談檔案工作創新發展

李媛

檔案工作在時間上是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”，在空間上檔案的類別又十分廣泛豐富。我們要發展檔案事業，服務好經濟建設，就必須要有適應時代發展需要的管理方式和方法。它要求檔案工作者要與時俱進，破除因循守舊、墨守成規的思想觀念，大膽探索，勇于和善于在實踐中進行創新，使檔案工作在創新中得到發展和提高。檔案工作怎樣才能創新，本文從理論、制度、管理、服務四個方面談一下自己的看法。

一、理論創新是檔案創新的基礎

我國的檔案理論，經歷了從無到有，不斷完善和提高的過程，為我國檔案事業的建立和發展起到了重要的指導作用。面對新的形勢，特別是在檔案工作需要更加借助于信息技術手段的情況下，檔案理論受到了挑戰，同時又有了一個較大的發展空間。

創新檔案工作理論，要圍繞“一個著眼點”、抓住“兩個關鍵”?！耙粋€著眼點”就是要以充分挖掘和利用檔案信息資源，重新審視和發展傳統的檔案理論，使其保持科學性、完整性、指導性和實用性。“兩個關鍵”：一是檔案學基礎理論的研究，二是檔案管理現代化的研究，特別是要加強運用網絡技術后出現的電子檔案以及將有紙檔案無紙化的理論研究，使過去封閉式的檔案變成開放的流動的檔案信息資源。

創新檔案工作理論不是一蹴而就的，它需要總結過去，需要有一個正確的思路和方法。這就要求我們要善于處理好繼承和創新的關系，對過去的理論既不能全盤否定，也不能一成不變；既要重視學習，又要善于借鑒；既要積極吸收相關學科的成果，又要善于總結檔案工作的實踐經驗。

二、制度創新是檔案創新的保障

制度創新是檔案工作適應改革開放和現代化建設要求，走向法制化軌道的大課題。現在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，這些都是八十年代時期制定的，顯然不適合現代企業制度的要求，特別是最近幾年企業改革的步伐很大，檔案工作不能按照過去的方法進行，我們應在制定企業檔案標準、規章制度的體系方面進行創新，考慮分兩個方面。

1、行政規章法規。它具有強制性，要求企業必須執行，不僅是企業檔案部門要執行，而且要求企業法人必須要執行。

2、標準。這類文件屬于推薦性的。企業是自主經營、自我發展、自我完善的主體，從檔案工作來講，企業根據自己的情況，有權制定適合自己業務特點的一些規定，不能生搬硬套，檔案標準也可以結合自己的特點進行創新并執行。

三、管理創新是檔案創新的手段

首先，檔案管理應面向大眾，提高公眾的檔案意識。應從以下幾方面人手：一是充分利用宣傳媒體和信息技術引導公眾理解檔案的價值。二是廣開交流之門，提供主動的服務。其次，要大力豐富、優化室藏。綜合檔案室要有本部門的特色，不只是接收文書檔案，其他專業檔案、政策性現行文件等也要接收，使檔案室真正成為名副其實的記錄歷史真實面貌的文化機構，為利用者提供全面、及時的政策信息，把歷史記錄與現實服務結合起來，使檔案室成為名副其實的信息服務中心。再則，檔案管理應系統科學。檔案是否便于開發利用，在很大程度上取決于檔案資料的科學整理。

四、服務創新是檔案創新的必然要求

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

服務創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋，想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍，形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、便捷地獲取所需信息、面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門，因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。

（作者單位：濰坊市雙擁辦）