學校檔案管理中信息技術的應用分析

張晶

摘要：在我國大力發展信息化技術的背景下，學校檔案管理實現信息化也逐漸成為社會發展大趨勢，同時也是學校發展檔案管理的必然要求。學校在檔案管理方面應用信息化技術，一方面可以提升服務質量，使監督工作更加有效，也能有效減低檔案管理所受到的人為干擾。本文主要介紹學校傳統檔案管理中存在的不足之處，分析在學校檔案管理中應用信息化技術的主要特征，并探究學校檔案管理中應用信息技術的具體措施。

關鍵詞：學校；檔案管理；信息技術

在科學技術發展中，社會中的各項工作都開始邁向信息化發展，而學校在管理檔案方面也積極應用信息化技術。如今，計算機在慢慢代替人工方式的檔案管理，檔案管理不再需要進行繁瑣而大量的重復性工作，大大解放了檔案管理的勞動力，同時檔案管理也更加明了化和簡潔化，學校檔案的質量也可以得到保證。所以，要在學校的檔案管理中積極應用信息化技術，將學校檔案的作用充分發揮出來，推動學校的良好發展。

1.學校傳統檔案管理的不足

在教育單位中學校的檔案管理系統是一個重要組成，其內容對學校管理人員和決策人員都極為重要。因此，學校的檔案管理系統要方便用戶查詢，并及時提供給用戶所需信息[1]。學校管理檔案的傳統方式是人工管理以紙質文件形式保存的檔案，存在一些不足之處。（1）工作效率比較低。以人工方式來管理學校的文件檔案，因信息量較大，檢索檔案比較麻煩，對檔案管理效率造成嚴重影響。（2）保密性比較差。人工方式對文件檔案進行管理時，會有較多主題接觸到檔案，嚴重威脅到檔案保密性。（3）查找、維護和更新檔案有一定的難度。管理檔案的傳統模式中，一旦長時間積累檔案，就會有大量數據需要整理，增加了查找、維護和更新檔案的難度。

2.信息技術管理學校檔案的特點

在科學技術發展迅猛的當下，信息化技術在各個行業都得到廣泛應用，全世界都朝信息化方向發展。計算機普及大大促進了經濟與社會的發展，而各種高科技正在對社會生活和工作的各個方面產生重要影響。在普及自動化辦公的背景下，學校檔案管理更多應用網絡技術達到現代化管理。對于學校管理檔案傳統方式中的不足，需要積極構建應用信息技術的檔案管理方式，達到檔案管理的自動化與信息化。在學校檔案管理中應用信息技術的特征是：（1）應用信息技術的現代化檔案管理系統方便查閱檔案信息，有較大的存儲量，且處理速度比較快。管理檔案的現代化系統可以使用處理電腦文字的軟件，通過圖像、表格的靈活應用將檔案分成不同類別，并構建管理學校檔案的系統，方便對檔案進行閱讀、查詢、交流、修改與重復應用[2]。（2）應用信息技術的現代化管理學校檔案的工作要由高素質、高技能的專職人員來擔任。學校管理檔案的工作人員需要對檔案工作抱有熱忱之心，了解學校檔案的主要內容，從而將管理學校檔案的工作做好。（3）人力資源得到節省。不同于學校管理檔案的傳統方式，信息化檔案管理只要兩三名具有專業水平，且較高綜合素質的工作人員就能完成管理工作，人力資源能夠得到節省，學校管理檔案的成本得到降低。（4）工作效率比較高。應用信息技術對學校的檔案信息加以整合，在必要時可以很方便地進行查閱和調用，短時間就可以查閱到需要的信息，檔案使用率和調閱檔案工作的工作效率都得到提升。

如今學校管理檔案人員的普遍情況是知識結構不夠合理、知識出現老化等問題。二十一世紀屬于信息化時代，必須緊跟社會發展，及時將學校檔案管理發展中出現的不足解決掉，重視提升檔案管理隊伍管理水平的整體提升，對檔案管理人員的知識結構與專業結構進行調整。如今，學校檔案管理的一個必要工作就是提升檔案管理人員的整體水平，以滿足檔案事業的發展。

