談數字化檔案管理建設策略

曹剛

摘要：檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等各個方面的歷史發展過程。為了完整地、系統地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實現檔案的資政決策功能，特別是在各項重大經濟建設決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統地對大量的信息進行分析、比較、篩選、甄別，以避免認識上的局限性，進而制定正確的政策，為科學的決策提供堅實的理論支撐。

關鍵詞：數字化;檔案管理;建設

檔案信息化建設，是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案管理數字化對優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

一、檔案數字化建設的必要性及現狀

由于計算機網絡的發展及廣泛運用，使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。檔案數字化是利用智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。憑借網絡互聯技術，建立計算機網絡平臺，逐步建立起全省乃至全國性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網絡中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。

檔案數字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息;另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

檔案信息利用的困境，既取決于檔案信息本身的特點，也取決于檔案利用的方式、權限的等諸多制約因素，還不可避免地受到檔案信息提供者、管理者、服務者以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數字化建設的目標就應該使利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。

二、優化檔案管理知識結構和隊伍結構

人類進入信息社會，信息技術向各個領域拓展與滲透，涉及的領域也越來越寬，檔案管理行業也不例外。傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數字化在社會各領域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強學習，更新專業知識，使專業知識和管理知識相互滲透，互為補充。如何使現有的管理人員適應檔案數字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術或數字通訊技術，接受過大學教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養一批既能熟練計算機技術和信息、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術的強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現狀，優化管理者知識結構，改善管理者隊伍結構，提高管理者綜合素質。

三、知識管理為用戶提供更完善的知識服務

知識組織、知識應用是知識管理的基礎，知識管理最終體現知識價值和服務價值。數字化檔案館實現了檔案信息資源的數字化、檔案信息傳遞的網絡化，檔案信息利用的共享化。因而此時用戶不再擔憂信息傳遞的方便、快捷程度，而是如何從繁雜的檔案信息資源中迅速提取自身所需的知識。知識管理要求的知識組織與應用，正是在檔案信息基礎上，通過對知識的進一步挖掘、精簡、提取并發現隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合并形象的予以表達，完成知識挖掘。這正好解決用戶面臨的新問題，所以數字檔案館不僅要注重知識的組織與開發，同樣要重視知識需求與應用，以便提供更完善的知識服務。 揚子檔案館從創建開始歷經幾代管理層的交替變更，在管理模式上也有不斷地探討和實踐，從最早的實體管理到信息管理再到檔案信息資源的管理，管理方式不斷簡化，檔案的服務利用功能也達到進一步的完善。

檔案數字化是信息化時代對檔案部門的挑戰，也是給檔案部門帶來的機遇，檔案信息化并不能取代傳統的檔案管理方式。除了檔案內容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而數字化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。因此，目前數字化的檔案只有和傳統的檔案信息保存方法相結合，才能確保檔案事業的發展及更好地服務于社會。

參考文獻：

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