檔案管理信息化的風險控制對策研究

李思

摘要：檔案管理的科學性是保證其高效化的重要前提，檔案管理是單位日常經營中不可缺少的組成部分，在提升單位工作效率方面也起著相當重要的作用。因此我們必須提高對檔案管理工作的重視程度，進而促使單位管理的高速化目標得以順利實現。本文主要針對檔案管理信息化風險控制對策進行探究，這對單位管理工作進一步發展有極大的推動作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化；風險控制

在信息行業快速發展的趨勢與背景之下，數據已經成為一種具有價值的資產，大數據主要是在客觀處理行業中信息的基礎上對其進行有效利用。為實現對檔案的規范整理，我們需要對現代信息技術進行科學使用，促使信息的有效性以及準確性得到提升。在不斷縮短信息獲取時間的同時，促使檔案管理工作效率得到有效改善，最終實現資源共享的目標。在現代信息化技術推動之下，檔案信息化管理是其必須滿足的條件。

一、檔案信息化管理方法和技術手段

現代社會是信息化高速發展的時代，一切工作都以效益作為追求目標。在追求檔案管理工作的高效化的過程中，使用速度快，精確度高的計算機進行檔案管理已成為企事業單位發展的必然趨勢。對于單位的檔案管理工作來說，提高管理的效率和精確度，是檔案管理的要求。

應用計算機進行檔案管理，縮短了檔案整理分類和檢索的時間，大大提升了工作效率。在進行電子檔案的輸入時，為了保證檔案的安全，有必要建立計算機的防護系統，對重要的檔案進行紙質備份。檔案管理可以根據自身的實際情況建設數字化檔案室，以數字化進行檔案的輸入和輸出，有效對檔案進行管理，縮短檔案管理的時間，提高單位管理工作的效率，有效實現各單位的信息共享。

二、風險和對策分析

1.檔案管理信息化的平臺建設落后

現階段我國已經逐步進入信息化時代，在針對檔案進行一系列管理工作的同時，需要對現代技術進行使用。平臺建立是信息化過程最先進行的一個內容，在此基礎上檔案信息可實現資源共享的目標。現階段我國實際檔案信息化需求落后于平臺建設的問題普遍存在，平臺建設需要在大量資金投入以及技術支撐的基礎上實現，風險較大。尤其是在不夠成熟的技術影響之下，平臺建設作用與價值不能得到最大限度的發揮。效果也不是很明顯，這些都會對檔案信息管理工作造成較為不利的影響。

2.檔案信息軟件本身存在著缺陷

經過相關調查與分析可以發現，還有多種不可避免的缺陷存在于現階段檔案信息管理軟件當中，軟件使用難度較大，因此檔案信息化過程對使用人員提出較高要求。一方面必須設立的專門檔案管理人員對軟件進行應用，同時還要實現對軟件操作方法的全面熟悉與掌握。在使用軟件的同時，經常會有實際操作能力與工作之間出現不相符的狀況。尤其是在進行檔案整理時會有大量消耗計算機資源的問題出現，結果其不能實現與相關工作要求的符合。這些信息軟件操作與檔案管理條例之間呈現出一種相違背的狀態，更改電子歸檔數據即可對其進行直觀體現。

3.檔案信息管理人員的操作水平低

檔案管理信息化要求相關人員要具備相應的能力，在利用軟件進行信息管理時，極易出現管理人員的實際操作能力較差，工作效率低下的情況。同時由于傳統的檔案管理進行的是手工作業，在信息化中，部分人員的知識結構、思想觀念滯后于時代的需求。

4.檔案管理信息化中電子數據更改較容易，安全性較差

在檔案管理信息化過程中，有些管理軟件允許對電子歸檔數據進行更改。還有些安全性較低的管理軟件容易受到黑客的攻擊，出現數據泄露的情況，在進行檔案管理時就有較大的安全隱患。

三、措施建議

1.加強信息化的平臺建設，實現資源共享

進行檔案管理信息化風險防范，前提是要建立良好的平臺，實現資源的共享，減少檔案管理成本，提高工作效率。在進行檔案管理中，面臨的重要的問題就是缺乏科學的管理觀念。改進傳統的管理觀念，強化科學化檔案管理觀念，推進檔案管理工作的高效發展。實現進一步改進檔案管理工作的目標；同時，檔案管理人員還要認真學習單位的相關政策、歷史文化，推進檔案管理信息化進程。

2.建設信息化安全防護系統

在信息化建設的過程中，必須要強化安全意識，加強信息化安全防護系統的建立；在進行檔案管理信息軟件的使用上，構建防火墻，對檔案的核心信息進行保護，建立多層保護模式；對管理人員的身份進行核實，對檔案核心數據加密保護，最大程度的保護檔案數據；另外，對于重要的資料妥善保管進行備份，避免丟失。

3.制定檔案管理信息化系統標準及安全法規

強化檔案管理信息化的標準法規的建設，做到有法可依，有據可循。對于檔案管理中的一些違規行為進行規范，實現檔案收集、檔案整理、檔案歸類等檔案管理信息的系統化。加快信息化建設的進程，完善檔案管理的相關法律法規。落實相關政策，首先要建立檔案信息化管理的監督部門，對檔案信息化管理的工作流程進行監管、檢查，將監督管理工作作為日常工作提上議程；接著要建立檔案管理的考核制度，進行檔案管理工作的考核，進行獎懲，調動管理人員的工作主觀能動性，提高工作效率，推進科學化檔案管理的進程。

4.進行專業人員的素質的培養，提高管理人員的實際操作水平

檔案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人員的實際操作水平，改變管理人員的固有觀念，用現代的信息技術進行管理，對相關人員進行定期信息培訓，加強管理人員的信息安全意識。開展檔案管理培訓工作，聘任相關的專家，定期對管理人員進行檔案管理的信息技術培訓，傳授檔案信息化管理的方法和知識，提高管理人員的基本素質。結合多種形式開展培訓，調動管理人員的學習興趣，以便在工作中更好的應用專業知識。同時可以進行優秀單位檔案管理的學習活動，吸收借鑒優秀單位的管理經驗，實現檔案管理的科學化。

結語：

在提高檔案管理工作效率方面，檔案管理工作信息化起著相當重要的作用，可保障管理工作的有序性。在實際針對檔案的管理信息制度性建設進行強化的過程當中，我們需要針對管理人員，信息技術的應用水平進行不斷提升。同時也要從監督、檢查以及檔案管理信息化技術著手保障管理工作的信息化。在此過程中，檔案管理信息化建設與社會發展要求之間也呈現出一種相符合的狀態。

參考文獻：

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