高校資產(chǎn)檔案管理存在問題與對策

梁梅

摘 要：高校資產(chǎn)檔案包含資產(chǎn)取得來源、使用情況、處置的文字、圖像等材料的總稱，資產(chǎn)檔案管理既體現(xiàn)了學(xué)校實(shí)力的變化，也是廉政建設(shè)的佐證，本文提出了資產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題和對策分析，旨在更好地對資產(chǎn)進(jìn)行優(yōu)化配置。

關(guān)鍵詞：資產(chǎn)檔案；問題；對策

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079（2018）08-0-01

一、前言

自1999年高校擴(kuò)招以來，高校規(guī)模越來越大，資產(chǎn)購置越來越頻繁，資產(chǎn)優(yōu)化配置顯得尤其重要，檔案管理包括資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)管理、配置管理、使用管理、處置管理的全過程，既是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，也是提高資產(chǎn)利用效率的有效依據(jù)，因此資產(chǎn)檔案管理中的問題剖析顯得特別重要。

二、當(dāng)前高校資產(chǎn)檔案管理中的主要問題

（一）人員素質(zhì)不高，對資產(chǎn)認(rèn)識模糊

目前高校資產(chǎn)檔案管理人員多為其他行政人員兼任，專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對資產(chǎn)管理全過程的認(rèn)識，如采購管理包括哪些采購形式，每種形式在資料歸集上有什么差異，使用管理中忽視人員調(diào)離后的管理空白，資產(chǎn)處置沒有審批、評估和處置相關(guān)資料。對資產(chǎn)認(rèn)識模糊，往往認(rèn)為有實(shí)物的稱為資產(chǎn)，忽視專有技術(shù)、專利、版權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的認(rèn)識和管理，對資產(chǎn)存在形態(tài)更是缺乏了解，如在用、閑置、對外投資、捐贈等。對資產(chǎn)劃分標(biāo)準(zhǔn)含糊不清。

（二）缺乏系統(tǒng)的資產(chǎn)管理檔案管理制度

缺乏系統(tǒng)的歸檔制度，沒有資產(chǎn)二級管理體系，許多學(xué)院資產(chǎn)檔案管理就是檔案室?guī)讉€工作人員，管理幅度過大，資產(chǎn)難以定位到人，落實(shí)到位，甚至許多項(xiàng)目未將檔案管理納入管理范圍內(nèi)，導(dǎo)致資料流失，無人負(fù)責(zé)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同部門相同項(xiàng)目歸檔內(nèi)容不一致，載體不規(guī)范，嚴(yán)重影響信息的收集、傳遞、匯總和利用。

（三）資產(chǎn)檔案管理信息化程度低

目前許多高校檔案管理信息化程度低，記錄、保存、傳遞、查閱等均以紙質(zhì)為主，且沒有信息化檢索和全文下載，許多檔案需要人為查詢，手續(xù)繁瑣且花費(fèi)時間多，難以提高使用效率，特別是檔案的立卷歸檔方面更是手工操作的多，工作成績多體現(xiàn)在檔案柜的逐年增加上。

（四）資產(chǎn)檔案利用效能較低

資產(chǎn)檔案利用效能較低，使用人數(shù)少，對使用者需求調(diào)研不足，沒有完善的檔案利用效能評估體系，評估時沒有全員參與，沒有評估訪談，沒有量化考核標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)分析與利用納入考核指標(biāo)中，能通過一些數(shù)據(jù)分析找出有利于決定和提高管理效率的有效依據(jù)。美國14歲以上公民均可借閱各大學(xué)網(wǎng)上數(shù)字檔案，而我們各大學(xué)會計(jì)專業(yè)、營銷專業(yè)很少借閱相關(guān)檔案進(jìn)行研究。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)人員素質(zhì)教育，提高對資產(chǎn)的認(rèn)識

