新形勢下的電力檔案管理創新分析

李劍鳴

摘要：電力檔案作為電力企業經營活動的記錄文件，其管理工作對企業有著至關重要的作用。本文通過對電力企業在檔案管理中的弊病進行分析，提出了增強對檔案管理工作認識、提高管理人員素質、完善管理制度和加強檔案信息化建設的檔案管理措施，通過這些措施的實行，進一步加強電力企業的檔案管理工作。

關鍵詞：電力檔案;增強認識;提高素質

電力檔案涉及到電力企業日常經營中的方方面面，具有信息量巨大、范圍廣、門類多的特點。電力檔案是電力企業在經營活動中產生的一筆無形財富，若能在日常的工作中進行研究使用，定能達到工作中事半功倍的效果。電力企業在電力檔案的管理工作上應加強認識，使這筆無形財富發揮應有的效果。

一、電力檔案管理過程中的問題

由于過去企業對電力檔案的認識不足，在檔案的管理過程中經常會出現歸檔不及時、檔案利用率低、檔案信息化建設落后的問題[1]，這與相關管理人員短缺、管理素質較低以及企業員工對檔案重視程度不高有關。檔案歸檔不及時，有時甚至還會出現文件遺失和損壞的現象，而這些現象的發生，往往給檔案的收集工作帶來了極大困難。同時在檔案的收集、管理、使用和保密方面也存在著管理上的不足，檔案在借閱時有借無還，借閱時對檔案隨意涂改、銷售、泄密等行為時有發生。檔案管理人員學歷偏低，缺乏責任心，沒有檔案管理的理論知識，工作水平低下，且檔案管理人員經常變動，嚴重制約了檔案管理水平的提高。最后在檔案管理信息化上投入不夠，檔案信息化設施和相關人才缺乏，不能及時對檔案進行分析整理以便進行利用。可見改善電力檔案的管理工作已經刻不容緩，電力企業應加強相關工作的重視程度。

二、應對電力檔案管理問題的具體措施

（一）增強對檔案管理工作的認識

要加強檔案的管理工作，首先要改變過去對檔案的淺顯認識，其中領導對檔案管理工作的作用是至關重要的，只有領導的重視程度足夠，才能夠繼續對員工進行檔案知識的相關教育，讓員工做到檔案及時歸檔，借閱時進行登記，在借閱后能按時歸還，同時在借閱時做好檔案文件的保護工作，不隨意涂抹檔案，保證檔案歸還時的完整，不在未經公司許可的情況下將檔案進行外借、復印、出售等行為。檔案的使用方面也要對員工進行指導，以便充分地發揮檔案使用功能。在管理工作中實行責任制，管理人員及時對檔案歸檔、借閱進行記錄，當出現未能及時歸檔、按時歸還是，直接對相關責任人員進行追要。開展檔案知識的保護工作會議、講座，讓檔案保護、使用知識能夠深入到每一名員工的內心。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質

電力檔案的管理工作主要是通過專業的管理人員來實現的，改變過去檔案的管理狀態，最先要對管理人員素質進行提高[2]。培養管理人員對檔案管理工作的責任意識，幫他們了解到檔案管理工作對企業的重要性。之后提高管理人員的管理水平，通過專業培訓、進修學習等方式提高他們對管理知識的掌握程度。在檔案的管理過程要調動管理人員的積極性、自覺性，當發現問題時能及時進行處理，預防相同問題的二次發生。檔案管理人員要具有穩定性，不能頻繁進行人員更換。增強管理人員的服務意識，在保證文件的完整性、保密性的同時能夠對檔案信息資源進行深層次挖掘，做好檔案的開發利用工作，當員工在使用檔案時能夠給予正確的指導。隨著新時代的到來，電力檔案的管理人員要與時俱進，確保檔案管理工作的高效進行，推進檔案管理的進一步發展。

（三）健全電力檔案管理制度

電力企業在過去的檔案管理中沒有統一的行為規范，且管理行為松散。為進一步加強檔案管理水平，電力企業要逐步實現管理工作的規范化、制度化、科學化，制定統一的標準，在管理的過程中能夠做到有法可依，從制度上確保檔案文件的完整、準確、系統、齊全。制定標準在規范員工使用檔案的行為，同時也能指導管理人員按照規范進行正常的管理工作。對不同類型、不同載體的檔案要進行分門別類，方便在使用時進行查找。檔案在歸檔之后要及時進行復件的復制工作，確保在原文件發生丟失時，依然能夠使用復件完成工作。在借閱時要對借閱文件、借閱時間進行確認，在借閱前要求借閱人員進行簽字，歸還時對文件進行檢驗，沒有問題后在進行歸檔。當文件沒能及時歸還時，要對借閱人員進行索要。涉及到保密的檔案文件，只能在檔案室內進行閱覽，嚴禁將文件帶出閱覽室或者進行謄抄、拍照等，嚴防檔案的泄密。

（四）加強檔案信息化建設

檔案信息化是未來檔案管理的趨勢，電力企業在管理檔案時也要緊跟時代，進行檔案的信息化建設，利用信息化技術進行檔案的管理和開發。在信息化建設中最重要的是進行檔案信息的數字化，利用數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術等技術手段，將傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案進行系統組織，成為具有有序結構的檔案信息庫。在進行檔案的數字化后，還可以通過建設數字檔案館的形式來進行檔案資源的共享。在檔案的信息化建設過程中需要使用高性能的信息化設備，企業要加大相關的資金投入，同時，能夠進行信息化的高水平、高層次人才也是不可以或缺的，企業也要加大相關人才的引進力度，為電力檔案的信息化建設保駕護航。

三、總結

檔案作為電力企業經營活動產生的第一手資料，要進行妥善的管理，并推進檔案的信息化。在世界飛速變化的新形勢下，電力企業要著眼于未來，對檔案文件進行深層次的挖掘，合理使用，讓這些無形財富釋放出更大的能量，讓電力企業的發展更上一層樓。

參考文獻：

[1]杜勇.電力企業檔案管理中存在的問題及對策[J].企業技術開發，2011，30 （7）：180-181.

[2]張媛.試論電力企業檔案管理現代化[J].圖書情報導刊，2011，21 （20）：108-110.