工程檔案管理的信息化運用

杜彩娜

摘 要：近年來，房地產十分火爆，呈現出地產熱的場面。作為國民經濟發展的支柱產業，房地產的推動價值相當可觀。為了適應國民經濟越來越快的發展，符合新經濟的發展特點，房地產業也需要進行改善優化，尤其是其檔案管理方面，房地產信息會隨著社會整體經濟變動有一定的波動，現今很多新技術如信息化等，對于檔案管理模式的更新都起著至關重要的作用。因此文章以房地產檔案管理為例，就信息化的運用進行研究。

關鍵詞：工程檔案；管理；信息化；應用

1 前言

房地產檔案是不斷建檔、不斷變更的過程，房地產會經歷買賣、繼承、拆遷、翻改、擴建等，期間權屬不斷變化，新材料不斷增加，只有保證所有應歸檔材料不遺漏，才能確保房地產檔案的真實性。隨著信息化的普及，房地產檔案數字化建設成為不二之選，數字化建設作業流程可分為如下步驟：檔案收集、分類、建立檔案目錄、掃描、整理、檢查、卷宗歸庫等等。要利用計算機編制檢索工具，以形成計算機檢索與手工互補的檢索體系，為用戶提供便捷的查詢服務。計算機的應用既保護了檔案原件的安全，又滿足了用戶的需要。

2 工程檔案管理的意義

2.1 工程檔案管理的重要性

工程檔案在工程建設項目施工前就開始工作了，自工程準備立項的前期便開始收集對工程項目有用的信息，為工程項目的審批和決策提供依據，根據工程檔案提供的信息，對工程項目進行預算和編制，進行招投標工作，進而為后面的設計和施工提供基礎。在工程的施工過程中，對施工的過程進行信息的收集，形成文件資料，并對這些文件資料進行管理。在工程項目的后期，為工程項目的竣工驗收工作提供依據。工程結束，工程檔案的管理工作才開始真正發揮自己的作用，不但為工程項目以后的管理維護提供指導作用，還為以后的同類工程項目建設提供經驗、信息與資源，尤其對后期可能出現存在爭議的問題的解決提供有力的依據。因此，工程檔案在工程建設項目中意義重大。

2.2 工程檔案管理影響著工程質量

在工程建設項目中，工程施工的整個過程，都是通過工程檔案來做記錄的。因此，對工程檔案進行有效的管理十分重要，控制好工程檔案的管理，可以使工程建設項目的記錄資料更加符合實際情況，更加有效。工程檔案的管理范圍很大，包括了與項目有關的文字材料如：政府及公司在項目立項過程中產生的文字材料、項目實施過程中與項目建設有關的會議紀要及項目變更和施工日志等；基建材料如：各類施工承建、材料的中標通知、招投標材料、合同簽訂、施工人員的管理和培訓和工程施工原材料的檢測和管理資料，以及施工過程中，施工現場留下的施工過程的影像和照片，記錄的施工日志等資料。這些資料，為控制工程建設項目的質量提供了依據。因此，加強對工程檔案的管理，對工程建設項目的質量有著積極的作用。

2.3 工程檔案管理工程后期維護中提供指導

在工程建設中，建設施工過程的所有環節，所有細節，都會客觀真實地記錄在工程檔案中。在工程后期的檢測維護工作中，或者以后的拆除工作中，工程檔案起著指導作用，同時，在其他的同類工程建設項目中，工程檔案也為工程的設計和建設提供了經驗借鑒，信息參考。

3 房地產檔案信息化發展的現狀

只有透徹地了解房地產檔案的信息化發展的現狀，才能夠更好地確定信息技術和房地產檔案管理的最佳結合點，進而更科學合理地給出房地產檔案信息化發展的相關舉措，提升房地產檔案管理的信息化發展水平。目前房地產檔案信息化發展的現狀主要表現在以下幾個方面。

