對新時期干部人事檔案管理工作的思考

周凌燕

黨的十八大以來，中央對干部人事檔案管理進(jìn)一步從嚴(yán)要求，出臺了從嚴(yán)管理干部的系列規(guī)定，干部人事制度改革也不斷深入，對干部人事檔案工作提出了更高的要求，也將干部人事檔案工作提到了更加重要的高度。面臨新形勢、新要求，干部人事檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，更加嚴(yán)格地遵守干部工作條例，管好用好干部人事檔案，以更好地為黨的干部人事工作和中心工作服務(wù)。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引入注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案丁作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不泄密，能查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，這樣導(dǎo)致了人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，利用仍舊用傳統(tǒng)的手工調(diào)閱方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的長期保存。

1.3 人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的 “單位人” 變?yōu)?“社會人”，人才的流動造成成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

1.4 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué) 技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù) 手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機(jī)，但調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.5 人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息利用，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理、輕服務(wù)的現(xiàn)象使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

2 新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

2.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納人議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導(dǎo)、等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，達(dá)到“九防”安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。因此，各級組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

2.4 健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進(jìn)一步完善備項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

2.5 注重人事檔案材科收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，和真實性態(tài)。

總之，隨著人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時機(jī)，要從制度和觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為人事管理服務(wù)好。