關(guān)于物資管理信息化的探討

李文琦

摘 要 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)開始在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用。將信息化技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)物資管理工作中，進(jìn)一步規(guī)范物資管理流程，實現(xiàn)企業(yè)物資計劃、物資采購、收發(fā)物資、驗收及保管、存儲等過程中的數(shù)據(jù)共享，實時掌握企業(yè)物資的庫存、采購及執(zhí)行情況，加快信息的流通，使物資管理工作更多透明和高效。

關(guān)鍵詞 企業(yè)；物資管理；信息化技術(shù)；物資管理信息化

在當(dāng)前日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物資作為企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要保障，也是提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵所在。企業(yè)物資計劃、采購、保管、發(fā)放、核算、數(shù)據(jù)收集、處理、存檔及分析物資管理的信息化水平，構(gòu)建出物資管理信息系統(tǒng)來進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)物資管理的流程，提高物資管理的公開性和透明性，實現(xiàn)供方資源共享，確保采購到高質(zhì)量的物資，降低物資采購的成本。利用物資管理系統(tǒng)中各管理模式，為企業(yè)物資采購、成本控制、使用及核算提供重要依據(jù)。

1 物資管理信息化的重要性分析

近年來，我國企業(yè)物資管理信息化水平取得了比較快的發(fā)展，管理效益和經(jīng)濟(jì)效益逐漸提高。

1.1 數(shù)據(jù)、信息的及時性和完整性

物資管理信息化的實施，利用物資管理信息化系統(tǒng)來對物資采購、入庫、出庫以及物資消耗等全過程進(jìn)行管理，在管理過程中任何一份環(huán)節(jié)存在失誤都能夠從系統(tǒng)中反映出來。同時各項物資管理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的實時存儲，也為各級管理人員查閱和審查帶來了更多便利[1]。

1.2 工作更為簡便

信息技術(shù)在物資管理中的應(yīng)用極大地減輕了物資管理人員的工作強(qiáng)度，提高了物資管理的工作效率。相對于傳統(tǒng)的手工記賬、出入庫手工記錄及紙質(zhì)報表來講，利用信息技術(shù)對物資進(jìn)行管理，使工作更加便捷。

1.3 物資管理信息的準(zhǔn)確性

利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對物資進(jìn)行管理，對管理效率來說是一個大大的提升，而且物資管理信息的準(zhǔn)確性更高。相對于傳統(tǒng)手工模式下管理人員容易出現(xiàn)失誤，利用信息技術(shù)，只是需要將基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)錄入到計算機(jī)中，系統(tǒng)就會自動生成相關(guān)數(shù)據(jù)，信息的準(zhǔn)確性得到了有效的保障。

1.4 管理水平得以提高

企業(yè)利用信息化技術(shù)來對物資進(jìn)行管理，通過物資管理系統(tǒng)，不僅能做到物資信息和數(shù)據(jù)的實時查詢，還能夠?qū)γ恳豁椢镔Y的具體情況進(jìn)行及時地了解和掌握，從而有效地提高了企業(yè)物資管理的水平。

2 提高物資管理信息化的方法

2.1 充分的利用網(wǎng)絡(luò)工具

主要是借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信，將需要采購的物資信息進(jìn)行初步整理，包括物資的規(guī)格型號、市場的詢價、供應(yīng)商的信息等內(nèi)容匯總后提供給決策者進(jìn)行參考，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信對企業(yè)物資信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送和儲存。相對于物資管理信息系統(tǒng)來說，這種物資管理信息化水平比較原始、技術(shù)水平低[2]。

2.2 建立完善的企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)

對于物資管理的信息化，企業(yè)可以通過自身的實際情況來加快相關(guān)軟件的開發(fā)，建立物資管理信息系統(tǒng)，提高企業(yè)對物資的日常管理水平。物資管理信息系統(tǒng)，主要管理物資的 采購、驗收入庫、領(lǐng)取發(fā)放、庫存等工作，及時、高效完成物資日常業(yè)務(wù)的重審工作，能夠全面對物資的采購、領(lǐng)用及損耗等情況進(jìn)行反映。物資管理信息系統(tǒng)還需要具備良好的查詢和報表功能，提供出及時、準(zhǔn)確的信息，為企業(yè)決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，從而更好地提高企業(yè)物資管理水平。在企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)中，主要是由以下幾個模塊組成。

