人力資源人事檔案管理存的問題及對策

劉慧

【摘 要】社會在發展，時代在進步，隨著各方面要求的提高，人力資源管理中的檔案管理也顯得尤為重要。人事檔案是每個人生命歷程的縮影，它記錄了一個人的成長軌跡。人事檔案管理是人力資源管理中最為基礎最為核心的一項工作。做好人事檔案管理工作可以給企業單位帶來更高的效益。不過，在人事檔案的管理過程中筆者發現還存在一些問題，針對這些問題本文給出了一些解決的方案，為提高企業中的檔案管理水平提供參考依據。

【關鍵詞】人力資源；人事檔案；檔案管理

隨著社會主義市場經濟的迅猛發展，人力資源在企業發展過程中的地位越來越重要，現代人力檔案的管理也已經成為企業中非常重要的一項工作。二十一世紀最為重要的是人才，一個企業如何辨識人才，任用人才，管理人才顯得尤為重要。做好人事檔案管理工作能給企業提供更有效的資源和途徑，能夠優化人力資源結構，整合人力資源管理，提高人力資源素質，能夠幫助企業提高生產效率，更好的發展企業自身，服務社會。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案資料失真

人事檔案是一個單位和企業非常重要的信息庫、數據庫，這里記錄了每一位員工的基礎信息。人事檔案管理作為一個企業非常重要的一部分，但是由于一些傳統的老舊的管理方法，使得人事檔案出現了一些失真的情況。比如在記錄人員檔案的時候采取人工記錄的方式，由于工作人員的不細心就可能出現一些錯誤。也有的是由于隨著現在社會高等學歷的普及，電大、夜校、函授班越來越多，學歷質量上難以把控，受利益的驅使，存在一些學歷造假的情況，使得現在檔案的真實性和可靠性難以得到保證。

（二）人事檔案管理水平不夠

隨著社會的發展，人事檔案的資料越來越多，管理的難度越來越大，對檔案的管理越來越需要更專業的的人員來管理?，F在在檔案管理崗位上的工作人員，大都是一些年齡較大的同志，有的眼睛花了，甚至找一些資料都比較困難；管理檔案的人員不夠專業，往往是由其他職位的人員兼職著管理檔案，那么在檔案管理的日常工作中及方法創新上就會少了很多精力，只能是簡單的收集、分類、統計、整理等；甚至有些管理者自身素質偏低，對于人事檔案的管理在思想上不夠重視，工作上馬馬虎虎，敷衍了事，使得檔案雜亂無章，難以找尋。這就需要提高人事檔案管理人員的個人水平，才能使得檔案的管理工作能夠做的好，做的出色。

（三）人事檔案資料利用率太低

管理檔案的工作人員沒有意識到對人員檔案的開發利用。每個人在走上工作崗位的同時，他的人事檔案資料也隨之進入單位，檔案資料被裝進袋子，鎖進柜子，束之高閣。然后，人事檔案的的資料就是簡簡單單的查閱。其實，這樣并沒有最大化的利用人事檔案資料。除了資料的收藏、歸檔和查閱功能之外，它還可以給企業提供人才培養的基礎信息，給人力資源管理工作提供一些參考和借鑒。

二、檔案管理中發現問題的解決方案

（一）完善檔案管理制度

沒有一個健全完善的管理制度，對于檔案的管理工作就會人心浮躁，散亂無章。制定完善的檔案規章制度，使檔案管理工作規范化，將檔案管理工作納入年底考核績效評價體系，獎懲有規則可依。嚴把質量關，在收集人事檔案資料的時候，應該進行仔細的核對，認真的檢查，工作中錄入的所有信息一定要完整、真實、有效。對錄入的信息，更要做好監督檢查工作，確保所有的信息錄入準確無誤，保證檔案資料的真實性和準確性。

（二）提升檔案管理人員的自身素質

企業應引進招錄一些具有專業水平的檔案管理人員；對企業內部檔案管理人員加強思想道德教育，讓其在思想上對人事檔案管理工作得到充分認識；引導檔案管理人員學習檔案管理的相關知識，培訓檔案管理人員提高檔案管理的相關技能；講解一些管理中出現的實際情況，豐富檔案管理的相關經驗。通過這些舉措使檔案管理人員自身素質有一個更高的飛躍。這樣，在以后的人事檔案管理中，才能有章有序，游刃有余。

（三）提高檔案的利用率

檔案管理中的設備比較陳舊，企業相關部門應增加對檔案管理的資金投入，為檔案室配備一些現代化的辦公設備，例如：電腦，打印機，復印機等，首先在硬件上武裝起來。其次落實人事檔案管理系統，建成人事檔案信息數據庫，用先進的科技手段，落實現代化辦公條件，這樣大大提高了搜索查詢的速度，縮短了人工查詢的時間，提高了辦公效率；再次豐富檔案的個性化內容，比如個人的性格特征，興趣愛好，家庭和社會關系，完善個人能力特長，工作成果業績等信息，全面完整地反映個人的學識能力，專業素養等相關信息。為單位選拔人才提供更充分更有利的數據信息保障。

三、結束語

人事檔案作為企業管理中的一項重要內容，要跟隨時代發展的腳步，與時俱進。根據企業發展的需要，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員的自身素質和業務水平，才能使人事檔案更有效率的被利用起來，才能給企業帶來更多的價值。本文提出了人事檔案管理中發現的問題，并給出了問題的解決方案，為企業人力資源管理中的檔案管理提供一些參考和依據。

（作者單位：山東省單縣人力資源和社會保障局）