辦公室檔案管理工作效率提升的途徑探究

梁巖

摘要：檔案是單位發展歷程的重要體現，其可以為單位的發展提供參考依據，時代的發展腳步不斷加快，辦公室工作想要在這種形勢下更好的發展，就一定要做好內部的管理工作。檔案管理工作是辦公室管理工作的重要組成，辦公室工作想要順應時代的發展要求，就一定要在重視檔案管理工作。將現代化的科學技術合理應用到辦公室檔案管理工作中，促進整體工作效率的提升。還要對當前辦公室檔案管理工作中存在的問題進行有效處理，推動檔案事業的可持續發展。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率提升

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

1、對管理工作認識缺乏

辦公室檔案管理工作對單位的有序發展有著不可替代的作用，但是許多單位在運營和發展過程中，對該項工作沒有一個正確的理解，對檔案管理工作的重視程度不高，導致目前檔案管理工作中存在許多的問題，有些工作管理不到位，內容出現缺失，無法保證工作內容的準確性和有效性，單位在做決策時就無法為其提供正確的依據，這就可能對單位的發展造成一定的損失。許多工作人員在工作的過程中也受到傳統思想理念的影響，整體的思想觀念較為薄弱，處理各項工作的水平也有待提高。還有一些工作人員不是專業的技術人員，這就無法保證檔案管理工作的質量，影響后續工作的有序進行。

2、管理制度不健全

辦公室檔案管理工作的順利開展離不開有效的管理工作，這就需要擁有一個完善的管理制度。檔案管理工作中包括的內容比較多，主要有檔案的分類、歸檔、整理等，完善的制度也需要從這些工作內容出發，對每一個流程進行有效的管理。但是許多單位的管理人員，沒有重視這方面的工作，在開展相關工作的過程中沒沒有對管理制度進行完善。所以導致工作人員在開展管理工作時沒有按照規章制度進行操作，這對工作的質量和效果都會產生極大的影響。

二、辦公室檔案管理工作的重要性

時代的發展腳步不斷加快，辦公室工作想要在這種形勢下更好的發展，就一定要做好內部的管理工作，而檔案管理工作是辦公室管理工作的重要組成，辦公室工作想要順應時代的發展要求，就一定要在重視檔案管理工作。這項工作可以為辦公室人員進行信息資料的查詢提供便利，對這整體工作效率的提升也有著促進作用。特別是在當前的發展環境中，檔案在辦公室管理工作中的作用也變得越來越重要。各單位在發展的過程中需要加強對該項工作的重視，不斷對該項工作進行完善和優化，這樣才能讓辦公室工作更好的適應社會的發展。

檔案管理工作是一個系統性的工作，在實際工作中都需要進行連續性的作業，其是單位發展歷程的重要體現，也可以為單位的發展提供參考依據。從這幾個方面來看，我們需要加強對該項工作的重視。同時，還需要對檔案管理工作中存在的問題進行針對性的處理，不斷對該項工作進行完善和優化，對檔案事業的長遠發展有著促進作用。檔案的形成需要經歷較長的時間，對這類檔案進行有效的管理，可以實現后續檔案的有效應用，為單位的發展打下基礎。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

1、改進檔案管理的思想觀念

想要提高辦公室檔案管理工作效率，首先加強對該項工作的重視程度。領導人員需要了解檔案管理工作對單位發展的重要性，將其放在工作的首要位置，做好每個環節的檔案工作。其次，要對辦公室工作中各項制度進行完善，并建立考核、監督制度，讓工作人員感受到領導人員對這項工作的重視程度，讓工作人員也可以積極的投入到這項工作中。建立獎懲機制也可以在一定程度上激發管理人員對工作的熱情。

2、培養檔案管理專業人才

人才的素質水平與檔案管理工作的質量和效率有著直接關系，如果單位中工作人員的素質水平比較低，不能實現協調作業，這就會對工作的順利進行產生影響。這就需要重視人才的培養工作，定期對工作人員進行培訓工作，提升工作人員的能力和水平，并進行各項工作內容的訓練，提升單位檔案部門的整體水平。也可以聘請專業的技術人員對管理人員開展教育工作，使的檔案管理人員可以對自身的不足進行完善，努力提升自身的工作水平。

3、建立完善的信息管理系統

隨著我國信息社會的不斷發展，信息科技對于人們的生活和工作都產生了重要的影響，極大地提高了人們的工作效率，方便了人們的日常生活。所以，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系統：首先，高校應該充分認識到辦公室檔案管理工作的重要性，并且能夠在這方面進行一定的資金投入，從而建立完善的信息管理系統，使得辦公室檔案管理工作由傳統的人工管理方式向著信息化管理方式邁進。第二，企業不僅需要投入一定的資金，用來提高辦公室檔案管理工作的效率，而且還需要投入一定的人力和物力，從各個方面為提高辦公室檔案管理工作的效率創造有利條件。

4、建立辦公室檔案管理工作的反饋機制

對于很多高校來講，都需要及時匯報員工的工作，從而使得高校領導者能夠了解員工的工作內容，并且對未來的工作內容進行合理規劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機制，為此，可以從以下幾點入手：第一，鼓勵員工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進行整理和匯總，使得高校管理者能夠充分參考這些意見，對現有的辦公室檔案管理工作進行改革；第二，辦公室檔案管理工作可以根據不同的部門對資料的重視程度等進行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

綜上所述，檔案管理工作是單位管理工作的重要內容，檔案管理的主要作用是記錄各項業務的歷史軌跡，以給管理和其他工作提供憑證，只有保證檔案資料的完整性，才能給各市政單位管理提供參考價值。市政單位首先要對檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率。針對市政單位檔案管理的特點，采取針對性的應對措施，以不斷提高檔案管理工作的效率，進而推進市政設施維護管理事業的健康發展。

參考文獻：

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