事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

趙婧

摘要：伴隨著我國國民經(jīng)濟(jì)與生產(chǎn)力的迅猛發(fā)展，在各項(xiàng)生產(chǎn)工作和生活中所面臨的信息數(shù)據(jù)不斷增加，當(dāng)前科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這一時(shí)代背景下，事業(yè)單位在檔案信息管理工作中需要不斷變革傳統(tǒng)模式，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，提高單位工作效率，為單位更快更好的高質(zhì)量發(fā)展提供必要的外在條件保障。本文將主要圍繞著當(dāng)前我國事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在的問題進(jìn)行討論分析，并就如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出合理的意見和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀及對策

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）提供可靠的法律效力憑證

事業(yè)單位自成立至后期的工作和發(fā)展，發(fā)展歷程的每一步都通過單位檔案記錄在案，通過單位檔案的查詢可以還原單位發(fā)展與變革的每一環(huán)節(jié)，全面管理與記載流程。這種檔案記錄可以成為單位相關(guān)工作部門在查詢和處理有關(guān)違規(guī)現(xiàn)象時(shí)的原始數(shù)據(jù)，在單位處理和解決相關(guān)訴訟問題時(shí)提供可靠的必要依據(jù)。

（二）完善國家檔案記錄

事業(yè)單位的檔案信息記載全面而完整，在管理過程中堅(jiān)持統(tǒng)一和集中的原則，這就決定了事業(yè)單位的檔案信息具有全面性和科學(xué)性的特點(diǎn)，事業(yè)單位檔案信息的特點(diǎn)讓其成為國家檔案信息中的重要組成部分，為國家各個(gè)公共事業(yè)提供更加全面完善的資料，填補(bǔ)國家檔案中可能存在的空缺。

（三）為社會(huì)服務(wù)提供便利

事業(yè)單位在社會(huì)管理和發(fā)現(xiàn)過程中扮演者重要參與者的角色，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用，事業(yè)單位的檔案管理為社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步提供重要的數(shù)據(jù)信息資料。事業(yè)單位的工作為社會(huì)居民的生產(chǎn)生活有著千絲萬縷的聯(lián)系，生產(chǎn)與生活中許多工作的開展依賴于檔案的存儲和查詢工作，因此完善事業(yè)單位的檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展要求相契合，方便信息的查詢，為社會(huì)公共事業(yè)服務(wù)[1]。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足

針對當(dāng)前事業(yè)單位存在的某些問題，究其產(chǎn)生的根本原因在于，事業(yè)單位沒有真正意識到檔案管理的重要性，因而在檔案管理工作的開展上所投入的精力和財(cái)力相對較少，這就在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案信息管理工作質(zhì)量的提高。目前針對事業(yè)單位的檔案管理工作，國家已經(jīng)頒布了相關(guān)的制度規(guī)定，但是由于單位的類型各不相同，相關(guān)規(guī)定并非適用于所有單位，在這一背景下，部分事業(yè)單位自然就放低了對檔案管理工作的重視程度，很難將檔案管理工作長期可持續(xù)的發(fā)展，成為檔案管理工作中市場發(fā)生錯(cuò)誤紕漏的主要原因之一。

（二）缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

在信息化的時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對我們的生活和工作方式都產(chǎn)生了巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸被淘汰，信息化管理成為現(xiàn)代化事業(yè)單位管理的主要模式，這種管理模式的轉(zhuǎn)變，對相關(guān)工作管理人員的素質(zhì)和能力也提出更高水平的要求。但是當(dāng)前很多單位將檔案信息管理工作視作后勤部門的管理工作，沒有專門的管理人才隊(duì)伍，很多管理人員是退休后調(diào)配到信息檔案管理部門，或者一人身兼多職，這種缺乏專門的檔案管理人才隊(duì)伍的現(xiàn)象為事業(yè)單位管理工作質(zhì)量的提高有一定的負(fù)面影響[2]。

三、改善事業(yè)單位檔案管理問題的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變事業(yè)單位理念，重視信息檔案管理

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)信息成為生產(chǎn)發(fā)展中重要的數(shù)據(jù)資料，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所存在的問題究其原因在于檔案信息管理問題上出現(xiàn)了紕漏。改善這一發(fā)展的現(xiàn)狀，首先需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位對于檔案信息管理的理念，只有在提高意識的基礎(chǔ)上才能夠重視對檔案信息管理工作的人力和物力投資，為檔案管理工作的發(fā)展提供有效的外在支持和保障[3]。領(lǐng)導(dǎo)部門要將檔案管理工作的重要性提高到更高的層面，在深刻了解國家對于事業(yè)單位檔案信息管理工作的相關(guān)規(guī)定之后，針對自身單位工作發(fā)展的特點(diǎn)，制定符合自身發(fā)展的規(guī)章制度，并且監(jiān)督、督促員工和相關(guān)部門在工作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定內(nèi)容。通過自上而下的辦法，從領(lǐng)導(dǎo)層面開始重視檔案信息管理工作，才能夠帶動(dòng)整個(gè)單位遵守規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息管理工作效率的提高。

（二）建設(shè)一支高素質(zhì)、專門的檔案管理工作隊(duì)伍

針對當(dāng)前少部分事業(yè)單位檔案信息管理效率低下、工作質(zhì)量不高的問題，在大數(shù)據(jù)、信息化的時(shí)代背景下，要充分意識到專門的、高素質(zhì)檔案管理工作人員對管理工作高質(zhì)量開展的重要性。首先，需要轉(zhuǎn)變檔案信息管理部門的工作人員多由退休調(diào)配人員負(fù)責(zé)，或者一人身兼多職的現(xiàn)象。在事業(yè)單位招聘中招聘專門的、高素質(zhì)的檔案信息管理工作人員，所招聘的相關(guān)管理人員必須具備專門的檔案管理知識和技能，具備靈活熟練運(yùn)用信息技術(shù)的能力，在改善事業(yè)單位檔案管理工作的初始階段把好人才關(guān)。其次，在平常的工作中要重視對檔案管理人員的定期培訓(xùn)和考核，組織專門的信息化檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，通過內(nèi)部訓(xùn)練和參與外部培訓(xùn)相結(jié)合的模式下，拓展事業(yè)單位檔案信息管理人員的眼界，提高管理人員的能力，始終保持自身的發(fā)展與社會(huì)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。最后，事業(yè)單位做好平時(shí)的監(jiān)督以及考核工作，定期開展工作情況考核，隨機(jī)抽查檔案信息管理狀況，讓檔案管理部門工作人員始終保持高度的工作熱情。

總結(jié)：科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展對我們的生活和工作帶來深刻的影響，在生產(chǎn)力與經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，信息數(shù)據(jù)占據(jù)著重要的位置，針對當(dāng)前事業(yè)單位在檔案信息管理工作中存在的問題，進(jìn)行針對性的分析，并為提高工作質(zhì)量、改善工作狀況尋找積極對策。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談農(nóng)業(yè)檔案管理人才的素質(zhì)培養(yǎng)[J].謝小珍.南方農(nóng)業(yè).2017（18）

[2]淺談高職院校檔案管理人員職業(yè)前景[J].祝彩鳳.辦公室業(yè)務(wù).2016（12）

[3]在工作中尋找樂趣——論檔案管理人員的心態(tài)調(diào)節(jié)[J].顏亞娟.機(jī)電兵船檔案.2013（02）