基于大數據思維下人事檔案信息化建設的探討

李佳

摘 要：現階段，我國已進入大數據時代，信息技術得到了飛速發展。我國各機關、事業、企業單位的人事檔案屬于一種收集整理數據的管理性工作，處于信息化建設的關鍵階段，大數據給機關、事業、企業單位的人事檔案建設帶來了一定的機遇，主動運用大數據技術可以有效提升檔案管理工作的效率。本文針對大數據思維對人事檔案信息化建設產生的積極因素進行了分析，提出了人事檔案信息化建設的一系列措施，希望為有關部門提供借鑒。

關鍵詞：大數據；人事檔案；信息化建設；措施

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0033-02

1 大數據思維對人事檔案信息化建設的必要性

1.1 有利于建設完整的信息庫

作為人事工作重點是人事檔案，它承載了重要的信息資源是信息的重要承載體，目前人事工作著眼于挖掘人才，完善的人事檔案可以幫助企業充分了解人才的各方面信息，根據個人能力與特點合理安排崗位。各機關、事業、企業單位開展人事檔案信息化建設應緊密結合“以人為本”的理念，參考人事檔案提供的信息進行人才資源的開發，人事檔案管理工作的開展要基于人才工作的現實需求，整合各種人事檔案信息資源的整合，建立完善的信息資源存儲系統。在人事檔案的輔助下，各機關、事業、企業單位可以在選拔人才時，對人才資源進行合理的配置，發揮出人事檔案信息的管理價值。

1.2 提升人事檔案的管理效率

各機關、事業、企業單位通過大數據技術建設的人事檔案管理系統可以對存儲的信息資料進行分類與相關性分析，有效判別出各數據之間存在的關系，可以避免數據間的因果性出現的反復研究情況，各機關、事業、企業單位檔案管理部門根據這些信息準確預測未來人力資源的發展情況。人事檔案管理工作的每一個環節都可以依據大數據開展，為人力管理工作奠定理論基礎，一方面提升了各機關、事業、企業單位的人事檔案管理效率，另一方面也保障了人力資源的管理質量。

1.3 有利于實現人事檔案的科學管理

傳統的人事檔案管理方法主要基于經驗進行管理，無法對各機關、事業、企業單位人力資源管理工作提供有利的支持。在大數據技術下，各機關、事業、企業單位的信息更加可靠，可以幫助管理部門實現業績、培訓、崗位和員工工作態度的信息化處理，建設系統化的人事檔案記錄，便于對各數據信息進行直觀有效地對比，有利于管理的量化，使得人事檔案的管理工作向系統性和科學性發展。

2 我國人事檔案管理工作的現狀

2.1 信息化管理意識差，模式較為單一

目前，大數據技術呈現出愈發明顯的趨勢，而各機關、事業、企業單位的人事檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識，管理模式較為單一。目前來說，人事檔案管理工作仍舊采用了傳統的管理模式，其弊端主要體現在三方面：①管理部門認為人事檔案工作屬于輔助性工作，沒有認識到該項工作的重要性；②沒有認識到人事檔案的現實意義，僅僅將其定義為個人功過的記錄；③人事檔案管理工作流于形式，沒有安排專門的負責人員，只是對檔案資料進行簡單的翻找與登記。

傳統管理模式使得管理人員對人事檔案的管理工作存在一定的偏見，檔案管理部門一般僅提供資料保管與信息查閱的服務，沒有充分發揮出其潛在的價值。此外，檔案管理工作主要通過手工檢索展開，耗費大量的時間與精力，信息化含量很低。雖然某些機關、事業、企業單位已經開始建設信息化的檔案管理系統，但是基礎設施并不完善，分類管理方案往往沿襲傳統模式，無法及時共享存儲的信息資源，阻礙了各機關、事業、企業單位管理工作的有序開展，適用性較差。

2.2 信息泄露防范意識較差

根據大數據思維進行信息化人事檔案管理可以簡化管理流程，提升管理工作的效率，帶來了諸多便利，在機關、事業、企業單位的人事調動和人事突發情況應對方面有著巨大的優勢。但是管理部門也應該關注到信息化建設帶來的信息安全問題，人事檔案本身具有很強的保密性，一旦因為忽視信息安全問題，很可能導致信息泄露的產生，檔案資料極易竊，甚至引發違法犯罪行為。目前我國一些機關、事業、企業單位領導層缺乏信息安全意識，沒有重視人事檔案管理工作的信息安全，在使用人事檔案信息的過程中出現了數據丟失等情況。大數據時代下信息的流動速度很快，人事檔案丟失的信息可能會造成對當事人職務任免或升遷、工資晉升、職稱評聘等影響，這就是人事檔案管理工作中產生了對個人極大的危害。各機關、事業、企業單位人事檔案管理部門要提升信息安全意識，為人事檔案管理工作建立安全保障。