應用信息技術的現代檔案管理是一個新生事物，依然存在一些需要改進的地方。其一，在檔案管理中應用信息技術，會出現很多電子文件，而大部分檔案載體是磁介材料、其他載體等，記錄信息的方式從傳統的圖形或文字變為機器才可以識別出的數碼，出現了新型化的檔案載體，而歸檔與保管新型化的檔案載體成為一個新問題。其二，我國如今還未出臺歸檔電子文件、管理電子檔案的有關規范和標準，法律上面也未給出明確的規定。其三，電子文件具有完整性、真實性、拷貝性、易修改性等特點，且歸檔管理和檔案信息的載體具有原始性，檔案管理學的理論基礎需要加深研究并指導學校的檔案管理工作。

3.學校檔案管理應用信息化技術的措施

學校為了更好地適應時代發展，必須盡快構建應用信息技術的現代化檔案管理體系，實現檔案管理的信息化，充分發揮檔案管理的價值，推動學校在新時期的發展。

3.1檔案信息收錄和管理更加規范化和標準化

如今，應用信息技術管理學校檔案存在規范化與標準化不足，應用軟件使用較多且比較混亂等情況，對檔案管理系統的有效應用產生不良影響[3]。信息化的檔案管理要將學校管理檔案信息的工作變成可持續化、整體化的自動過程。優先整理保存和歸檔比較重要的紙質化檔案，之后在網上全面擬定、檢查、核對和傳閱檔案，形成最終歸檔，以確保收錄的檔案信息完整。要建立完善、全面的校園信息化網絡，借助校內網絡把學校各個部門整理好的標準化、規范化檔案信息傳送到學校專門收錄和管理檔案的部門，以提升收錄與整理檔案信息的質量與效率。

3.2有關人員要加強認識信息技術

學校檔案管理的領導和有關部門的工作人員必須深入認識到信息技術在檔案管理中應用的重要價值，這是將信息技術應用到學校檔案管理的必要步驟。在一所學校誕生之后，學校檔案就開始全面記錄學校在各個階段的發展信息，在學校的一些重要工作中發揮了較大的作用，比如教務活動的完善、科學研究和教學改革等。所以，有關人員要加強認識學校檔案管理的信息化，推進學校檔案管理的信息化進程。具體來說，就是結合學校檔案管理中對信息化技術的應用與校內管理日程、日常會議，學校在年度考核中應該納入高效、高質的檔案管理，并將檔案管理的信息化當做檔案管理者的責任。

3.3校內的辦公系統實現自動化和信息化

學校管理檔案的工作不但屬于檔案管理部門正常的工作范圍，校內其他部門在檔案信息的提供上也擔負一定的責任[4]。校內的辦公系統實現自動化和信息化，可以大大提升各個部門信息記錄的完整性。具體來說就是各個部門把檔案傳送到校園網中，而專門管理檔案的部門進行收錄與整理，這樣檔案信息的收錄就會更加全面，與此同時，校內各個部門間交流信息的效率也得到提升，學校辦公整體效率大大提高，改變各個部門以往各自為政只關注部門內部的工作方式。此外，信息化檔案在包括有紙質檔案文字信息的同時，也包含有圖片、影像和聲音等多媒體的數據信息。借助校園網可以通過多樣化方式來展示校內的檔案信息，真正達到檔案管理的信息化服務。

3.4加強建設學校的檔案數據庫和辦公自動化

當前時期，從總體上來說檔案信息的自動化系統已經從文件處理逐漸過渡到了信息化管理階段，為實現這一目標的關鍵步驟就是建設數據庫。數據庫是借助先進化信息技術科學化管理和方便應用資料的系統、為了實現學校檔案管理的信息化，必須建設檔案數據庫。

