信息化時代會計檔案工作的創新

鄒國勤

摘要：在信息技術日新月異的背景下，傳統會計檔案管理環境發生變化，而利用信息技術實現對傳統檔案管理工作進行創新探索則是保證會計信息真實性，提高會計工作效率的主要趨勢。隨著企事業單位在會計工作中，對信息化檔案管理給予了一定的投入，但是其中遇到的問題依然影響了會計檔案信息化工作的開展，基于此，本文從信息化時代會計檔案工作創新的重要性出發，結合問題探究相應的創新路徑。

關鍵詞：信息化；會計檔案；重要性；創新路徑

一、信息化時代會計檔案工作創新的重要性

進入到信息時代，網絡技術的發展，專業軟件的開發使得企業會計管理工作也逐漸發生了深刻的變化，傳統以紙質報表為主的會計檔案逐漸被數字化檔案替代。當前大數據逐漸成為經濟社會發展的重要資源，而會計檔案則是企業生成大數據，并挖掘數據價值的核心內容，保證會計信息的真實性，實現信息的有效傳遞是檔案管理工作的重點。在企業財務管理過程中，推動會計檔案管理的信息化進程一方面有利于保證會計信息的質量，為企業的經營決策提供更加真實可靠、全面客觀的信息；另一方面有利于實現企業各部門、各環節之間的信息溝通，協調各自活動，提高經營決策的實踐效果。

二、信息化時代會計檔案工作創新中存在的問題

雖然構建信息化的會計檔案管理環境已經成為企業加強財務管理的關鍵內容，但是單純的物質投入并不能從本質上實現會計檔案管理工作的創新，目前在企業的會計檔案管理信息化實踐過程中，依然面臨著諸多的問題。具體表現為：第一，制度的滯后，目前企業對于會計信息系統的利用依然停留在形式化的層面，如只是將其當做一種有效的技術手段，缺乏對信息化管理理念的深入分析，自然也難以建立完善的檔案管理制度，更有一些企業雖然在管理中積極推進信息化，但是在制度建設方面依然延續著傳統的紙質會計檔案管理制度，使得信息化檔案的存儲與運用難以發揮自身優勢；第二，會計檔案的利用價值沒有得到全面的開發，在大數據、云計算的背景下，如何運用會計信息已經成為企業管理決策的關鍵，但是檔案管理部門對信息的利用缺乏主動性，更多的情況是為了保證信息的安全，而忽視了會計信息的充分利用；第三，會計管理人員的綜合素質參差不齊，由于企業管理者的忽視，其在崗位設置中常常存在兼職、崗位重疊等問題，使得許多檔案管理人員對于檔案分類、流程以及歸檔等內容的掌握程度不足，影響了信息化檔案的生成與利用，限制了各部門之間的信息溝通；第四，電子會計檔案外部環境存在著安全隱患，當前各種木馬、病毒的種類不斷增多，嚴重威脅著電子會計檔案的安全。

三、信息化時代會計檔案工作的創新路徑

（一）完善會計檔案管理體系

與傳統的會計檔案管理相似，信息化的會計檔案管理工作也是建立在健全完善的管理體系之上。企業在加強信息化會計檔案管理的實踐中，首先要注重明確信息化管理目標，根據企業內部發展規劃確定信息化會計檔案管理方向，提高財務部門以及其他部門的重視；其次，細化工作流程，如定期規范打印生成的會計日志、憑證、報表以及賬簿等信息條款，裝訂后歸檔，填制啟用表與科目目錄，將賬簿名稱與相關責任部門印在封面位置等；最后，加強各部門之間的溝通，保證會計檔案信息的及時移交，確保信息的安全、完整。

（二）健全會計內部監督制度

在信息化會計檔案管理工作中，構建完善的監督機制，加強監督力度是確保工作效果的關鍵。在企業內部控制建設中，對于會計檔案管理首先應該設置專門的監督機構，利用專門的監督人員，對會計檔案生成、歸檔、移交、使用等各個環節進行審核、檢查，確保各項工作的有序開展；其次，重視對監督標準的設計，信息化的會計檔案管理工作不同于傳統的紙質檔案管理，其在監督中需要更加細致、規范的監督標準來強化工作的落實情況；最后，做好信息反饋，對于監督過程中發現的問題要及時追責，并結合問題探究相應的改進措施。

（三）提升會計檔案管理者的專業素質

在信息時代，一支專業過硬的會計檔案信息化管理隊伍是確保工作順利開展的前提。相較于傳統的檔案管理人員，信息化時代，對于會計檔案管理者的素質提出了更高的要求。基于此，在企業內部管理中首先要加強崗位設置，明確檔案管理者在信息化背景下的工作職責，并利用完善的薪酬激勵制度提高對專業人才的吸引；其次，加強對檔案管理人員的專業培養，提高其運用財務軟件生成信息、管理信息的能力，進而形成完整、真實的會計檔案；最后，加強職業道德建設，在職業培訓中滲透職業責任，提高其參與檔案信息化建設的積極性。

（四）構建安全的會計檔案管理環境

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，在會計檔案信息化過程中，相關部門應重新認識數據安全，并制定嚴格的安全管理制度，加強對會計信息的保護。如明確紙質檔案存儲與信息化檔案存儲各自的優劣勢，并利用綜合管理的方式，實現檔案并存，以保證發生安全事故的時候，不同存儲方式之間的相互補救；提高財務信息系統的安全系數，對于關鍵檔案進行加密處理，做好防火墻等，以保證檔案的安全可靠；優化外部環境，對檔案存儲設備做好防磁、防潮、防水等措施，避免意外的發生。

四、結束語

總之，在信息技術高速發展的時代，會計檔案管理的信息化發展已經成為企業適應大數據環境的必然選擇。目前在會計檔案信息化管理中，企業無論是在內部控制制度、會計檔案管理體系方面，還是人員專業素質、會計信息系統安全等方面都存在一定的欠缺，因此，針對問題，加大會計檔案內部控制力度、提升會計檔案管理隊伍的綜合素質、保障會計電子檔案外部環境安全，這樣才能切實體現會計檔案信息化管理的實踐價值，提高會計檔案工作的質量與效率。

參考文獻：

[1]常瑩.高校會計檔案信息化管理研究[J/OL].財會學習，2018（03）：59-60.

[2]徐超臣.淺談會計檔案信息化管理[J].蘭臺內外，2016（02）：35.

[3]王敏.解析會計檔案信息化管理問題及處理[J].福建質量管理，2015（10）：142-143.

（作者單位：江蘇省軍區南京第八干休所）