財務管理部門”四級動態實名制涉密辦公設備資產管理體系，落實了“責任到人、職責細化”的資產管理責任，徹底解決賬賬不符、賬實不符的問題。

2.3 技術基礎。借鑒“互聯網+”思維，集成RFID射頻技術、條形碼、二維碼、清查終端識別、高拍儀、位置感應設備等技術設備，以物聯網的理念管理涉密辦公資產，顯著提高管理工作效率和工作質量，大幅提升規范高效的管理水平。[2]

2.4 決策分析。系統提供豐富的查詢統計分析接口，引入了可視化工具使統計分析更直觀、充實，為部隊首長決策提供了有效的數據支撐。

3 功能實現

結合傳統資產管控系統功能，綜合設計基于物聯網的智能管控系統，實現涉密辦公資產全生命周期管控，主要功能如下：

3.1 權限控制

權限操作是智能管控的基礎，明確了每名操作人員在系統中扮演的角色、地位和功能，根據涉密辦公資產日常管理、部門審核、財務審核和系統管理需要，分別設置不同管理人員不同需求的權限。

3.2 資產登記

涉密辦公資產入賬時，可根據部隊辦公信息化設備購置申請流程，在系統中提交入賬申請，經相關部門審核、打印標簽、入賬單以及財務部門審核、報賬后完成資產入賬工作；資產入賬采用一物一卡（RFID標簽）模式，根據驗收單自動生成對應的資產卡片信息。通過實名制管理，在卡片上維護具體的資產類型、責任人、購置日期、金額、使用部門、存放地點、使用方向等物品信息，進行資產的精細化管理。通過高拍儀或者掃描儀采集圖片（外觀、銘牌照、安裝照片等）、發票、合同、驗收報告的電子圖像材料，特殊資產（如文物陳列品）支持多媒體視頻材料的采集，并支持驗收單、卡片、條碼標簽（一維碼、二維碼、RFID）的打印。

3.3 資產變動

對涉密資產主要屬性的變化進行管理，如使用單位、使用人、存放地點、資產現狀等，并可打印資產變動報告單；如果資產現狀由“在用”變為“閑置”或“待報廢”時，自動轉入調撥平臺、待報廢庫，以提升資產利用率。系統可支持資產變動信息查詢，針對正在變動或者已經變動的信息跟蹤查詢。需作資產信息變動時，由具體使用人員或者管理員在系統中提交變動申請，歸口部門進行審核，確認通過后，對RFID標簽信息進行更新。

3.4 資產處置

提供資產的報廢、報失、退庫、調出等管理功能，且可以對資產報廢未到年限進行自動提醒，并通過系統進行處置信息的查詢與報表匯總統計。實施資產處置時，由具體使用人員或者管理員發起處置申請，相關部門審核通過后，完成資產處置過程。

3.5 資產維護

部隊涉密辦公資產損壞時，不同于普通設備維護，其檢查維修均有特殊要求，例如涉密設備嚴禁拆走帶存儲芯片的電路板或硬盤，其定期功能性檢查和泄密隱患排除都要求專業維修人員上門服務，部隊人員全程參與[3]。資產維修維護管理模塊要能夠實現對資產維修維護的管理，包括維修經費、維修申請、維修結果登記、維修合同（保密協議）和保密管理等。

3.6 審核上報

軍隊財務系統針對資產數據上報有嚴格規范，智能化的涉密辦公資產管控系統必須能夠自動生成要上報的數據，按照格式生成后，實現直接導入導出，完成數據上報工作。對于涉密辦公資產登記、日常使用和處置等，系統應提供完善的審核機制和操作程序，通過系統完成固定資產管理的審核流程，減少紙質單據的申請審核辦理，并提供及時的反饋提醒機制。

3.7 資產清查

涉密辦公資產清查可自動生成相應的盤盈、盤虧和現狀不符等報表，實現全校針對個人名下保管使用的涉密資產進行自行清點，利用RFID條碼采集設備，盤點人員不必通過記錄資產編碼、核對帳本的方式進行盤點，只須通過手持讀寫器對固定資產上的RFID標簽識讀，從而達到資產信息的比對，結合日常保密檢查工作實現對特定單位、特定使用人、特定地點、特定類別的資產進行清查。

3.8 資產定位監控

針對計算機、打印機、復印機等涉密設備，通過部署定位裝置，實時查詢現有資產實時存放位置，加強對涉密資產的實時監控，若資產在未經授權搬離挪用，系統能夠通過條碼閱讀器等進行報警提示，可通過明確標識，提醒管理人員對涉密設備進行重點監管。

3.9 資產統計分析

涉密資產統計分析是辦公信息化管理的一項重要內容，是實現精細化管控的基礎性工程。通過搭建涉密辦公資產數據分析平臺，能夠簡單、直觀、方便地查詢到所需信息，生成各類查詢表格，欄目、樣式可自行設定，并可對資產在整個生命周期中的使用、變動、處置情況進行查詢和記錄，對歷史記錄實現回溯查詢；通過對采集數據存儲、挖掘和精確計算，豐富直觀、形象化展示功能，為績效分析和領導決策提供科學依據。

4 預期績效

4.1 建立“大數據”：搭建全面、高效、跨單位的涉密資產信息化平臺，實現全校統籌、資源共享，為深化涉密辦公資產科學管理、安全管控提供決策支撐。

4.2 實現“大利用”：通過資產數據管理，充分利用閑置資產調劑平臺，結合涉密辦公資產報廢工作，積極盤活存量，加快老舊涉密載體清零和更新換代，消除失泄密隱患漏洞，減少資產閑置和浪費。

4.3 發揮“大效益”：健全完善績效考評機制，堅持以定量管理為基礎、數據資料為支撐、信息技術為載體，通過定量分析與定性評價相結合，推動經驗管理向量化管理、信息化管理、績效管理轉變。

4.4 強化“大監管”：實現涉密辦公資產整個生命周期的管理和分析，通過與資產管理活動緊密融合，把握保密管理重點環節，實現過程的動態監管。

5 結語

當前，部隊辦公設備信息化水平的提高，帶來部隊安全保密工作的新考驗[4]。為順應技術發展趨勢，通過建立高效穩定的涉密辦公資產智能管控系統，強化對計算機、移動存儲載體、打印機等涉密辦公資產的精細化管理，實現從購置、入庫、使用、管理、維護、盤點和報廢全生命周期的閉環監管，可逐步健全安全規范的長效管理機制，筑牢規范化使用的安全“防火墻”，對當前軍隊調整改革后單位的轉型發展必將會產生深遠影響。

參考文獻：

[1]朱大立，張珠君，吳荻.涉密物品戶籍化全生命周期管控體系探究[J].保密科學技術，2016（2）：10-13.

[2]陳寧，呂志鵬，陳習，楊眉，張娜.基于二維碼的固定資產盤點系統及其應用[J].數字通信世界，2016（12）：268.

[3]林東寧.辦公設備的信息泄密隱患和安全對策[J].辦公自動化，2017（4）：54-56，41.

[4]韓偉杰，王宇.涉密信息化辦公設備面臨的泄密隱患及保密方案設計[J].網絡空間安全，2015（12）：54-55.