一是科學(xué)制訂培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)對資產(chǎn)管理和檔案管理的培訓(xùn)，讓其充分認(rèn)識到資產(chǎn)管理的重要性，明白資產(chǎn)并非就是買設(shè)備，而是涵蓋資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理、購置管理、使用管理、處置管理的全過程，同時加強(qiáng)檔案知識的培訓(xùn)，如立卷、歸檔、借閱、利用知識的宣教；二是外送培訓(xùn)，培訓(xùn)資產(chǎn)管理和檔案管理的相關(guān)知識，學(xué)習(xí)同行學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)；三是提高對資產(chǎn)的認(rèn)識，了解固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、對外投資等多種形式，了解資產(chǎn)購置流程，同時更好地了解資產(chǎn)處置的規(guī)范流程；四是作好宣教工作，充分了解資產(chǎn)檔案的利用可提高管理效率和效益。

（二）設(shè)置科學(xué)合理的資產(chǎn)檔案管理制度

資產(chǎn)管理檔案管理制度設(shè)置應(yīng)科學(xué)合理，防止因管理幅度過大導(dǎo)致管理失控，應(yīng)設(shè)置各部門資產(chǎn)管理員為檔案管理員，將報(bào)送資料模板化、明晰化，如資產(chǎn)立項(xiàng)管理中因包含的內(nèi)容，存檔的房產(chǎn)證、土地證等，采購工作中應(yīng)納入管理范圍內(nèi)的立項(xiàng)審批、需求論證、標(biāo)書制作、合同簽訂、履約驗(yàn)收等資料，資產(chǎn)管理中的資產(chǎn)調(diào)劑、資產(chǎn)使用效率等因歸檔的資料，資產(chǎn)處置中的立項(xiàng)審批、報(bào)廢論證、價值評估、報(bào)廢競價等資料。還應(yīng)明確立卷歸檔具體辦法，還應(yīng)將電子檔案管理辦法進(jìn)行明晰。

（三）加強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理的信息化水平

信息化已經(jīng)成為這個時代的標(biāo)志，強(qiáng)化信息化管理水平，特別是目前采購多使用電子評標(biāo)，有的采購項(xiàng)目上百家供應(yīng)商，若用傳統(tǒng)歸檔辦法是無法想象的，但用電子檔案還快解決此問題，正確樹立檔案電子化和信息化的意識，讓各種電子檔案充分運(yùn)用在管理過程中，需求者可自由下載，同時還可利用現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，充分發(fā)揮資產(chǎn)的使用效率。

（四）強(qiáng)化資產(chǎn)檔案的利用效能

一是進(jìn)行資產(chǎn)檔案展示，將資產(chǎn)歸檔的各流程進(jìn)行逐一展示，體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷程，同時也是廉政教育的一次體現(xiàn)；二是作為營銷專業(yè)、會計(jì)專業(yè)的實(shí)訓(xùn)基地，將各種資產(chǎn)檔案運(yùn)用于實(shí)踐教學(xué)中，形成嚴(yán)格按制度辦事、按程序辦事的良好習(xí)慣；三是多用信息化手段，擴(kuò)大資產(chǎn)檔案的影響力，讓更多的需求者能檢索目錄、下載文檔；五是供學(xué)校決策需要，提供大量數(shù)據(jù)反映過去學(xué)校的資產(chǎn)管理效率和質(zhì)量，從過去數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)決策依據(jù)；四是反映學(xué)校資產(chǎn)優(yōu)化配置水平，是否有閑置資產(chǎn)，是否有重復(fù)采購，是否處置不按程序辦。

資產(chǎn)決定了一個學(xué)校的核心競爭力，加強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理有利于學(xué)校提高辦學(xué)質(zhì)量和水平，既反映了學(xué)校的辦學(xué)歷程，又反映了學(xué)校決策的依據(jù)和科學(xué)判斷，良好的資產(chǎn)管理水平保障學(xué)校資產(chǎn)管理無遺漏、無死角。

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