電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

王靜

【摘要】：信息技術(shù)的進(jìn)一步拓展使得在各種行業(yè)中使用電子歸檔成為可能。與傳統(tǒng)信息歸檔相比，電子歸檔具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但與此同時，也存在安全等各方面的隱患，電子操作系統(tǒng)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用方法有待完善。

【關(guān)鍵詞】：電子檔案 檔案管理 高職院校

引言：

檔案管理對于高職院校了解學(xué)術(shù)詳情，統(tǒng)籌人員信息等各方面有著不可或缺的作用。互聯(lián)網(wǎng)和電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得以計算機(jī)為載體的線上交流日益頻繁，由此形成許多電子檔案，使得電子信息的妥善管理成為社會發(fā)展要解決的疑問。對于高職院校來說，文件管理對于確保學(xué)校高效，完整地運(yùn)作非常重要。高等院校應(yīng)運(yùn)用好電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，正視其存在的各種風(fēng)險并采取措施加以解決，以實現(xiàn)電子檔案管理的體系化專業(yè)化。

一、電子檔案管理應(yīng)用的合理性

（一）高職院校電子檔案操作中涉及的對象

對于高職院校來說，實現(xiàn)電子檔案管理很有必要。完整的體系應(yīng)涉及以下：第一是教學(xué)教育文件類檔案;第二是專業(yè)方面的學(xué)術(shù)研究檔案;更為重要的是有關(guān)學(xué)生學(xué)籍、教師人員信息等各方面統(tǒng)計類的電子檔案，這類的檔案牽扯學(xué)校人員統(tǒng)計等問題。總之，縱觀電子檔案管理所涉及的領(lǐng)域，都是非常重要的。而高效地系統(tǒng)地統(tǒng)籌歸納這些方面的內(nèi)容，是電子檔案的優(yōu)勢所在。

（二）高職電子檔案管理應(yīng)用的優(yōu)秀部分

1.電子歸檔的應(yīng)用可以實現(xiàn)信息文件管理的高效化

高職院校大量的教師學(xué)生信息檔案，增添了管理歸納的難度，傳統(tǒng)的檔案管理方式可能導(dǎo)致一些檔案本身諸如人員身份信息的丟失和遺忘，造成了諸多不便。電子文件管理增效增速，提高了歸檔速度，使文件資源完整，系統(tǒng)化。

2.電子歸檔文件的應(yīng)用有利于實現(xiàn)各種文件的集成。

計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案管理從中受益，在信息資料處理時，電子統(tǒng)計數(shù)據(jù)和信息記錄歸納實現(xiàn)了一體化，從而提高了歸檔質(zhì)量，有益于工作順利開展，有益于信息及時記錄整理，減少了類似教職工及學(xué)生信息歸檔程序的復(fù)雜性。

3.電子檔案管理節(jié)約了人力財力

傳統(tǒng)的檔案歸納方法對人手要求較高，而電子化的檔案管理，使得職員數(shù)量成為了非必要性條件，更多的是對電子技術(shù)信息技術(shù)提出了相應(yīng)的條件。這極大降低了檔案管理的操作強(qiáng)度，提高了人事工作的積極性和有效性。只需要根據(jù)電子信息提供的索引號便可很容易的找到所需人員信息檔案，這有利于工作質(zhì)量的提高。

二、高職院校電子檔案管理的弊端

雖然電子信息管理方法為文件歸納帶來了便利，但它也存在威脅其發(fā)展的缺點(diǎn)和缺點(diǎn)。

（一）對電子信息技術(shù)和電子設(shè)備的高要求

電子檔案管理方式對高技術(shù)和高端設(shè)備的需求較大，必須有大量的電子設(shè)備作為工作運(yùn)行的必須載體。為了使電子歸檔體系順利的實現(xiàn)，高職院校必須及時購進(jìn)相關(guān)電子設(shè)備，必要的時候還需要更新?lián)Q代，或者購買高價格的防盜體系以維護(hù)管理。這為學(xué)校的財政資源提出了更深的要求，在某一層面上也給高職院校的發(fā)展造成了壓力。

（二）電子檔案的保密性不高

例如，電子產(chǎn)品中，安全性已成為電子檔案管理的開發(fā)和應(yīng)用必須面對的難題。正因為高職院校要?dú)w檔管理的文件檔案有些涉及學(xué)校機(jī)密，涉及學(xué)校教職人員和學(xué)生的私人信息安全，電子檔案管理必須確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是開放的，必然存在隱患。

（三）電子設(shè)備的保存要求較高

電子檔案管理所需的設(shè)備都是高科技的電子產(chǎn)品，且不說價格，但凡要保存得當(dāng)就需要將其放置在專門的地方，且做到通風(fēng)、適宜溫度濕度調(diào)試等。地點(diǎn)的選擇條件要求高，灰塵有害氣體等各方面也要考慮進(jìn)去，任何失誤都有可能帶來檔案工作的損失。

三，高職院校電子歸檔操作的應(yīng)用對策

（一）國家和高職院校重視支持

這種歸檔有著不可替代的優(yōu)點(diǎn)，國家和高職院校都應(yīng)認(rèn)識到其發(fā)展應(yīng)用的巨大作用。一方面，國家需給予高職院校政策支持，經(jīng)濟(jì)資助，幫助越來越多的高職院校普及這一檔案歸納管理體系的建立與完善。另一方面，各類高職院校也應(yīng)積極了解發(fā)展這種優(yōu)質(zhì)體系，促進(jìn)檔案管理方面的現(xiàn)代化專業(yè)化，為學(xué)術(shù)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件。

（二）加強(qiáng)管理體制建設(shè)和管理人才培養(yǎng)

作為社會活動的主體，人們應(yīng)該盡力發(fā)揮自己的主觀能動性，制定總體規(guī)劃。電子歸檔系統(tǒng)越來越完善，對科技人才的需要也越來越大。為此高職院校應(yīng)發(fā)展教育事業(yè)，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的信息科技教育資源，努力培養(yǎng)更多的掌握電子管理核心技術(shù)的優(yōu)秀人才，制定完善的人才激勵制度，進(jìn)一步提升電子檔案管理的專業(yè)化水平。

（三）加強(qiáng)電子文件管理的安全性

對存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行體系等方面加強(qiáng)治理，增加保密性能。定期對電子高效設(shè)備檢查更新，發(fā)現(xiàn)問題及時維修等，同時配備相關(guān)安全技術(shù)人員管理設(shè)備、購進(jìn)一些安全性高的防火墻等保護(hù)軟件也是有必要的，通過這些不能措施盡量保證教職工個人信息和學(xué)生學(xué)籍等相關(guān)電子檔案的安全性。

四、結(jié)束語

電子管理檔案是現(xiàn)如今不斷發(fā)展的時代中的必要產(chǎn)物，其在我們的生活中有了越來越廣泛的應(yīng)用，電子檔案管理技術(shù)優(yōu)缺點(diǎn)并存。社會在發(fā)展，信息技術(shù)面向全球得以普及，電子檔案管理是隨著時代應(yīng)用而生的，是符合時代發(fā)展潮流和現(xiàn)實需要的技術(shù)體系。只要國家和高職院校對此給予高度的重視，技術(shù)就會不斷進(jìn)步，電子檔案管理的應(yīng)用必將使所有主要職業(yè)學(xué)院受益。

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