高職院校教務(wù)檔案信息化管理的探索與研究

譚曉鵬

教務(wù)檔案的管理是每一所學(xué)校都必須要去重視的問題，高職院校的教務(wù)檔案信息管理比起其他院校，更是要相對復(fù)雜一些，所以加強(qiáng)對高職院校教務(wù)檔案信息化的管理是目前需要去完善的重點(diǎn)部門。教務(wù)檔案的信息化管理不僅可以梳理數(shù)據(jù)資源，還能夠幫助學(xué)校進(jìn)行資源整合。本文通過對高職院校教務(wù)檔案信息化管理的探索研究，進(jìn)行了一系列的分析，并提出了見解。

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的使用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)被現(xiàn)代信息化模式的檔案所代替，也就是說，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于管理當(dāng)下的信息化檔案，所以想要更好的進(jìn)行教務(wù)檔案信息化管理，就需要學(xué)校們投入更多的精力去創(chuàng)新優(yōu)化。高職院校的教務(wù)管理工作是連接學(xué)校正常運(yùn)行的紐帶，只有合理的對教務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理，才能夠更好的為學(xué)校提供便捷。

1 教務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢

提高工作效率。眾所周知，高職院校的教務(wù)檔案管理工作是非常復(fù)雜的，不僅包括學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中的一些信息，還包括著學(xué)生不同時(shí)期的數(shù)據(jù)情況。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式就漸漸的顯露出問題：耗時(shí)長、易出錯(cuò)。這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了工作效率，所以為了創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)高職院校，教務(wù)檔案的信息化管理勢在必行。信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高了教務(wù)檔案管理的工作效率，帶來了更便捷、更方便的數(shù)據(jù)庫服務(wù)，并在一定程度上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享，優(yōu)化了高職院校的教務(wù)檔案管理工作。

此外，信息化技術(shù)的應(yīng)用完整了教務(wù)檔案管理的職能，通過信息的反饋，學(xué)校可以更加準(zhǔn)確的了解學(xué)生們的動(dòng)態(tài)，比如學(xué)生們的選課情況；教師們也可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息，對教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行不斷的改進(jìn)與完善，為學(xué)生們帶去更加充實(shí)的教學(xué)課堂。所以教務(wù)檔案信息化管理不僅能夠幫助學(xué)校規(guī)范檔案，還能夠幫助教師提高教學(xué)質(zhì)量，完善教學(xué)管理。

2 高職院校教務(wù)檔案管理的問題與分析

管理意識不強(qiáng)。在一些高職院校中，并沒有對教務(wù)檔案管理設(shè)立專門的人員去負(fù)責(zé)，教務(wù)檔案的管理大多數(shù)由教務(wù)處的工作人員監(jiān)管，這就讓教務(wù)檔案的信息化管理出現(xiàn)了紕漏。一些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，對于管理教務(wù)檔案的意識不強(qiáng)，在繁雜的工作中不能夠投入更多的精力在教務(wù)檔案管理中，嚴(yán)重影響了教務(wù)檔案的管理秩序，在這樣的情況下，很容易會(huì)出現(xiàn)檔案錯(cuò)放和丟失等等問題。所以為了更好的完整高職院校教務(wù)檔案信息化的管理，就要設(shè)立專門的教務(wù)檔案管理人員，以便更好的投入工作。

分類標(biāo)準(zhǔn)混亂。為了更好的管理教務(wù)檔案，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)不同的教學(xué)內(nèi)容和形式對教務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范的分類和整理。但在現(xiàn)存的體制下，教務(wù)檔案大多會(huì)在管理人員的習(xí)慣中進(jìn)行分類和整理，這就使得教務(wù)檔案容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢困難，甚至是重復(fù)數(shù)據(jù)等問題。這些情況的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了工作效率。

缺乏專業(yè)素養(yǎng)。信息化時(shí)代背景下，勝任一份工作的首要條件是擁有過硬的專業(yè)知識。但在目前高職院校教務(wù)檔案信息化管理中，管理人員的專業(yè)知識還沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，沒有足夠的專業(yè)技術(shù)對教務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，這就可能會(huì)導(dǎo)致教務(wù)檔案的信息化系統(tǒng)不能及時(shí)的維護(hù)和更新，教務(wù)檔案的信息安全也不能得到保障。

管理規(guī)范不完善。每所高職院校的教務(wù)檔案管理都有其自身的管理規(guī)范，但隨著信息化管理的引入，這些管理規(guī)范還需要進(jìn)一步去完善。比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在的信息化管理體制，能夠更好的為大家保存數(shù)據(jù)，但想要更好的利用信息化管理教務(wù)檔案，就需要高職院校對教務(wù)檔案信息化投入更加規(guī)范的管理。通過什么樣的方式去實(shí)現(xiàn)資源的共享，也是目前學(xué)校需要去積極解決的問題，只有這樣，才能夠更好的啟動(dòng)信息化管理，完善教務(wù)體制。

3 教務(wù)檔案信息化管理的安全策略

當(dāng)然，信息化的使用也需要去注意一些安全方面的問題。網(wǎng)絡(luò)帶來便捷的同時(shí)也常常存在一些安全隱患。這就要求高職院校在對教務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，要更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加注重隱私性，來避免在進(jìn)行教務(wù)檔案信息化管理工作時(shí)出現(xiàn)信息安全問題。

為了更好的保障信息安全，高職院校的首要工作就是提高教務(wù)檔案管理人員的安全防范意識。學(xué)校可以有針對性的對教務(wù)檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，借此來提高管理人員的安全意識。此外，在進(jìn)行人員培訓(xùn)的同時(shí)，也需要對管理檔案的計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全監(jiān)測，確保計(jì)算機(jī)處于安全的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)。在使用檔案信息時(shí)可以通過設(shè)置密碼、限制訪問用戶等手段來進(jìn)行安全防護(hù)，避免信息被不法分子竊取。值得一提的是，為了保證信息保存完好，高職院校可以通過及時(shí)備份等手段對信息進(jìn)行二次保護(hù)，保證信息丟失后能通過備份的數(shù)據(jù)及時(shí)補(bǔ)回存檔。

4 結(jié)語

總而言之，高職院校的教務(wù)檔案信息化管理能夠?yàn)閷W(xué)校帶去更加便捷的、更加有效的資源整合。檔案管理工作是每一所學(xué)校基本的教學(xué)管理工作之一，只有把握好這一環(huán)節(jié)，才能夠讓學(xué)校發(fā)展成為更加優(yōu)質(zhì)的高職院校。過去的紙質(zhì)檔案帶來的權(quán)威性無可替代，但在教務(wù)檔案的管理工作中合理的使用信息化管理，能夠讓學(xué)校的教學(xué)管理工作更加完善。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化的使用能夠更好的提高工作效率，減少資源浪費(fèi)，為了成為更加優(yōu)質(zhì)的高職院校，學(xué)校對教務(wù)檔案管理工作也應(yīng)該提出更加嚴(yán)格的要求，合理的利用信息化資源，讓它在學(xué)校今后的發(fā)展中發(fā)揮出更多的作用。

（作者單位：四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處）