淺談高速公路企業(yè)電子文件命名管理工作

摘要：為加強(qiáng)高速公路企業(yè)電子文件命名管理工作，本文從高速公路企業(yè)電子文件命名管理現(xiàn)狀、加強(qiáng)電子文件命名管理工作措施、命名方法等三方面來(lái)闡述電子文件命名管理工作。

關(guān)鍵詞：高速公路；電子文件；命名管理

隨著辦公網(wǎng)絡(luò)的自動(dòng)化和智能化趨勢(shì)，高速公路企業(yè)電子文件數(shù)量激增，電子文件的命名也存在巨大的差異，為保存好電子文件，做好電子文件的收集、歸檔、利用工作，需要統(tǒng)一規(guī)范電子文件的命名管理工作。

1 高速公路企業(yè)電子文件命名管理現(xiàn)狀

在電子文件的歸檔管理過(guò)程中，由于電子文件的來(lái)源廣泛、個(gè)人工作習(xí)慣等原因，普遍存在以下問(wèn)題：

1.1 缺乏統(tǒng)一性

很多企業(yè)在電子文件的使用過(guò)程中，并未對(duì)電子文件的命名提出具體的命名規(guī)則或制度規(guī)定，普遍存在單純依靠電子文件提供者來(lái)命名，缺乏對(duì)電子文件命名規(guī)則的約定和監(jiān)督檢查，造成各自為戰(zhàn)、命名五花八門的局面。

1.2 來(lái)源廣泛、形成點(diǎn)多

企業(yè)電子文件來(lái)源于外單位和內(nèi)部各個(gè)部門，來(lái)源廣泛；另外從命名的各環(huán)節(jié)來(lái)看，每個(gè)環(huán)節(jié)都有自己命名的理由，或者是從利于管理的角度來(lái)命名；而且具體到每個(gè)環(huán)節(jié)上的電子文件命名者，或多或少都會(huì)根據(jù)自身的知識(shí)背景、自身工作習(xí)慣和管理環(huán)境來(lái)對(duì)電子文件進(jìn)行命名。

1.3 隨意性大

在企業(yè)電子文件的命名過(guò)程中，人為的因素會(huì)影響到文件名的產(chǎn)生和更改，在各環(huán)節(jié)都可能對(duì)電子文件命名進(jìn)行更改，導(dǎo)致普遍存在電子文件一文多名，或者從電子文件命名來(lái)看，根據(jù)無(wú)法找到命名與文件內(nèi)容之間的聯(lián)系，對(duì)日后的查詢利用和管理帶來(lái)了困難和隱患。

2 加強(qiáng)高速公路企業(yè)電子文件命名管理的思考

2.1 建章立制，制訂電子文件命名管理制度

企業(yè)需制訂關(guān)于電子命名管理規(guī)范化的制度，建立統(tǒng)一的電子文件命名規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)對(duì)電子文件命名管理工作起到引領(lǐng)作用，使電子文件命名工作有章可循。

2.2 統(tǒng)一電子文件命名法

企業(yè)在建立電子文件命名管理制度的基礎(chǔ)上，需統(tǒng)一命名方法，要求在電子文件的一定范圍內(nèi)使用統(tǒng)一命名方法，無(wú)論任何人在對(duì)電子文件進(jìn)行命名時(shí)都要按照統(tǒng)一的方法來(lái)命名，不得因人而異、隨意改變電子文件命名方法。

2.3 保證電子文件名稱的唯一性

對(duì)電子文件的命名進(jìn)行管理，主要目的是為了確保文件名稱的唯一性，避免大量存在命名無(wú)規(guī)則、重復(fù)性的電子文件；同時(shí)，也是為了方便日后的查詢利用，確保電子文件的命名與文件內(nèi)容之間存在對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于快速檢索和查找電子文件。

3 高速公路企業(yè)電子文件命名方法

企業(yè)電子文件命名應(yīng)當(dāng)遵循唯一、確切、規(guī)范、簡(jiǎn)明的規(guī)則，以便后期的各種處理和查詢利用。高速公路企業(yè)電子文件主要包括公文類、合同類、工程類、音像類等文件，命名方法有以下幾種：