2.3 技術人員不足

人事檔案的信息化建設依賴資金與技術人員的支持，而目各機關、事業、企業單位存在缺少在人事檔案管理工作的資金與技術投入。資金不足會導致人事檔案管理的信息化建設緩慢，專業性人才的缺乏不利于管理工作的數字化和網絡化進程，難以體現出信息技術在人事檔案管理工作中的優勢，也不利于各機關、事業、企業單位實現人事檔案管理建設的規范性與科學性。此外，檔案管理的設備更新相對緩慢，檔案存儲區域的面積較小，并且沒有配備充足的專業管理人員，影響了人事檔案數據庫系統的建設效率。目前很多機關、事業、企業單位都使用自行研發的人事檔案管理軟件，其技術標準參差不齊，只能對人員的基本信息進行記錄，完成檔案目錄編輯幾個簡單的工作，在信息存儲容量和功能操作存在著一定弊端，不利于實現人事檔案的大數據信息化建設。

3 大數據思維下實現人事檔案信息化建設的措施

3.1 提升人事檔案的信息化建設意識

人事檔案管理工作具有很強的保密性與隱蔽性，人們忽視了檔案管理工作的潛在價值，簡單的認為人事檔案管理工作的主要內容就是存儲檔案信息和提供查閱服務，其在人才培養、選拔和人才開發中的作用難以實現有效發揮。在大數據的時代背景下，有關部門應進行一系列的宣傳教育，引導人們建立正確的檔案信息管理意識，可以通過宣傳信息檔案的更新理念，引導人們認識到人事檔案管理的重要性。人事檔案的信息化建設不是簡單的信息累積和技術操作，而是實現信息資源共享，推動機關、事業、企業單位與社會發展的重要科技力量。各機關、事業、企業單位應積極引進信息化的人事檔案管理技術，挖掘人事檔案信息的潛力，最大程度上滿足人事管理工作需求。各機關、事業、企業單位應制定對應的規章制度，加強內部的宣傳，發揮人事資源的優勢，加快信息化建設的步伐，對人事檔案信息化建設產生積極的助推作用。

3.2 建設完備的數據庫

目前大數據技術的發展呈現出不可逆轉的趨勢，各機關、事業、企業單位的數據庫建設本身具備一定的系統性，應避免浮躁心態，決不能急于求成。人事檔案管理工作的信息化建設應當遵循事物發展的規律，循序漸進的完成。各機關、事業、企業單位人事檔案管理部門應當認識到原始數據在信息化建設中占據的重要地位，管理人員要樹立起責任意識，認真對數據進行手機與整理，要對原始數據進行充分收集與嚴格審核，避免錯誤材料信息混入數據庫，保障原始數據的真實性與豐富性，這樣才有利于實現人事檔案的信息化建設。完成信息審核后，要以部門為單位進行數據庫的組織建設，錄入每一個成員的基本信息，搭建人事檔案數據庫的基本框架，要對檔案的分類標準進行統一，對材料名稱和錄入時間進行記錄，保證檔案數據庫可以清晰了解到個人的詳細檔案，并可以對有關內容進行快速定位。數據庫建立完備后，要注意避免信息的泄露，對數據庫系統定期進行安全檢查，及時修復漏洞，保障信息安全。

3.3 加強管理人員的培訓

當前各機關、事業、企業單位缺乏專業型復合型的檔案管理人才，因此要重視建設一支優質的檔案管理人員隊伍。各機關、事業、企業單位可以積極組織定向培訓工作，提升人事檔案管理人員的業務能力，為檔案的科學管理奠定人員基礎。人事檔案管理人員的個人素質對業務水平有著很大的影響，只有管理人員專業知識過硬，技術水平高，才能實現人事檔案管理工作的有序開展，實現人事檔案的信息化建設。此外，管理人員還應當具備良好的思想政治素養，這也是大數據背景下利用信息化技術實施人事檔案管理的一項重要因素。而實現機關、事業、企業單位人事檔案管理人員業務能力與思想政治素養提升最有效的途徑就是定向培訓。管理部門要針對人事檔案管理信息化建設中存在的基本問題進行業務培訓，及時發現管理工作中存在的問題，找出有效的解決方法，提升檔案管理人員的工作能力與自身素質，及時發現問題并及時解決問題。要將人事檔案信息化建設分解為多個環節，對每個環節的工作進行突破，條件充足時機關、事業、企業單位可以積極引進網絡信息能力強的檔案管理專業人才，這樣可以發揮人的帶頭作用，促進人事檔案管理的信息化建設。

4 結 語

大數據時代下，人事檔案管理工作的信息化建設愈發重要，在信息調度與管理方面呈現出了巨大的優越性。完善的人事檔案信息管理系統可以提升管理工作的效率，實現科學管理。目前，我國各機關、事業、企業單位的人事檔案信息建設面臨著諸多挑戰，如管理模式單一、技術人員不足、安全防范意識較差等。各機關、事業、企業單位應正確認識到大數據技術在人事檔案信息化建設的重要性，加強管理人員的業務培訓，應用科學的管理手段，建立完備的人事檔案信息數據庫，這樣才能有效提升人事檔案管理工作的效率。

參考文獻

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收稿日期：2018-6-13