關于企業辦公室管理工作創新的思考

蔣雯婷

摘要：辦公室管理工作對于企業來說意義重大，不僅是連接上級、溝通下級的中樞紐帶，更是企業開展日常工作的重要場地。因此在企業的發展過程中，加強企業辦公室的管理工作，有助于提升企業的辦公效率，規范企業辦公過程，增強企業的競爭力量。當前企業辦公室管理工作出現了一些新問題，制約著辦公室工作效率的發揮，因此要創新辦公室管理工作，促進企業辦公室工作水平的提高。

關鍵詞：企業；辦公室；管理工作；創新措施

在企業的日常工作中，辦公室工作是一項綜合性的工作，涉及企業管理的各個方面，其主要職能為協調和溝通各部門工作、為企業領導建言獻策、及時收發各類信息等。在辦公室管理工作中，主要是對辦公室內的各項工作進行管理，確保辦公室各項職能的順利落實，切實發揮出辦公室在企業管理中的中樞作用。但是在辦公室管理工作中，因辦公室工作內容較多且繁瑣、工作人員綜合素質參差不齊、辦公意識差、管理制度不健全等問題，導致辦公室管理工作效率較低，嚴重影響著辦公室工作職能的發揮，應采取措施改進辦公室管理工作。

一、強化辦公室人員的工作意識

在辦公室工作中，工作人員的工作意識決定著其工作態度，其工作態度決定著其工作質量。針對當前部分工作人員工作意識淡薄，沒有大局觀、責任感、效率較低的問題，要通過組織工作人員的學習與培訓，不斷提高工作人員的工作意識。首先要提高工作人員的大局觀念，個人是集體的一部分，辦公室工作人員是企業的重要組成部分和寶貴財富。工作人員要樹立起大局觀念，以企業的利益為重，在辦公室工作中自覺維護企業的利益。對待辦公室工作要認真負責，按照企業的規章制度辦事，不做損害企業利益的事情。其次要提高工作人員的責任意識。責任就是擔當，在辦公室工作中，工作人員要敢于承擔責任，不僅為自己的工作而負責，還要樂于奉獻，本著吃苦耐勞的精神，甘于在辦公室工作繁多的時候加班，完成企業辦公室內的工作。樹立起良好的責任意識，有助于端正工作人員的工作態度，糾正工作人員的辦公行為，提高辦公人員的工作效率，從而達到強化辦公室管理的作用。最后要強化辦公室工作人員的效率意識。效率是企業的生命線，尤其是在競爭日益激烈的今天，沒有效率的企業是沒有明天的。工作人員的效率關系著企業的競爭力，因此要強化企業辦公室工作人員的效率意識。一是要通過獎懲措施，激發工作人員的工作積極性，使其能夠按時保質保量的完成辦公室工作。二是要注重辦公室工作的細節，細節決定成敗，培養工作人員嚴謹的工作態度和踏實肯干的工作精神。三是要善于借力。依托現代辦公管理制度和現代化的辦公手段，不斷提高辦公效率，改善工作方式。在辦公室工作中要建立現代化企業管理制度，落實卓絕績效準則，激發員工的工作積極性，獲取員工對企業的認同感。在辦公方式上，要不斷提高辦公信息化水平，依托信息化技術簡化辦公流程，加快信息在辦公部門中的傳遞，從而提高辦公效率。

二、提高員工素質培養學習型員工

辦公室工作人員的綜合素質直接關系著辦公室的工作效率，鑒于企業發展較快，人員流動率較高，部分企業的辦公室工作人員綜合素質參差不齊，其知識結構、業務能力、溝通能力等均有所差異，因此通過培訓提高員工素質，培養學習型員工，成為提高辦公室管理水平的有效措施。首先企業的管理者要轉變思想觀念，由關注結果轉變為關注過程，對辦公室工作人員的工作過程做評價，對辦公室工作人員的表現給予肯定和鼓勵，對其工作中的不足要指出，并提出改進意見，督促辦公室工作人員進行改正。通過關注過程，使辦公室工作人員的工作能力在實踐得到錘煉，并最終達到提高辦公室工作人員能力的目的。其次要強化辦公室工作人員的學習意識，使其樹立起終身學習的意識，進而變成學習型員工。學習型員工不僅僅是學習文化知識，還要學習企業的管理和工作方法。企業要為員工的學習創造環境和條件，辦公室的管理者要善于分享信息，即將有利于員工學習的材料提供給員工，供員工進行討論。當企業員工在工作中遇到困難時，管理者要組織辦公室工作人員建言獻策，構建互幫互助的學習氛圍，使辦公室工作人員在學習氛圍中不斷的成長和進步。

三、與時俱進完善辦公室的管理制度

管理制度是辦公室各項工作順利開展的重要保障，管理制度內容的完善和規范，是獲取辦公室工作人員支持與信服的基礎，因此要與時俱進，針對企業辦公室管理中出現的新問題，不斷完善辦公室的管理制度，以提高管理制度的規范性。首先辦公室管理制度要體現人性化。辦公室管理工作的實質是對人的管理，體現出人性化的管理原則，有助于在管理制度中透露出溫情，使員工感受到家庭的溫暖，從而對企業產生歸屬感和認同感，進而在辦公室工作中，能夠以飽滿的熱情投入到工作中。人性化的管理原則是建立在服務員工的基礎之上的，對員工的照顧會贏得員工的回報。其次辦公室管理制度要體現出民主化。給予員工參與辦公室管理的權利，能夠有效調動企業員工的工作積極性，使員工在參與辦公室管理的過程中，對企業的發展建言建策。同時從員工所反饋的信息中，可以發現辦公室管理制度中存在的問題，并及時的加以改進。管理制度民主化是現代企業管理制度的一個發展方向，辦公室管理工作體現民主化，是在尊重工作人員的基礎上，保障員工權利的體現。最后辦公室管理制度要體現責任。要在管理制度中貫徹責任負責制度，對辦公室內的每一項工作都要定崗，做到專人專職專責，即每一個崗位都由專人負責。對辦公室的工作內容要細化，細化其標準和執行過程，標準是衡量工作的依據，因此辦公室負責人要依據標準嚴格的審查辦公室工作人員的工作，給予其工作以評價，督促辦公室工作人員積極改進自身的工作。執行過程是規范辦公室管理的有效措施，要規范執行過程，就是要求工作人員嚴格按照執行過程進行，不得隨意更改辦公室的規章制度。

結語：辦公室管理工作是企業管理的重要組成部分，對于強化企業管理工作，提升企業管理效率，提高企業的經濟效率，都發揮著重要的作用，為此辦公室管理工作的有效開展，要建立在不斷完善管理制度的基礎之上，通過培訓提升辦公室工作人員的工作意識，改進其工作行為。

參考文獻：

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