從長從遠謀劃 順時應需發展

李惠銘

摘要：隨著信息化的發展，檔案數字化成為工作的必然和重點，如何開展檔案的數字化，本文認為應從長從遠謀劃，順時應需發展。

關鍵詞：檔案 數字化 信息化 標準化

數字化是一次檔案載體的變革。我們如何應對這場變革，扎實有效地做好當前的工作？這就需要我們從長從遠謀劃，順時應需發展。

說到從長從遠謀劃，就是要從數字化的全過程來考慮當前的工作。俗話說，“知歲令方曉禾稼”，即清楚全年的氣候特點，才知道春天應該種什么。自從世界出現第一臺電子計算機至今不過七八十年，檔案數字化到現在也就二三十年的時間，把這二三十年放在幾千年的歷史長河之中，如同滄海一粟。從這個意義上講，數字化仍舊是一個漫長的、循序漸進的過程，還有很多值得研究和探索的問題。這就要求我們在工作的過程中：首先，不能太急，不能盲目追求進度或過于超前，要扎實細致地做好現階段的基礎工作；其次，必須應需而上，清楚數字化的輕重緩急，對服務工作有重大意義，不辦不行的提前辦，可辦可不辦一般性的工作先擱置不辦；第三，要不斷更新理念，用新的知識、新的方法去突破墨守成規的工作，解決工作中出現的新問題。

一、檔案數字化存在的問題

（一）檔案數字化立法缺乏、標準滯后

在檔案數字化管理和利用過程中，還存在著立法缺乏、標準滯后的現象。以《檔案法》為例，我國《檔案法》1988年施行，1996年第一次公布了《全國人民代表大會常務委員會關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》?！稒n案法》對加強檔案的收、管、用提供了必要的法律支撐。然而《檔案法》及相關法規對電子檔案缺乏規定，特別是沒有給電子檔案以明確的法律地位，電子檔案面臨著證據作用和法律認可方面的障礙。盡管1996年頒布的《檔案法》明確了對“檔案縮微品等復制形式的檔案經檔案收藏單位法定代表人簽名或蓋章后，認定其與檔案原件同等的效力”。2004年頒發的《電子簽名法》，確立了電子簽名的法律效力，但對于認定電子檔案的證據作用仍舊沒有提出明確要求。正因如此，導致至今仍沒有真正意義上的電子檔案，基本上停留在電子文件階段。文件轉化為檔案需要有三個條件：一是辦理完畢的文件；二是對日后工作和研究活動有查考利用價值；三是經過系統整理，按照一定規律保存起來。大量的電子文件都是在OA系統和業務系統中形成，由于其法律地位不能夠確定，就不能要求基層通過系統整理保存到檔案館，也就不能形成電子檔案。如果有可以稱得上電子檔案的，也只是檔案館自己掃描形成的電子文件。

15年過去了，應對洪水般席卷而來的數字化大潮，急需一部能指導數字化工作的法規。我國現存對檔案數字化的要求可以分為三類：一是法律法規，如《檔案法》、《檔案法實施辦法》等；二是管理制度，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《關于加強檔案信息資源開發利用的工作意見》等；三是標準規范，如《紙質檔案數字化技術規范》、《北京市綜合檔案館檔案目錄數據庫結構與數據交換格式》等。這三類雖然正在逐步形成規范化的體系，但仍不能很好地指導數字化工作。如檔案管理規范體系，不能做到從檔案的“收、管、用”各環節都有明確的流程；目錄著錄規范體系，不能保證各門類檔案（文書檔案、科技檔案、專門檔案）從數據庫設計到目錄著錄都有標準可循；檔案信息安全保障體系，不能從安全策略、安全法規、安全標準、安全技術等方面提供完整理論和實踐指導；數字化利用服務體系，不能從法律地位、歸屬問題、信息公開、保密等方面為共享服務提供保障。所以，檔案數字化還將長期存在立法缺乏、標準滯后的問題。

（二）檔案數字化對象復雜、數字化不規范

檔案數字化是一項復雜的系統工作，數字化對象也很復雜：

一是檔案的載體形式多。考察古今中外檔案載體類型發展歷史，除實物檔案外，記錄信息的載體類型大致有蠟板、甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、唱片、磁帶、錄像帶、硬盤、膠片、SD卡、U盤等，檔案館現存的載體的種類也越來越多。二是檔案的種類多。從檔案的分類來看，業界普遍認同的觀點是分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案。就拿專門檔案來說，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細列出了32種專門檔案。但檔案分布于各個單位之中，業務各具特點，這32種也不能囊括全部。三是檔案的數量多。尤其電子化后，檔案正在以幾何級數快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機關及其直屬企業事業單位生成的電子文件數量約占文件總數的72.7%。

計算機處理信息的方式有兩種，即結構化信息和非結構化信息。在數字化的過程中，我們要將“那么多載體、那么多種類、那么多數量”的復雜對象，參照一些已有的標準，從數據庫結構的設計、轉化流程、技術等方面，都轉化為計算機可以識別處理的信息，都做到統一規范幾乎是不現實的。一方面，不可能對每一種檔案都出技術規范，另一方面,不可能將每一種檔案都轉化為數字信息。檔案數字化可能長期存在三種情況：一是永遠沒有現成的理論或者固定的版式，檔案數字化永遠在不斷地改進和更新中；二是有一個可以滿足檔案數字化需求的大系統，可以容納更多的數字化內容；三是數字化毫無章法，有業內的管理部門，在一個大的原則之下，各自為政，但又統一在總要求下。