3.1 資金投入少

要想實現房地產檔案信息化管理，就需要建設相應的硬件設施和軟件設施，比如配置較高的電腦、打印機、掃描儀和復印機、房地產檔案信息化的內部及外部網絡、安全系統維護等，這些提升房地產檔案信息化發展的硬件設施和軟件設施都需要一定的資金作為支撐。而目前我國不少地區的房地產企業雖然也都開始逐漸認識到房地產檔案信息化管理的重要性，但很多企業都吝于花費大量的資金用于房地產檔案信息化發展所必須的硬件設施和軟件設施建設，所以房地產企業的房地產檔案信息化管理并不理想。

3.2 關注程度低

雖然信息化時代已經成為新的潮流和發展趨勢，但仍然還有很多企業，特別是企業的領導、管理部門并沒有對信息化發展做到足夠的認知和重視。房地產企業就是其中一個，不少房地產企業管理者的思想跟不上時代發展潮流、看不到社會發展形勢，尚沒有認識到房地產檔案信息化發展的必要性和重要性，這種片面的認知對于房地產企業的發展也是極為不利的。

3.3 工作量繁重

從實質上來看，在房地產檔案信息化發展過程中，相關的房地產檔案管理人員需要做大量的基礎工作，來向信息化轉化。其中比較重要且典型的工作是通過人工把房地產檔案所存儲的大量紙質資料、照片、影像等變成電子文件。其實稍有常識的人都明白將一個房地產企業所積累的房地產檔案信息逐字逐句變成電子文件的形式，是一項十分繁重的工作，這其中需要花費大量的人力、物力。所以這就是為什么很多房地產企業明明也十分重視房地產檔案信息化工作，也舍得花費大量的資金來建設硬件設施和軟件設施，但房地產檔案信息化管理仍然不理想的原因所在。

3.4 專業人才缺

21世紀的企業競爭就是人才的競爭，人才目前已經成為各行各業發展競爭的主要籌碼之一。這樣的道理對于房地產行業尤為適用，特別是房地產檔案信息化建設，缺少了專業人才的保障，房地產檔案信息化發展也同樣是止步不前。專業人才是兼顧檔案管理和專業信息技術的綜合型的人才。因此要想實現房地產檔案信息化發展，房地產企業一定要重視人才的作用，配備專業人才，全面提升房地產檔案信息化發展水平。

4 房地產工程檔案管理的信息化建設思路

隨著信息化時代的到來，信息化程度已經逐漸成為很多企業提升市場競爭力的重要砝碼，換句話說誰的信息化水平高，誰就有可能在行業競爭中勝出。這種現象在房地產檔案管理工作中表現的尤為明顯。由于房地產檔案管理是一項需要耗費大量人力、財力和精力的工作，而且傳統的房地產檔案管理效率較低，這些情況往往又會在不同程度上影響房地產企業的發展。因此能否足夠地重視房地產檔案信息化發展對于提升房地產檔案管理效率，節省人力、精力具有重要的意義。

4.1 認真做好提供查詢、復制和借閱等服務

在信息化的大背景下，房地產檔案開發的主要途徑是對房地產檔案進行編研，編研工作是對房地產檔案信息的提煉和整合過程，通過編研，能使房地產檔案濃縮為實用的房地產檔案信息產品。這個過程中，既可以編制檔案目錄、索引等，為用戶提供服務。也可以對房地產檔案中的信息內容進行研究，并形成數據，為用戶決策提供信息幫助。

4.2 注重工程檔案專業人才建設

總的來講，房地產工程檔案管理是一項復雜的工作，繁蕪叢雜的工作內容需要工作人員具備全面的知識和能力。工作人員所具備的的知識和能力具體的來說包括檔案管理的知識和能力、房地產行業相關知識、信息化技術知識、運用信息化技術的能力等等。上述這些能力和知識的要求，需要房地產檔案信息化管理的從業人員一方面加強學習，掌握房地產行業知識、檔案管理能力、信息技術知識和使用信息技術來進行房地產檔案管理的知識和能力，來進一步適應工作、滿足工作需求。首先，相關的房地產企業也應當重視對于房地產檔案信息管理相關人員的培訓和教育，在房地產檔案管理部門內部定時開展業務交流會，邀請業界房地產檔案管理領域的專家前來交流，使得房地產檔案管理部門從領導層到基層都可以全面了解房地產檔案信息管理的最新知識，進一步完善檔案管理人員的知識體系；其次，在引進檔案管理人才的時候，嚴格審核準入人員的能力和素質，提升準入門檻；最后，在房地產企業內部的各個部門之間加強部門溝通和交流，征集有關房地產檔案信息管理的合理建議，同時加強部門之間的配合，切實做好房地產檔案信息管理工作。最終打造一支業務水平高、綜合能力強的房地產檔案信息管理隊伍。

