檔案管理工作的現(xiàn)狀及思考

吳蓬

正進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的21世紀(jì)將是一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)為核心的信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行業(yè)及至家庭，并且在不斷地改變著人們的思想觀念、工作模式和生活方式，特別是檔案管理工作。現(xiàn)有的檔案管理模式與以往管理技術(shù)相比雖然發(fā)生了翻天覆地的變化，但是仍然存在著不同程度的問題有待改善。檔案管理不僅僅需要跟上時(shí)代的步伐，還要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能進(jìn)一步完善檔案管理事業(yè)，以實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)、快速發(fā)展。

一、目前檔案管理工作存在的現(xiàn)狀

雖然當(dāng)前檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但是與國際水平相比，仍然存在著很大程度的差距。阻礙檔案管理事業(yè)發(fā)展的因素有很多，主要包括設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)不高、缺少創(chuàng)新精神等。要想使以上問題得到較好的解決，就必須切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，并不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。

1.1 落后的基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)前，基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理松懈對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀起到了明顯的阻礙作用。由于缺少資金，檔案管理工作配備的基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理方案缺乏合理性等對(duì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

1.2急需提高檔案管理人員的素質(zhì)

部分檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，并沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，不能夠?qū)ο嚓P(guān)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行較好的掌握。就檔案管理工作人員而言，必須要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還要具備較好的服務(wù)意識(shí)，才能夠使檔案管理的價(jià)值有所提升。但是，有一部分檔案管理工作人員并沒有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，甚至誤解了檔案管理工作，進(jìn)而制約了其工作效率與質(zhì)量。

1.3評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一

在實(shí)際的工作當(dāng)中，往往沒有指定統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作的質(zhì)量不高。制定較為完善的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，不僅僅能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，還能夠在一定程度上提高工作人員的能力與水平。

二、檔案管理技術(shù)要走創(chuàng)新的之路

當(dāng)今社會(huì)屬于信息全球化社會(huì)，檔案管理實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新是與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的必然要求。要想實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新對(duì)做好檔案管理工作非常有利，能夠?qū)Ω鳈C(jī)構(gòu)做好其本職工作起到一定的促進(jìn)作用。由于檔案上面記錄有每一個(gè)機(jī)構(gòu)的第一手資料，對(duì)其發(fā)展歷史與進(jìn)程也有一定的記錄，因此，檔案管理是對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)的歷史真實(shí)面貌進(jìn)行記錄的一項(xiàng)重要工作。就每一個(gè)機(jī)構(gòu)而言，如果其檔案管理工作做好，則代表這一機(jī)構(gòu)的管理水平相對(duì)較高，其工作效率與質(zhì)量也會(huì)有所提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新能夠?yàn)楦鞑块T從根本上解決檔案管理問題提供有利條件，另外，還能夠轉(zhuǎn)變管理人員的觀念。當(dāng)前，很多領(lǐng)域?qū)﹄娮訖n案不夠重視，主要是由于電子檔案機(jī)制自身也存在著某些問題。對(duì)檔案管理進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，對(duì)電子檔案歸檔、儲(chǔ)存等進(jìn)行完善，并建立起健全的電子檔案管理機(jī)制，使管理工作人員能夠意識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而改變其陳舊的觀念。檔案管理工作人員觀念的轉(zhuǎn)變對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展壯大有著非凡的意義。

三、檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

檔案管理技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)首先培養(yǎng)整體意識(shí)。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案來自于各個(gè)部門，其信息具有一定的交叉性，但是所有的檔案又屬于一個(gè)整體。因此在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中還要從宏觀上對(duì)檔案管理的整體性進(jìn)行把握，才能使管理技術(shù)創(chuàng)新具有一定的科學(xué)性與有效性。另外，還要重視檔案的服務(wù)性，對(duì)檔案進(jìn)行管理其根本目的是對(duì)檔案進(jìn)行合理利用，并使其作用與價(jià)值得到充分發(fā)揮。注重檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的全面性就要更好的對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)，使信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，進(jìn)而對(duì)信息化的全面發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。所以檔案管理技術(shù)創(chuàng)新必須確保其服務(wù)性，技術(shù)創(chuàng)新必須較為人性化，且能夠?yàn)闄n案管理工作服務(wù)，才能夠與該項(xiàng)工作的需要相符，以實(shí)現(xiàn)其快速發(fā)展。檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1 創(chuàng)新工作機(jī)制

我們都知道，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著一定的弊端，因此對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)非常有必要。不僅僅可以從工作手段方面進(jìn)行創(chuàng)新，還可以從服務(wù)類型與管理理念等多個(gè)角度進(jìn)行創(chuàng)新。另外，在創(chuàng)新過程中還要遵循不復(fù)雜、不沉悶的原則。比如，在管理檔案工作形式時(shí)，我們可以對(duì)其進(jìn)行分類。

2 創(chuàng)新管理的思路

對(duì)管理思路進(jìn)行創(chuàng)新主要可以表現(xiàn)為：①針對(duì)檔案工作建立起全新的概念，并對(duì)檔案信息進(jìn)行整理與綜合，使其與檔案信息的廣泛需要相符合；另外管理還應(yīng)該向著更準(zhǔn)確、更嚴(yán)格的方向發(fā)展；②設(shè)置創(chuàng)新的思路。檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著舉足輕重的地位，這項(xiàng)工作能夠使經(jīng)濟(jì)、政治與社會(huì)事業(yè)之間的發(fā)展得到直接反映。因此，必須逐步明確檔案管理的價(jià)值，并對(duì)其相關(guān)的思想進(jìn)行創(chuàng)新。另外，工作人員必須對(duì)檔案管理的過程、管理理念等進(jìn)行清晰掌握，使其能夠立足于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中。

3 與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合

檔案管理技術(shù)應(yīng)當(dāng)與目前先進(jìn)的科技相互結(jié)合。相對(duì)而言，以往文件管理技術(shù)比較落后，檔案整理工作往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，工作相當(dāng)復(fù)雜，很多重復(fù)的勞動(dòng)力對(duì)社會(huì)資源造成了極大的浪費(fèi)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使以往傳統(tǒng)的文件管理技術(shù)方式存在的缺陷更加明顯，因此，迫切需要使用電子檔案管理這種新型的方式來替代傳統(tǒng)檔案管理工作，并使其具備的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。

4 創(chuàng)新技術(shù)

①使用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)及云計(jì)算服務(wù)等遠(yuǎn)程文件，僅僅需要滿足在移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)條件或wifi環(huán)境下，并不需要下載與安裝文件，以自身的需要為依據(jù)將相應(yīng)的程序點(diǎn)開，就能夠直接完成遠(yuǎn)程文件，進(jìn)而使隨時(shí)隨地“歸檔”的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。②對(duì)實(shí)物檔案的存放進(jìn)行管理。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域，RFID電子標(biāo)簽技術(shù)占據(jù)突出地位，該技術(shù)屬于一種無線通信技術(shù)，能夠?qū)Ω郊膶?shí)體信息進(jìn)行收集、整理、記錄并發(fā)送，即時(shí)距離較遠(yuǎn)且并沒有接觸也能夠?qū)崿F(xiàn)。這種技術(shù)在環(huán)境較為惡劣的感知條件下較為適用且使用起來非常便利。通過這項(xiàng)技術(shù)，我們可以對(duì)文件的文件號(hào)、位置及時(shí)間等多種信息進(jìn)行記錄。

結(jié)語

綜上所述，目前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展條件下，機(jī)遇與挑戰(zhàn)共同存在。就檔案管理工作而言，必須在與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，才能牢牢抓住機(jī)遇，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作再上新臺(tái)階。