面對如此復雜的對象，我們甚至永遠都不能將工作做成一刀切的規范化、標準一致的規范化。

（三）檔案數字化的整體環境不太樂觀

檔案數字化處在地區信息化的的邊緣地帶。政府對檔案數字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區信息化的規劃中，對檔案數字化的投入也是寥寥無幾，且檔案數字化還存在著重復建設、低水平開發、各自為政的現象。對歷史檔案管理現狀難以改變的特點，使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。比如現在的“雙軌制”、“雙套制”，“電子文件中心”等，這使得我們在紙質和電子之間相互糾結，造成檔案數字化多條腿走路的現狀。

（四）檔案數字化在信息安全和長期保存上還存在諸多隱患

如現有技術和管理還不能擺脫計算機及其網絡硬件設施免受電磁泄露、通信干擾、自然或人為破壞及設備故障的困擾；不能保障信息在數據收集、存儲、檢索、處理、傳輸等過程不被非法竊取、偽造、篡改以及密鑰攻擊；還不能確定檔案信息數字化載體的使用壽命；還不能解決數字化信息讀出、檢索等對設備的依賴等等。檔案數據的備份容量、數據處理性能、數據保護能力、數據恢復能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴峻的挑戰。檔案館防范和抵御災難性事件的能力還不強。

二、檔案數字化應做好準備

應對上述問題，我們在數字化過程中，就不要一味地追求速度，以避免辛勤的工作成果付之東流。從目前來看，檔案數字化建設過程中最大的問題并非技術問題，而是管理工作不能適應當前的形勢。需要做好幾個方面的準備工作：

（一）構建檔案數字化的整體運行模式

我們應該意識到檔案數字化是一個系統工程，由若干個子系統和要素構成。由檔案主管部門來指導頂層設計，制定詳實的數字化規劃和系統規范，促進部門間的相互合作，使得不同系統、不同業務的數字化可以統一起來，發揮綜合效應。比如，構建一個每天可以被上百萬人使用的系統,而只需要一個業余人員來管理和操作。檔案數字化的整體運行模式一旦形成，就可以形成數字化的拉動趨勢,也必將帶動檔案各個方面工作朝著高效、便民的方向發展。

（二）扎實做好數字化的基礎性工作

檔案數字化是一項基礎性工作，檔案館的所有系統應用都是建立在這個基礎上的，這就要求我們要扎實地做好數字化基礎工作。一是按重要的、利用率高的檔案優先數字化。如文書檔案、會計檔案、婚姻檔案、專門檔案、科研檔案、教學檔案、基建檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案、音像磁帶等。二是重點加強對珍貴、易損及利用頻繁檔案的數字化。如現行文件、結婚證、房產證、革命歷史檔案、敵偽檔案、老縣志等。三是把部分檔案的數字化放在基層。如在標準、技術、數字化管理方式等方面進行了積極探索，統一制定數字檔案室標準和規范，配置相應的管理與保護的技術裝備，把部分需要數字轉化的檔案放在基層來做。

(三)搭建檔案信息利用服務網絡

檔案數字化的目的就是要組織數字信息上網,面向應用,建立“活性”,實現檔案信息的網上檢索和利用,為用戶提供更好的服務。如建立區、鎮、村三級檔案聯合網絡，構建檔案直通車，共享檔案信息資源。又如利用手機網絡、有線電視網絡，借助其他部門在社區和農村已經建立好的各種網絡平臺，上載與農民息息相關的檔案內容，開發檔案信息，提供多方位、多角度的檔案利用，建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使村民不出村，即可將各種檔案一“網”查盡。

（四）積極應用現代化技術和管理經驗

檔案理論和前沿技術層出不窮，國內外也存在很多先進的業態和管理經驗，檔案部門在信息化過程中應做到不封閉、不排斥，積極尋求更多的解決方案，在適用的前提下盡量應用先進技術和管理。比如項目管理（PMP）、企業資源規劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、知識管理（KM）、信息管理（IM）、流程管理(PM)、決策支持（DS）、數據挖掘（DM）等等。

（五）善于抓住機遇和改變工作方式

檔案數字化面臨著集中統一的管理體制，面臨多元化需求的沖擊，無法避免地出現一些問題，比如跟過去的規定沖突，跟過去的管理方法矛盾，跟原來的工作相悖。檔案數字化工作要善于抓住機遇和改變工作方式。一是不能按部就搬，要善于否定過去的工作，否定原來的方案、標準、計劃。二是不能死守檔案，認為檔案是檔案部門自己的東西。檔案是無國界的，是全球聯網的，檔案數字化的工作也不應該僅僅局限于本館、本市、本國，而是應該把眼光放在那些能夠給我們信息資源的組織或者個人，在全球范圍內，在宇宙范圍內，尋求更多的合作者。采取協作、借力、外包等方式，積極爭取各方面的合作。工作方式的改變，才能實現質的飛躍。

盡管數字化未來還存在諸多的不確定性, 但只要我們從現在做起，從長從遠謀劃，順時應需發展，就能實現檔案數字化的超常規、跨越式發展。

參考文獻：

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作者單位：北京市平谷區檔案局