4.3 要增加檔案建設資金的投入

眾所周知，檔案信息化建設投資較大，以一個30平米的檔案室建設來計算，從檔案密集架、八防設施及高速掃描打印一體機、數字化處理設備等，造價在60萬左右，這個數字還是建立在設備型號為普通型號的基礎上，因此較多企業在針對單位檔案是建設中會進行削減，造成檔案室建設硬件方面不夠健全，硬件配備的不健全導致了檔案管理工作開展存在困難。一個先進的企業在檔案管理方面是不應吝惜資金投入的，資金投入前可充分對市場進行調研，結合企業的實際情況進行設備的配置，必要時可進行項目論證并且開展多部門全程跟蹤考核。同事，也要注意盲目購置高價格不適用設備的問題，在檔案建設資金中的弊端針對資金管理不科學、分散以及浪費等現象，要制定嚴格的制度。

4.4 要建立檔案建設激勵機制

要想使房地產工程檔案信息化建設順利實施，必須要制定操作性強的激勵機制。獎優罰劣的績效考核是其中重要的部分，在實施績效考核的過程中，考核者要充分發揮指導和引領作用，讓被考核者在考核過程中積極自覺地落實制度。檔案績效管理能夠最大限度挖掘員工的潛力，提高工作效率。在管理工作中，還需要不斷研究增強員工活力的途徑。

4.5 要規范檔案電子建檔的標準

近年來，隨著計算機和網絡的普及應用，房地產工程建設單位在日常事務中產生了大量電子文件，各單位應加強電子文件的歸檔與管理工作，對于房地產業務辦理過程中產生的所有電子文件，應及時登記、整理、編目、歸檔，要建立電子文件接收、保管和利用措施，確保房地產電子檔案能夠順利移交、保管和有效利用。

4.6 要對檔案進行風險評估和管理

房地產工程檔案管理部門在技術引進和應用方面都存在一定風險：一是沒法保證引進的技術都對房地產檔案管理產生積極效果。二是因為信息技術的復雜性，導致檔案管理人員在應用過程中會產生一定的風險，直接影響了房地產檔案的安全性。另外，由于網絡信息方面的法制不健全，也使得房地產檔案數字信息在發揮其憑證作用和參考作用的過程中出現風險。房地產檔案信息化建設應該在相關的法律法規指導下進行風險評估和風險管理，要達到這一要求，必須要建立健全檔案法制化體系。要加強房地產檔案信息安全保障方面的技術研發水平，提高自主創新能力，努力做到揚長避短。

總之，房地產檔案的信息化管理不但可以提升其自身的運作效率，還對社會服務行業有著重要意義。人們可以方便地在各大房地產信息平臺上獲得所需的信息，這種服務具有極大的現實意義。房地產行業檔案管理人員通過不斷提升自己的專業素養，也對檔案管理做出了一定貢獻。總之，信息化等新技術完善了檔案管理，也帶來了一些新的挑戰，需要不斷摸索前進，更好得優化房地產的發展。

參考文獻：

[1] 何文華.新時期房產檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2017（9）.

[2] 劉曉霞. 網絡時代房地產檔案的信息化管理模式探究[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2017：1

[3] 盧進紅.論房產檔案管理的信息化建設[J].中國房地產，2017（10）.

[4] 王妍.房地產檔案管理中必須注意的問題及對策研究[J].赤子（上中旬），2017（6）.

[5] 黃曉屏.信息時代對房地產檔案管理信息化發展的思考[J].城建檔案，2015（12）.

[6] 王凌萃.房地產檔案管理信息化建設探析[J].赤子（上中旬），2015（15）.