煤炭企業檔案管理信息化數字化研究

文/鄭鳳梅

當前，信息化、數字化已逐漸成為人們工作和生活不可或缺的重要元素。隨著辦公系統自動化和信息技術在傳統煤礦企業的不斷滲透，傳統的檔案管理模式已滿足不了現行工作需要，越來越多的文件以電子形式被生成和接收。福建煤電股份公司檔案管理緊跟新形勢，建立信息化、科學化、數字化平臺，創新檔案工作方式方法以適應煤炭企業轉型發展需求，使新形勢下檔案管理工作駛入了快車道。

一、推進數字建設，強化電子檔案建設

電腦等大量新興科技的普及運用為數字化、輕便化開了先河。福建煤電原有紙質文件歸檔存儲方法、技術、手段已不適應企業發展，因此，推進企業檔案資料保存的數字化進程，按照“增量電子化、存量數字化、服務網絡化、安全第一、保障有力”的原則，加快推進數字檔案館（室）建設顯得尤為重要。

檔案信息化硬件建設方面。針對福建煤電檔案館（室）場所、設施設備老舊落后現狀，推進檔案數字化建設。福建煤電對原有老舊檔案庫房進行改造擴建，并配置性能優越的計算機、打印機、掃描儀和消磁柜等有關輔助設備；運用現有企業內部網站、OA系統平臺搭建檔案信息系統，實現檔案信息數字化、查詢網絡化、管理科技化，卓有成效地提高了公司檔案信息化管理水平。

檔案信息化的資源建設。煤炭企業檔案信息資源與后期新興企業不同，福建煤電作為老牌國有煤炭企業，其檔案信息由紙質材料步入數字運用跨越了很長一個時期，新老檔案管理人員繼承了傳統，卻對信息化建設顯得不夠熱情，原因之一是面對堆積如山的 “陳年老賬”顯得力不從心；原因之二是煤炭企業重生產輕后勤的慣有思想一定程度阻礙了信息化的推行落實；原因之三是檔案設施設備陳舊制約了檔案信息化的開展。針對這三方面原因，福建煤電一是制定了科學的時間節點，分而化之地逐步減少堆積的紙質檔案；二是重視檔案信息化建設，在公司內部大力推行電子信息運用；三是加大計算機、掃描儀等設施設備投入，為檔案從業人員提供良好的工作條件。

二、量化目標考核，強化檔案機制建設

開展科技創新，推進轉型升級，檔案管理必須與時俱進。對此，福建煤電進一步健全完善檔案管理機制，落實目標責任制。

堅持創新推動，完善檔案管理工作機制和內部機制。隨著企業辦公自動化的快速推進和企業改革發展的新要求，以膠卷、硬盤、U盤、光盤等存儲載體越來越多，各種獎牌、獎杯、印章等實物檔案也日益增多。福建煤電檔案管理與時俱進，緊跟時代發展步伐，推進創新，敢于破舊，完善企業檔案管理的收集、分類、整理、銷毀等工作機制。加強組織領導，將檔案管理工作細化，部門檔案專人專管，將責任層層落實，責任到人。根據《檔案法》和《檔案實施辦法》，借鑒其他企業的好經驗、好做法，進一步制定完善檔案管理制度，確保檔案管理有章可循、有據可依。

堅持責任歸口，完善檔案的收集和管理體系。在公司機關各部門設立兼職檔案員，擴大檔案工作的參與范圍，確保各項檔案工作落實到人。根據公司檔案的類別，將文書、科技、實物、電子等檔案，按照公司部門職責的分工進行歸口管理，改變部門業務檔案無人管理的現象，防止發生業務檔案因收集、整理不及時丟失的風險。征集檔案工作意見和建議，完善檔案收集和保管制度，提高檔案管理的科學性。

