新形勢下油田檔案管理信息化建設研究

賈正翔

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息化技術不斷地應用于各行各業中，而在檔案管理的行業中也不斷的在應用信息化技術。在油田企業中的檔案管理中也應該不斷地應用信息化技術，其有助于企業對檔案信息的不斷整理與分析，有利于企業的更好地發展。本文通過對新形勢下油田檔案管理的信息化建設，以期為油田企業更好地進行檔案管理提供一定的理論基礎。

關鍵詞：新形勢；油田檔案管理；信息化

中圖分類號：F426.22 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）11-0030-01

引 言

隨著科技的不斷發展，信息化建設在各行各業中均有重要的應用，在檔案管理中應用信息化建設不僅能夠對資料得到更科學的管理，還能對查閱資料時提供方便。油田企業在長期的勘探、經營等過程中保存了大量的資料，并且這些資料對一個油田企業能否在未來的社會中更好的發展具有著重要的意義，但在以往的檔案管理中，往往檔案管理的方式為人工進行的手寫式保存，這種方式往往會出現弊端，比如可能會導致資料的破損甚至是丟失。隨著信息化時代的到來，檔案管理也逐步應用網絡及計算機技術進行檔案管理。所以，在新形勢下油田檔案管理的信息化建設尤為重要。

1 油田檔案管理信息化建設的重要性

1.1 方便檢索

傳統的油田企業的檔案管理主要是有人工手動進行整理和保存的，這種方式導致資料無法通過更快的方式進行查找，并且在保存過程中往往會因為人工的失誤導致資料的缺失或者資料出現錯誤的情況發生[1]。然而，通過信息化建設的應用，檔案能夠通過計算機技術等先進的技術進行整理與保存，不但能夠將資料更好地被保存起來，還能夠通過計算機技術等更方便地進行檢索工作，在大量的資料庫中能夠更快地找到想要的資料，這樣能夠提高查找資料的效率，縮短查找資料的時間。并且，在傳統的檔案管理中，往往一份資料這能借于一人使用，不能同時兩人，或更多人一起查閱，然而通過信息化建設后的檔案能夠同時被多人使用，更加節省借閱資料的時間。

1.2 提高管理效率，降低管理成本

在傳統的檔案管理中，往往需要工作人員進行手動的整理和對資料的保存工作，這種方式往往需要工作人員花費大量的時間進行整理，分類也保存工作，這整個工作過程中不僅僅會耗費工作人員大量時間，還會出現工作效率低等問題。在對檔案管理進行信息化建設后，初期需要工作人員對檔案進行分類、錄入等工作，但在錄入后，就可以實現一次錄入多次使用的效果。并且能夠防止資料的丟失或損壞等問題的存在。并且由于損失和丟失現象的減少，并且可以更好的保存，所以能夠減少管理的后期成本。

1.3 為各部門提供高效服務

在油田企業中，往往保存了大量的勘探，生產，管理等方面的資料，這些資料對于各部門的工作均有指導其工作，及提高其工作效率，保證其工作質量等作用，所以，檔案資料的管理對各部門能夠更好地工作具有著重要的作用。然而，以往的檔案管理往往存在查閱不方便等問題，如遇到不同部門需要同一份資料的情況，只能通過等待上一個部分查閱完，或復印等方式進行傳閱，而這種方式不僅僅浪費資源，也浪費查閱人的時間。而通過建設信息化檔案管理方式，不僅僅可以同一份資料不同的部門同時進行查閱，而且還能縮短各部門的等待查閱資料的時間，以保證各部門能夠及時的利用到各自所需要的資料。所以通過檔案管理信息化建設，能夠更好地為各個部門服務[2]。

2 油田檔案管理信息化建設的措施

油田企業的檔案管理信息化建設應結合油田的實際情況，在注重與時代步伐同步的同時，也應該根據自身的特點進行不斷的發展育改革。

2.1 加強領導管理

在油田企業中，如果希望加快檔案管理能夠更好地進行信息化管理，應加強領導管理。①油田企業的領導應該提高自身的信息化技術知識，只有如此才能更好地監督檔案管理工作人員對檔案的管理工作，以及能夠對檔案管理進行信息化建設。②油田企業還應該對檔案管理人員進行信息化技術方面的培訓，以保證在檔案管理中能夠更科學、更快捷的進行管理工作。在檔案管理的工作中，油田企業的各級領導均應該對其工作進行監督、指導，通過領導的重視使企業中檔案管理的工作人員意識到檔案管理的重要性，檔案管理中應用信息化的重要性。

2.2 加大檔案管理投入

在油田企業現有的檔案管理系統中，往往存在的檔案管理方法仍為傳統的管理方式，或者是簡單的信息化管理系統。而如若希望能夠更好地建設檔案管理的信息化，需要更多地經濟投入，以保證擁有較為先進的軟件、硬件的配套設施，并應該通過已有的軟件進行改良，以配合油田企業的自身特點，以保證其系統能夠更好地進行檔案管理工作。而且，在檔案管理中所應用的軟件也應該進行的不斷更新工作，以保證使用更為科學地、現代地方式進行檔案管理。由此可以看出，只油田企業通過加大對檔案管理投入，才能更好地保證檔案管理工作能夠更科學、更高效地進行管理工作。

2.3 引進高端人才，培養人才

隨著科技的不斷進步，在油田企業中的檔案管理工作應用現代信息化技術也成為了必要的管理方式，而在信息化的建設中，主要需要的是計算機技術，這種技術需要更高端地，懂得使用信息化軟件的高材生進行檔案的管理工作，所以，油田企業更需要招收或培養具有專業能力的人才進行檔案管理[3]。而現如今的油田企業中，進行檔案管理工作的工作人員往往對先進的軟件或管理設備存在不會使用或使用不當等問題。因此，油田企業應該根據企業的自身情況，對檔案管理的工作人員進行業務培訓，或者引進相關專業的高材生，以提高檔案管理隊伍的準專業性。并且，對檔案管理人員還需要進行專業素質培養，以保證工作人員在進行檔案管理中保持高度的責任感，以保證油田企業中寶貴的資料得到較好地保存，并能夠隨時供企業人員進行翻閱，以保證資料的最大化利用，更好地促進油田企業的發展。

3 結束語

對于油田企業中應用信息化建設進行檔案管理尤為重要。通過檔案管理信息化建設能夠方便檢索，提高管理效率、降低管理成本，并且能為各部門提供高效服務。而在油田檔案管理信息化建設的措施中應主要注意加強領導管理、加大管理投入及引進高端人才，并且培養人才環節，以此更好地進行檔案管理的信息化建設。

參考文獻

[1]李桂芝.油田檔案信息化建設探討[J].現代交際，2017（22）：118.

[2]李 鯤.新形勢下油田檔案管理信息化建設研究[J].中外企業家，2016（24）：218.

[3]呂海民.對檔案信息化建設的認識——以油田檔案信息化建設為例[J].齊魯珠壇，2008（04）：45～47+50.

收稿日期：2018-3-15