3.1 文號(hào)+文件題名

公文類電子文件名命名規(guī)則可設(shè)定為：“文號(hào)”+“文件題名”。如：文號(hào)為“粵江中〔2017〕1號(hào)”、文件題名為“關(guān)于V134版本費(fèi)率抽樣核對(duì)的復(fù)函”，則電子文件名應(yīng)為“粵江中〔2017〕1號(hào)關(guān)于V134版本費(fèi)率抽樣核對(duì)的復(fù)函”。

如電子文件雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成分，應(yīng)重新擬寫(xiě)，將重?cái)M的題名附于原題名后，外加“[ ]”。如：2017年7月司務(wù)會(huì)議通知的文件題名為“會(huì)議通知”，則電子文件名應(yīng)為“會(huì)議通知[2017年7月司務(wù)會(huì)]”。

人事任免通知等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，應(yīng)加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字。如：文號(hào)為“粵江中〔2017〕149號(hào)”、文件題名為“關(guān)于張三等同志職務(wù)任免的通知”，則電子文件名應(yīng)為“粵江中〔2017〕149號(hào)關(guān)于張三等同志職務(wù)任免的通知[李四、趙五]”。

3.2 合同編號(hào)+合同名稱

合同類電子文件名命名規(guī)則可設(shè)定為：“合同編號(hào)”+“合同名稱”，合同名稱應(yīng)盡量保持唯一性，統(tǒng)一按“年份”+“項(xiàng)目名稱”命名。如：合同編號(hào)為“YJZ201703008/ZH003”、合同名稱為“聘請(qǐng)2017年度常年法律顧問(wèn)合同”，則電子文件名應(yīng)命名為“YJZ201703008_ZH003 聘請(qǐng)2017年度常年法律顧問(wèn)合同”（由于“/”不能作為電子文件名，則統(tǒng)一改為下劃線“_”）。

3.3 年份+工程名稱+文件名稱（或：年份+工程名稱+文件名稱+合作單位）

工程類電子文件命名規(guī)則設(shè)定為：“年份”+“工程名稱”+“文件名稱”。如：年份為“2016年”、工程名稱為“中江高速沿線綠化補(bǔ)植工程”、文件名稱為“價(jià)格審核表”，則電子文件名應(yīng)命名為“2016年中江高速沿線綠化補(bǔ)植工程價(jià)格審核表”。

報(bào)價(jià)資料、資質(zhì)材料、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、退還投標(biāo)保證金審批表、中標(biāo)候選人公示等電子文件，需加“[合作單位]”。如：年份為“2016年”、工程名稱為“中央分隔帶改造工程”、文件名稱為“中標(biāo)通知書(shū)”、合作單位為“XXX有限公司”，則電子文件名應(yīng)命名為“2016年中央分隔帶改造工程中標(biāo)通知書(shū)[XXX有限公司]”。

3.4 年份+事由+拍攝/錄制時(shí)間

音像類電子文件名設(shè)定為：“年份”+“事由”+“拍攝/錄制時(shí)間”，“拍攝/錄制時(shí)間”統(tǒng)一采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。如：年份為“2017年”、事由為“1月經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議錄音”、錄制時(shí)間為“2017年1月10日”，則電子文件名應(yīng)命名為“2017年1月經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議錄音20170110”。

4 結(jié)語(yǔ)

由于高速公路企業(yè)電子文件數(shù)量繁多，高速公路企業(yè)電子文件命名管理現(xiàn)狀普遍存在缺乏統(tǒng)一性，來(lái)源廣泛、形成點(diǎn)多，隨意性大等現(xiàn)象，規(guī)范電子文件的命名管理工作勢(shì)在必行。本文認(rèn)為可以采取建章立制、制訂電子文件命名管理制度，統(tǒng)一電子文件命名法，保證電子文件名稱的唯一性等措施來(lái)加強(qiáng)高速公路企業(yè)電子文件命名管理工作。為確保電子文件命名的唯一、確切、規(guī)范、簡(jiǎn)明，針對(duì)高速公路企業(yè)公文類、合同類、工程類、音像類電子文件，提出了“文號(hào)+文件題名”“合同編號(hào)+合同名稱”“年份+工程名稱+文件名稱（或：年份+工程名稱+文件名稱+合作單位）”“年份+事由+拍攝/錄制時(shí)間”的電子文件命名法。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：李碧秋（1986），女，碩士，廣東江中高速公路有限公司經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。