將檔案管理前置，變被動服務為主動服務。福建煤電將檔案管理融入企業中心工作，改變傳統的封閉型服務方式，變事后歸檔為前端控制，與企業業務管理同布置、同落實、同考核。加強檔案管理考核，每半年對各部門及基層單位檔案管理工作進行一次綜合檢查，年終考評通報，并作為單位（部門）年終績效考核評價重要指標，變被動為主動，把“獨角戲”改為“大合唱”。

三、健全防護體系，強化檔案信息安全

隨著煤炭企業轉型的不斷推進，信息化、無紙化辦公取代傳統的紙質辦公已是必然。但是如果沒有規范的檔案管理和風險防控制度，檔案資料丟失泄密給企業帶來的風險將不可控。因此，建立檔案移交、保存、借閱閉合管理的風險防控流程，保證檔案實體與信息安全，防止企業重要信息不泄露是當前檔案管理不可忽視的一項重要工作。

強化檔案實體安全管理。福建煤電建立健全檔案實體資料借閱、調檔等審批手續，清楚檔案利用的原因并及時跟蹤；建立健全實體檔案移交制度，根據公司各部門職責，按照檔案的類別進行收集入庫；建立健全實體檔案保管、保密制度，將公司重要的、珍貴的檔案設置秘密等級；建立健全檔案保密安全培訓制度，大力加強檔案保密安全宣傳，增強全員檔案安全意識。

強化檔案信息及網絡安全管理。福建煤電加強公司內部使用局域網和互聯網的安全管理，更新或升級公司涉密的設備、系統、軟件，增強防護能力。同時，為確保公司檔案管理信息系統安全運行，采取定期對公司的檔案信息設備、內部網站、辦公管理系統進行安全檢測，安裝專門的計算機殺毒軟件，定期升級，提升防病毒、抗入侵能力。加強對專兼職檔案管理人員涉密電腦的監管，安裝防火墻，落實內部局域網管理制度，確保檔案信息網絡的安全運行，增強公司檔案信息及網絡的抗風險能力。

強化重要檔案的保管與使用。福建煤電重點強化管理人員的責任意識，確實把人、物、技的安全防范措施落實到日常工作，保障檔案信息安全無風險。完善檔案信息安全風險防控制度，建立以領導牽頭，主管人員負責落實，部門人員協調配合，閉合防控流程，全方位提升風險制度執行力，杜絕檔案管理漏洞。

四、搭建成長平臺，強化檔案人員素質

近年來，隨著福建煤電深化改革，許多從業人員因公司改革，提前退出崗位或轉崗，兼職人員多、新手多，存在素質弱化的現象。因此，要適應科技信息化飛速發展的新時期檔案建設，必須建立一支掌握信息技術、知識面廣，同時具備豐富檔案專業知識的新時代檔案人才隊伍。

搭建檔案人員溝通聯系平臺。福建煤電通過建立QQ群、微信群等方式，加強專業檔案管理人員的溝通聯系，尋求業務對接和工作指導，及時解決檔案管理中遇到的困難和問題，提升公司檔案管理水平和檔案人員素質。

提升檔案員管理能力。根據檔案管理工作的需要，針對薄弱環節，福建煤電采取外請內聘、集中培訓、網絡自學等多種模式，開展檔案從業人員軟件信息、網絡運用、檔案系統培訓。同時，強化檔案管理工作密切相關專業培訓，使檔案工作能更好地融入企業現代管理，提高檔案管理效率。

提升檔案人員綜合素質。在現代信息社會，檔案管理服務需求日新月異，必然要求檔案管理人員提升專業知識和綜合素質。福建煤電為提升檔案人員綜合素質，開展檔案人員思想教育，不斷增強檔案人員政治素質。提高檔案人員待遇，留住檔案管理人才，調動檔案人員工作積極性。加強企業文化宣貫，增強檔案人員愛崗敬業和服務意識。同時，加強檔案法、保密法等法律法規培訓教育，進一步提升檔案人員的法律觀念。