如何加強高校檔案管理探究

王軍

摘要：在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理制度中總是存在著以權謀私、管理混亂、弄虛作假以及主觀隨意性強等現(xiàn)狀，使得高校檔案信息化管理改革多年來無法實施。為適應社會和時代的需求與發(fā)展，必須要對檔案信息化管理建設進行加強與創(chuàng)新，從而將檔案管理的水平提高。提高高校的檔案信息化管理水平也是對檔案信息化管理和建設的一個很大的推動，不僅具有重要的理論意義，對高校各項事業(yè)的發(fā)展也有著較大的實際價值。

關鍵詞：高校檔案；信息化；管理現(xiàn)狀

在高校發(fā)展全過程的所有歷史資料就是檔案，對于高校來說是非常重要的資源，利用和開發(fā)這一資源，對高校的發(fā)展尤為重要。了解高校的檔案工作現(xiàn)狀，分析其中的問題，合力采取完善的對策與管理方案，讓檔案充分發(fā)揮其應有的價值，更好地適應高校新的發(fā)展與需求。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案收集效率低 管理制度不健全

國內(nèi)大部分高校的檔案工作管理中標準和模式往往缺乏一定的統(tǒng)一，檔案管理水平與國外相比仍相對落后。對應納入檔案管理的范圍尚不夠明確，檔案管理各種工作制度都不健全，管理不明確、分散。在現(xiàn)代化高校管理中，財務、教師、后勤等管理制度比較健全，而高校檔案工作的各項管理制度卻涉及較少。沒有明確將高校工作檔案納入考核管理之中，造成檔案歸檔率低、檔案資料不全等現(xiàn)狀。

（二）檔案管理意識薄弱 利用檔案資料低

在高校管理的過程，檔案管理工作的必要性與重要性是缺一不可，是并存的。但輕檔案、重經(jīng)營的思想目前在高校中仍是普遍存在，且因為忽略了檔案的科學管理，使許多應歸檔、收集的重要資料都沒有被整理在檔案之中，導致高校檔案的完整性大大缺失。由于管理檔案工作得不到重視，利用開發(fā)檔案資源信息不足，造成檔案利用率低。

（三）信息化管理水平不高 設備投入少

高校檔案信息化管理水平比較落后，是檔案管理工作目前面臨的主要問題。檔案管理設備陳舊、老化，特別是在高校檔案管理中網(wǎng)絡技術及計算機沒有得到應該的普及，設備與硬件的投入遠遠不足，管理手段嚴重落后，與信息時代嚴重脫軌，導致檔案管理工作的進程滯后，不利于高校對檔案綜合利用和開發(fā)。

（四）檔案管理人員業(yè)務素質水平不高

在目前的高校管理中，多數(shù)從事檔案管理的人員的技術水平與專業(yè)素質仍還欠缺。因此，在高校的人才培養(yǎng)方面，檔案人員沒有建立全方位，多層次的知識完善的體系，導致人才極為匱乏。高校教育、學習等方面技術專業(yè)人員學習和培訓的機會多，而檔案人員則恰恰相反，機會少甚至沒有。從而使檔案管理水平與高校實際需求發(fā)展相差甚遠。

二、解決高校管理檔案工作的方法及對策

（一）建立檔案管理的各項規(guī)章制度

高校檔案工作作為專業(yè)性很強的一項嚴謹工作。需要結合實際單位的具體情況，根據(jù)有關法規(guī)法律，建立完善的材料、文件歸檔收集制度與各項檔案統(tǒng)計制度等各項制度規(guī)章，使檔案管理工作的每一項步驟都有依據(jù)。為開展檔案工作提供制度和法津上的相關保障。將高校經(jīng)營活動與高校各種檔案管理工作同步考核，同步評價，高校檔案管理工作的現(xiàn)狀才能得到改變。

（二）領導重視 積極宣傳法律、規(guī)章制度

高校做好檔案管理工作需要得到管理者與決策者的相應重視。通過編寫相關資料為有關部門和高校領導提供高校整體的發(fā)展借鑒和參考。各種場合，各種形式，各種渠道進行檔案知識的宣傳。使全院人員都認識到檔案管理的重要性。檔案科學管理的實現(xiàn)，才能使高校檔案管理工作更好的開展，高?；颊咭簿湍軌虻玫礁玫姆?。

（三）加大投入 提高配備 強化軟硬件建設

根據(jù)檔案管理工作要求，高校要加大自身的投入。如配備一體機、計算機等多種辦公硬件設備。各院、各部門之間同時也可以利用網(wǎng)絡系統(tǒng)來對檔案資源共享與信息溝通進行增強。從而使工作效率大大提高，改變傳統(tǒng)的手動操作，推動高校各部門的發(fā)展，滿足高校及患者的多方面需求。

（四）檔案管理人員的業(yè)務素質 職業(yè)道德需全面加強

隨著時代的發(fā)展，信息技術的快速更新，檔案管理、數(shù)字化已然是一個必然的趨勢。必須提升管理人員的敬業(yè)精神與技術水平，讓管理人員始終保持謙虛的學習態(tài)度。打開視野，在交流中學習，在學習中交流，不斷提高自身素質，對其專業(yè)知識更需要不斷走在時代的前沿。使高校擁有最為先進的技術與最為專業(yè)的人員，信息化管理水平也就隨之提高。

結束語：高校檔案的信息化管理是當前高校檔案工作的必然需要.也是適應現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求。新世紀高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向是信息化管理，在以信息和知識為主要特征的經(jīng)濟知識時代中.檔案中蘊藏的豐富寶貴的資源信息將在高校的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。因此加快實現(xiàn)檔案的信息化管理進程，對高校有著極為重要的意義。

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