①計劃管理模塊。采購的物資要編制詳細(xì)的計劃，計劃要有準(zhǔn)確的名稱、明確的數(shù)量、詳細(xì)的規(guī)格嚴(yán)格的技術(shù)要求，為科學(xué)、高效制定采購計劃提供有力的保障，嚴(yán)格按照要求驗收、入庫。對于年度，月度等定期生產(chǎn)計劃，可以由本系統(tǒng)按程序生產(chǎn)采購計劃，進(jìn)行相關(guān)審批和備案。采購人員、管理人員分別完成物資的采購、驗收入庫、領(lǐng)取發(fā)放等工作。各生產(chǎn)單位、部門不定期的臨時性采購計劃可以根據(jù)實際需要將物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格等編制采購計劃，并在系統(tǒng)中執(zhí)行相關(guān)的審批和備案。②供應(yīng)商管理模塊。建立合格供應(yīng)商信息庫，實行準(zhǔn)入管理制度、穩(wěn)定發(fā)展。對于合格供應(yīng)商按區(qū)域化、類別化進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期組織考評打分，整理記錄，收集最新的供應(yīng)商信息，完善供應(yīng)商信息檔案，及時更新供應(yīng)商的供應(yīng)能力、信譽(yù)度等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。③合同管理模塊。對企業(yè)的一般采購，單一來源采用、競爭力談判采購、招標(biāo)采購進(jìn)行相關(guān)的合同管理，整理記錄采購合同的簽署過程、履行過程中的所有相關(guān)信息，采購價格的市場詢價、合格供應(yīng)商的統(tǒng)計、競標(biāo)價的審定會簽等相關(guān)信息。④倉庫管理模塊。對物資的入庫、出庫、庫存情況進(jìn)行信息化動態(tài)管理。對入庫物資應(yīng)該根據(jù)質(zhì)量特性，制定科學(xué)的存儲、保管和保養(yǎng)措施，防止質(zhì)量下降或報廢。對出庫的物資及時辦理領(lǐng)取、發(fā)放手續(xù)，采用系統(tǒng)自動生成的方式，對出、入庫的單據(jù)生成打印，對每項庫存的相關(guān)情況。運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計分析方法和現(xiàn)代化手段，定期分析庫存狀況，控制計劃、調(diào)劑余缺，減少閑置物資避免積壓，優(yōu)化物資庫存。⑤物資消耗、報表模塊。根據(jù)出庫領(lǐng)料信息，每月系統(tǒng)會自動生成物資的消耗情況報表及其他相關(guān)報表，定期分析物資消耗情況。⑥定額模塊。在定額模塊中，設(shè)定物資理論耗用數(shù)量項，該項里面的數(shù)據(jù)，由生成部門根據(jù)當(dāng)月的實際生產(chǎn)數(shù)量確定。企業(yè)管理人員可以根據(jù)理論數(shù)量和實際數(shù)量的對比，進(jìn)行精細(xì)化管理，深入挖潛增效、堵塞漏洞。⑦賬務(wù)管理模塊。根據(jù)物資入庫驗收和出庫領(lǐng)料信息，計算機(jī)在管理系統(tǒng)中自動生成物資明細(xì)賬的入庫、出庫的記賬工作。同時還要根據(jù)自動生成的物資月報消耗，計算機(jī)自動對物資分類賬、總賬的借貸進(jìn)行記賬工作[3]。

3 結(jié)束語

以上所述，在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)時代，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢，物資作為企業(yè)生存和發(fā)展的重要保障，就急需要企業(yè)利用物資管理信息化系統(tǒng)來提高企業(yè)物資管理的信息化水平，為企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 廖志斌.關(guān)于物資管理信息化的思考[J].中國外資，2013，（07）： 34.

[2] 張平.物資庫信息化管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學(xué)，2014.

[3] 周桂英.關(guān)于物資管理信息化的思考[J].商業(yè)文化，2014，（26）： 90.