行政事業單位檔案管理工作的重要性及創新模式思考

劉福華

摘要：我國事業單位在當前社會發展較為迅速的形勢下也發生了變革，這些在事業單位的行政體制、結構體系和機構管理等方面都可以體現出來。想要保證行政事業單位在這種改革下可以正常的運行發展，就一定要做好單位內部的管理工作。檔案管理是內部管理中的重要組成部分，其對行政事業單位內部管理工作有著決定性的作用。單位管理人員需要了解檔案管理工作的重要性，并在原來管理模式的基礎上進行創新，這樣才能促進行政事業單位的穩定發展。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理工作；重要性；創新模式

一、行政事業單位檔案管理工作的重要性

行政事業單位在運行的過程中需要掌握單位的重點工作內容，要實現各項職能的有效落實。并在職能落實的工作中做好監督管理工作，以此提升管理水平。行政事業單位在發展的過程中主要注重的就是對人們的服務，在進行檔案管理工作時，不光要保證服務效率，還要保證檔案管理工作的質量，這對單位整體管理水平的提升有著促進作用。行政事業單位管理水平的提升是事業單位進一步發展的前提，只有對檔案管理工作進行規范化管理才能達到這一目標。有關單位需要制定規范化的管理制度，科學設置管理內容，對每一項工作進行協調性的管理，才能將檔案的作用充分發揮出來。

二、目前行政事業單位檔案管理中存在的問題

1、重視程度不高

雖然我們國家針對檔案管理工作制定了法律法規，但是許多行政事業單位在發展的過程中并沒有嚴格貫徹落實到實際工作中，對相關的法律法規中重視度不高。在實際開展檔案管理工作的過程中，也只是敷衍了事，不了解檔案管理工作對單位發展的重要性，這就無法保證檔案管理工作的質量和效率，不能將檔案工作的真正作用發揮出來。如果檔案工作一直保持這種狀態，就會出現檔案混亂的現象，對單位未來的發展有著嚴重的影響。

2、檔案管理工作中的基礎業務薄弱

許多行政事業單位的檔案管理工作都忽視了基礎性的作業，對檔案進行管理的過程中行為不規范。雖然制定了檔案管理制度，卻沒有按照制度中的各項標準進行操作，相關制度得不到有效的落實就會直接影響檔案管理工作的質量。檔案管理工作中的各項基礎業務水平得不到保證，就會出現檔案資料混亂、丟失、損壞的現象。而且行政事業單位對檔案管理工作人員的行為也沒有進行監督和管理工作，檔案管理工作不符合國家的管理標準，在后續的工作中也就會引發一些列的問題。

3、檔案管理的設施比較落后

行政事業單位由于對檔案管理沒有引起足夠的重視，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。

4、檔案管理工作人員整體素質有待提高

行政事業單位中檔案管理工作的質量與工作人員的素質水平有著密切的關系，目前一些單位中的工作人員，其對檔案管理專業知識的掌握比較差，綜合素質水平有待提升，在實際工作中不能對檔案進行有效的管理，而且單位的檔案管理工作人員還總出現崗位調動的情況，這都會影響檔案管理工作的運行和發展。

三、行政事業單位檔案管理創新模式思考

1、建立完善的檔案管理制度

要想保證行政事業單位中檔案管理工作的創新發展，則需要對檔案管理工作的規章制度進行進一步的完善工作，結合單位發展的實際情況，建立一個科學、合理的管理制度，制度在制定的過程中也需要從實際落實的效果進行考慮，保證制度的實用性和可操作性，確保其在應用的過程中可以保證檔案工作的質量，并將檔案的真正作用發揮出來；檔案管理制度的制定要保證對各級人員的平等約束，不光要員工的行為進行管理，還需要對領導人員的行為進行約束，確保整個單位都可以嚴格按照規章制度來開展各項工作；也可以建立獎懲制度，結合工作人員的實際工作情況來進行獎勵和懲罰，這樣可以對工作人員的行為起到一個約束的作用，同時也可以激發工作人員對工作的熱情。

2、重視管理工作，提升素質水平

要想實現對檔案管理工作的創新，保證該項工作的有序進行，行政事業單位需要加強宣力度，加強對檔案管理工作的重視，讓單位員工感受到該項工作的重要性，加強對知識技能的學習，提升自身的工作水平。這就需要行政事業單位重視對人才的培養，建立一支高素質、高水平的隊伍，做好檔案工作的監督和指導，還需要結合實際的工作內容，建立完善的考核制度，實現對工作人員的全方位管理。在這種環境下，工作人員也會加強對檔案管理工作的重視，對自己的工作認真負責，有效提升了單位整體的檔案工作質量和管理水平。

3、信息技術的有效應用

當前是信息化時代，許多先進的科學技術和現代化設備都應用到了各個領域，特別是計算機技術，已經融入到了人們的日常生活中，為人們的生活提供了極大的便利。檔案管理工作想要順應時代的發展，也需要將現代化的信息技術應用到管理工作中，不但可以提升工作效率，也可以減少工作人員的壓力。對檔案管理工作進行信息化建設是該領域未來發展的必然趨勢，將計算機信息技術合理應用到檔案工作中，可以實現對檔案信息資源的開發和利用，將檔案資料的內在價值充分挖掘出來，而且還可以提高檔案資料的應用年限，其對檔案工作的創新發展有著非常重要的作用。想要實現信息技術的有效應用，行政事業單位中的各部門信息一定要保證精準性，這樣才能保證檔案信息資料的準確性；還要建立信息管理平臺，讓各部門的工作人員在進行信息的錄入和查詢時更加方便快捷；計算機信息技術可以各種類型的信息轉化，豐富了檔案資料的形式；在應用信息技術的過程中不斷檔案工作進行創新，將檔案更多的服務功能開發出來，為社會提供更加優質的服務。

4、做好行政事業單位的檔案保密工作

行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

結語：

檔案管理作為行政事業單位中的重要組成部分，需要積極地采取現代化的技術手段，給予很好的技術支持，才能使得管理上升到一定的高度，只有加強更進一步的管理，才能使得管理達到一定的高度，檔案管理要注重改善方式方法，注重運用先進的技術手段，提升工作的效率，要加強注重檔案管理的引入，才能使得管理走向信息化，促進行政事業單位更快、更好地發展。

參考文獻：

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