另外，需要加強建設自動化辦公設備，以提升管理檔案的質量和效率。在信息化時代，檔案管理實現信息化的主要標志就是應用微機和網絡化管理。借助微機管理文書檔案的主要優點是：其一，立卷方式是將“件”作為單位，方便文書檔案進行接收、立卷和鑒定，方便將沒有保存意義的文件及時剔除出去。比如在將某份文件剔除時，就不用進行拆卷這樣的麻煩工作。此外，借助計算機對檔案管理進行輔助，在保管檔案的期限內加以調整，借助計算機調整和刪改檢索工具，工作時效性能得到大大提升。其二，微機管理一方面能及時對遺漏的文件進行增缺補漏，另一方面能確保文件原貌。此外，利用信息化技術來管理檔案資料，比較方便檢索，且有較高的準確率，能對檔案目錄進行隨時修改，從而將遺漏問題及時解決掉，達到有效管理文書檔案的目的，實現服務質量的提升。其三，微機管理能提高文檔保密性。微機管理可以將檔案資料修改成單份的文件加以利用，而使用者就不會接觸到與其需要沒有關系的文件，達到文檔的保密要求。

3.5加強培訓信息技術

學校管理檔案的實踐活動中，為提升檔案管理者的創新意識與參與意識，需要對檔案管理者的計算機能力、創新能力和思維能力加以培養，檔案管理者在掌握一些信息技術之后，就可以自由選擇青睞的信息化技術來管理檔案，從而更加積極地投入到學校檔案管理的工作中。在培訓中，可以采取多樣化的工作模式，比如體驗式、創作式、互動式和研討式等，能夠達到較好的培養效果[5]。不過，在管理學校檔案的現代化工作方式中，很難找到具有普適性的最佳檔案和萬能方案。在管理學校檔案的時候，需要優化組合教學方法，并在實踐中綜合應用。

盡管學校的檔案管理比較重視探究性學習，重視學習新方式與新技術，并理解重要概念，從而借助管理檔案的實踐過程，讓檔案管理者加深對信息化技術的理解和應用。在培訓學校檔案管理工作人員的時候，一方面要重視理論教學，提高檔案管理者的信息技術知識儲備，從而加強對信息技術的掌握，以實現高效管理目標；另一方面也要重視實踐教學，使檔案管理者的視野得到拓展，實踐過程中升華檔案管理者的情感與認知，體驗過程中培養搜集信息的能力與創新能力，通過交流提升合作能力。

3.6在學校檔案的基礎管理中應用計算機技術

學校管理檔案的任務繁重，學生流動性較大，所以檔案管理要經常更新、細化和分類，而人工方式的工作效率比較低，所以，可以借助計算機進行檔案檢索的編制工作。在對檔案進行整編時，可以通過著錄項目建立檔案機對目錄數據庫進行讀取，之后，借助已有數據自動化分類目錄并編制專題，從而依據不同要求對檔案進行分類管理。針對校內本身存在的紙質管理文件，可以依據信息管理要求將信息錄入到信息化系統中。通過采取這種方式，確保數據可靠性并提高歸檔準確性。

另外，借助計算機來檢索檔案。計算機檢索的特點是針對性和高效性，在登記與統計大量數據中能依照所輸人名、時間或專業方向等檢索檔案庫。利用關鍵詞不但能檢索到使用者所需的檔案原件，也能對系統、數據是否足夠準確進行檢查。

4.結語

學校檔案管理為了更加方便利用檔案數據，減輕檔案管理者的工作量，并提高檔案管理的質量，要積極應用信息化技術。為此，檔案信息收錄和管理要更加規范化和標準化，校內的辦公系統實現自動化和信息化，加強培訓信息技術，提高信息技術在學校檔案管理中的應用。

參考文獻：

[1]彭艷.學校檔案管理中信息技術的有效性分析[J].人力資源管理，2014（7）：281-281.

[2]于霞.芻議學校檔案管理中信息技術的應用[J].新校園旬刊，2014（8）：233-233.

[3]鄭玉環.淺析信息技術在學校檔案管理中的應用[J].中國信息技術教育，2014（6）：84-85.

[4]楊東燕.信息技術在學校檔案管理中的應用[J].人力資源管理，2016（7）：304-305.

[5]韓玲.信息技術在學校檔案管理中的有效應用研究[J].商，2015（19）：74-74.